Comment calculer l'attribution de la Médaille du Travail avec Excel ?

Créer un tableau Excel pour le calcul de la Médaille du Travail

Un tableau Excel bien conçu est la clé pour gérer efficacement l'attribution de la Médaille du Travail. Voici comment le construire, étape par étape.

1. Définir les colonnes de votre tableau

Commencez par créer les colonnes essentielles dans votre feuille Excel. Ces colonnes contiendront les informations nécessaires au calcul et au suivi des médailles. Voici les colonnes recommandées :

• Nom et Prénom : Nom complet de l'employé.
• Date de Naissance : Date de naissance de l'employé. (utile si besoin de calculs d'âge complémentaires).
• Date d'Entrée dans l'Entreprise : Date à laquelle l'employé a commencé à travailler dans l'entreprise.
• Ancienneté (en années) : Nombre d'années de service dans l'entreprise. C'est la colonne que nous allons calculer.
• Date d'Attribution Théorique (Argent) : Date à laquelle l'employé devient éligible à la médaille d'Argent.
• Date d'Attribution Théorique (Vermeil) : Date à laquelle l'employé devient éligible à la médaille de Vermeil.
• Date d'Attribution Théorique (Or) : Date à laquelle l'employé devient éligible à la médaille d'Or.
• Date d'Attribution Théorique (Grand Or) : Date à laquelle l'employé devient éligible à la médaille Grand Or.
• Médaille Obtenue : Indique la médaille actuellement détenue par l'employé (Argent, Vermeil, Or, Grand Or, Aucune).
• Date d'Obtention Médaille : Date à laquelle l'employé a reçu la médaille.
• Statut : Indique si l'employé est actif, retraité ou a quitté l'entreprise. Cela permet de filtrer les employés pertinents.
• Observations : Toute information complémentaire pertinente (par exemple, une interruption de carrière).

2. Calculer l'ancienneté avec la fonction DATEDIF

La fonction DATEDIF est idéale pour calculer la différence entre deux dates en années, mois ou jours. Elle n'est pas documentée officiellement par Microsoft, mais elle fonctionne parfaitement. Pour calculer l'ancienneté en années dans la colonne "Ancienneté (en années)", utilisez la formule suivante (en supposant que la date d'entrée est en colonne C et la date d'aujourd'hui est utilisée pour le calcul):

=DATEDIF(C2;AUJOURDHUI();"y")

• C2 : Cellule contenant la date d'entrée dans l'entreprise pour le premier employé.
• AUJOURDHUI() : Fonction qui renvoie la date du jour. Vous pouvez remplacer AUJOURDHUI() par une date fixe si vous souhaitez calculer l'ancienneté à une date spécifique. Par exemple =DATEDIF(C2;"31/12/2024";"y")
• "y" : Indique que l'on souhaite obtenir la différence en années.

Capture d'écran: (Description: Capture d'écran d'une feuille Excel montrant la colonne C contenant la date d'entrée, et la colonne D contenant la formule DATEDIF pour calculer l'ancienneté en années.)

3. Calculer les dates d'attribution théoriques

Les dates d'attribution théoriques sont calculées en ajoutant le nombre d'années requis pour chaque médaille à la date d'entrée dans l'entreprise. Les durées minimales de service sont les suivantes :

• Argent : 20 ans
• Vermeil : 30 ans
• Or : 35 ans
• Grand Or : 40 ans

Pour calculer ces dates, utilisez la fonction DATE. Par exemple, pour calculer la date d'attribution théorique de la médaille d'Argent (en supposant que la date d'entrée est en colonne C) :

=DATE(ANNEE(C2)+20;MOIS(C2);JOUR(C2))

• ANNEE(C2) : Extrait l'année de la date d'entrée.
• MOIS(C2) : Extrait le mois de la date d'entrée.
• JOUR(C2) : Extrait le jour de la date d'entrée.
• +20 : Ajoute 20 ans pour la médaille d'Argent. Remplacez par 30, 35 et 40 pour les autres médailles.

Capture d'écran: (Description: Capture d'écran d'une feuille Excel montrant la colonne C contenant la date d'entrée, et les colonnes E, F, G, H contenant les formules DATE pour calculer les dates d'attribution théoriques pour chaque médaille.)

4. Gérer le statut de la médaille

La colonne "Médaille Obtenue" permet de suivre la progression de chaque employé. Vous pouvez utiliser une liste déroulante pour faciliter la saisie et éviter les erreurs. Pour créer une liste déroulante :

1. Sélectionnez la colonne "Médaille Obtenue".
2. Allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Validation des données".
3. Dans la fenêtre "Validation des données", sélectionnez "Liste" dans le champ "Autoriser".
4. Dans le champ "Source", entrez les valeurs suivantes : Aucune, Argent, Vermeil, Or, Grand Or (séparées par des virgules).
5. Cliquez sur "OK".

Vous pouvez également utiliser une formule pour automatiser la mise à jour de cette colonne en fonction de l'ancienneté. Cependant, cela peut être complexe car il faut tenir compte des médailles déjà obtenues. Un simple suivi manuel avec une liste déroulante est souvent plus pratique.

5. Mettre en forme conditionnelle pour une meilleure visualisation

La mise en forme conditionnelle permet de mettre en évidence les employés éligibles à une médaille. Par exemple, vous pouvez colorer en vert les lignes des employés dont la date d'attribution théorique est passée et qui n'ont pas encore de médaille.

1. Sélectionnez toutes les données de votre tableau (sans les en-têtes).
2. Allez dans l'onglet "Accueil" et cliquez sur "Mise en forme conditionnelle".
3. Choisissez "Nouvelle règle".
4. Sélectionnez "Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué".
5. Entrez la formule suivante (en adaptant les références de cellules) : =ET($E2<=AUJOURDHUI();$F2="Aucune") (pour la médaille d'argent. Remplacez E2 par F2, G2, H2 pour les autres médailles, et F2 par la colonne "Médaille Obtenue").
6. Cliquez sur "Format" et choisissez une couleur de remplissage (par exemple, vert).
7. Cliquez sur "OK" deux fois.

Capture d'écran: (Description: Capture d'écran d'une feuille Excel montrant la mise en forme conditionnelle appliquée, avec les lignes des employés éligibles à la médaille d'Argent colorées en vert.)

6. Filtrer et trier les données

Les filtres et le tri vous permettent d'analyser rapidement les données. Par exemple, vous pouvez filtrer les employés éligibles à la médaille d'Or ou trier les employés par ancienneté.

1. Sélectionnez les en-têtes de votre tableau.
2. Allez dans l'onglet "Données" et cliquez sur "Filtrer".
3. Des flèches apparaissent dans chaque en-tête. Cliquez sur une flèche pour filtrer ou trier les données de cette colonne.

7. Erreurs à éviter

• Oublier de verrouiller les références de cellules : Lorsque vous copiez une formule, assurez-vous de verrouiller les références de cellules qui ne doivent pas changer en utilisant le symbole $. Par exemple, si vous utilisez une cellule contenant un taux de conversion, verrouillez cette cellule avec $A$1.
• Saisir des dates incorrectes : Vérifiez que les dates sont saisies au bon format (jour/mois/année ou mois/jour/année, selon votre configuration Excel).
• Ne pas tenir compte des interruptions de carrière : Si un employé a eu une interruption de carrière (congé parental, congé sabbatique, etc.), vous devrez ajuster l'ancienneté en conséquence. Vous pouvez créer une colonne supplémentaire pour enregistrer la durée de l'interruption et la soustraire de l'ancienneté totale.
• Ne pas mettre à jour régulièrement le tableau : Pour que le tableau reste pertinent, mettez-le à jour régulièrement avec les nouvelles embauches, les départs et les promotions.

8. Bonnes pratiques

• Utiliser des noms de plages : Au lieu d'utiliser des références de cellules directement dans vos formules, vous pouvez définir des noms de plages pour rendre vos formules plus lisibles. Par exemple, vous pouvez nommer la plage contenant les dates d'entrée "DatesEntree".
• Ajouter des commentaires : Ajoutez des commentaires dans les cellules contenant des formules complexes pour expliquer leur fonctionnement.
• Protéger la feuille de calcul : Protégez la feuille de calcul pour éviter les modifications accidentelles des formules et des données.
• Sauvegarder régulièrement votre fichier : On ne le répétera jamais assez, sauvegardez régulièrement votre fichier pour éviter de perdre votre travail.

Automatisation avancée avec VBA (Visual Basic for Applications)

Pour une automatisation encore plus poussée, vous pouvez utiliser VBA (Visual Basic for Applications). VBA est un langage de programmation intégré à Excel qui vous permet de créer des macros pour automatiser des tâches répétitives. Par exemple, vous pouvez créer une macro pour :

• Envoyer automatiquement un e-mail aux employés éligibles à une médaille.
• Générer un rapport mensuel des employés éligibles aux médailles.
• Importer des données depuis une autre source (par exemple, une base de données).

L'apprentissage de VBA demande un investissement en temps, mais les gains en productivité peuvent être considérables.

Conclusion

Créer un tableau Excel pour le calcul de la Médaille du Travail est un excellent moyen de simplifier et d'automatiser ce processus. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous pourrez créer un outil performant et personnalisé pour gérer efficacement l'attribution des médailles dans votre entreprise. N'oubliez pas de mettre à jour régulièrement votre tableau et de l'adapter à vos besoins spécifiques.