L'importance d'un tableau de suivi des vérifications périodiques Excel
Un tableau de suivi des vérifications périodiques Excel est un outil indispensable pour toute entreprise ou organisation qui souhaite maintenir ses équipements, installations ou processus en bon état de fonctionnement et conformes aux réglementations en vigueur. Il permet de:
- Planifier et organiser les vérifications: Visualiser facilement les dates d'échéance des prochaines vérifications.
- Suivre l'état des vérifications: Enregistrer les résultats des vérifications et identifier les anomalies.
- Automatiser les rappels: Configurer des alertes pour ne jamais manquer une échéance.
- Améliorer la conformité: S'assurer que toutes les vérifications obligatoires sont effectuées dans les délais.
- Optimiser la maintenance: Identifier les équipements nécessitant une attention particulière et anticiper les problèmes.
Créer un tableau de suivi des vérifications périodiques Excel : Guide étape par étape
Voici les étapes à suivre pour créer un tableau de suivi des vérifications périodiques Excel adapté à vos besoins:
1. Définir les informations à suivre
Avant de commencer à construire votre tableau, identifiez les informations essentielles que vous souhaitez suivre pour chaque vérification. Voici quelques exemples:
- Équipement/Installation: Nom ou identifiant unique de l'équipement ou de l'installation concernée.
- Type de vérification: Nature de la vérification (ex: contrôle électrique, inspection incendie, maintenance préventive).
- Fréquence: Périodicité de la vérification (ex: mensuelle, trimestrielle, annuelle).
- Date de la dernière vérification: Date à laquelle la dernière vérification a été effectuée.
- Date de la prochaine vérification: Date prévue pour la prochaine vérification.
- Responsable: Nom de la personne responsable de la vérification.
- Statut: État de la vérification (ex: planifiée, effectuée, en retard, non conforme).
- Résultats: Commentaires ou observations suite à la vérification.
- Actions correctives: Actions à entreprendre en cas de non-conformité.
- Date de réalisation des actions correctives: Date à laquelle les actions correctives ont été effectuées.
2. Créer la structure du tableau
Ouvrez Excel et créez un nouveau classeur. Dans la première feuille, saisissez les en-têtes de colonnes correspondant aux informations que vous avez définies à l'étape précédente. Par exemple:
| Équipement/Installation | Type de vérification | Fréquence | Date de la dernière vérification | Date de la prochaine vérification | Responsable | Statut | Résultats | Actions correctives | Date de réalisation des actions correctives |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
3. Saisir les données initiales
Remplissez les premières lignes de votre tableau avec les informations initiales pour chaque équipement ou installation. Assurez-vous d'utiliser un format de date approprié pour les colonnes de date.
4. Calculer la date de la prochaine vérification (Formule Excel)
Pour automatiser le calcul de la date de la prochaine vérification, vous pouvez utiliser la fonction DATE et MOIS combinées à la fréquence de la vérification. Par exemple, si la fréquence est mensuelle, la formule suivante peut être utilisée dans la colonne "Date de la prochaine vérification":
=DATE(ANNEE([@Date de la dernière vérification]);MOIS([@Date de la dernière vérification])+1;JOUR([@Date de la dernière vérification]))
Cette formule ajoute un mois à la date de la dernière vérification. Adaptez la formule en fonction de la fréquence (trimestrielle, annuelle, etc.). Pour une fréquence trimestrielle, remplacez +1 par +3. Pour annuelle, remplacez +1 par +12.
Explication de la formule:
ANNEE([@Date de la dernière vérification]): Extrait l'année de la date de la dernière vérification.MOIS([@Date de la dernière vérification]): Extrait le mois de la date de la dernière vérification.JOUR([@Date de la dernière vérification]): Extrait le jour de la date de la dernière vérification.DATE(année;mois;jour): Reconstruit une date à partir de l'année, du mois et du jour.
5. Utiliser la mise en forme conditionnelle pour les alertes visuelles
La mise en forme conditionnelle permet de mettre en évidence les vérifications qui approchent de leur échéance ou qui sont en retard. Sélectionnez la colonne "Date de la prochaine vérification" et suivez ces étapes:
- Cliquez sur "Mise en forme conditionnelle" dans l'onglet "Accueil".
- Choisissez "Nouvelle règle...".
- Sélectionnez "Utiliser une formule pour déterminer quelles cellules doivent être mises en forme".
- Entrez la formule suivante pour mettre en évidence les vérifications qui sont dues dans les 30 jours:
=[@[Date de la prochaine vérification]]<=AUJOURDHUI()+30
- Cliquez sur "Format..." et choisissez une couleur de remplissage (ex: jaune).
- Cliquez sur "OK" pour enregistrer la règle.
Répétez ces étapes pour créer une autre règle qui met en évidence les vérifications qui sont en retard:
`=[@[Date de la prochaine vérification]]