Créer un tableau Excel gestion stock entrée sortie : Guide pas à pas
Un tableau Excel gestion stock entrée sortie est un outil précieux pour suivre l'évolution de votre inventaire. Il vous permet de visualiser rapidement les quantités disponibles, d'identifier les produits qui se vendent le mieux et d'anticiper les besoins en réapprovisionnement. Suivez ce guide détaillé pour créer le vôtre.
1. Définir la structure du tableau
La première étape consiste à définir les colonnes qui composeront votre tableau. Voici une structure de base que vous pouvez adapter à vos besoins :
- Date : Date de l'opération (entrée ou sortie).
- Référence article : Code unique identifiant chaque produit.
- Description : Nom ou description détaillée de l'article.
- Type d'opération : Indique s'il s'agit d'une entrée (approvisionnement) ou d'une sortie (vente, utilisation, perte).
- Quantité : Nombre d'unités entrées ou sorties.
- Prix unitaire (facultatif) : Prix d'achat ou de vente par unité.
- Fournisseur (facultatif) : Nom du fournisseur en cas d'entrée.
- Client (facultatif) : Nom du client en cas de sortie.
- Stock initial (à définir au début) : Quantité en stock au début du suivi.
- Stock actuel : Quantité en stock après l'opération. Cette colonne sera calculée automatiquement.
Exemple de tableau :
| Date | Référence article | Description | Type d'opération | Quantité | Stock initial | Stock actuel |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/01/2024 | REF-001 | T-shirt coton | Entrée | 100 | 50 | 150 |
| 02/01/2024 | REF-001 | T-shirt coton | Sortie | 20 | 150 | 130 |
2. Mettre en forme le tableau
Pour rendre votre tableau plus lisible et agréable à utiliser, appliquez une mise en forme appropriée :
- Utiliser des couleurs : Alternez les couleurs des lignes pour faciliter la lecture.
- Définir des en-têtes clairs : Mettez en gras les titres des colonnes et utilisez une couleur différente pour les distinguer des données.
- Ajuster la largeur des colonnes : Adaptez la largeur de chaque colonne au contenu qu'elle contient.
- Formater les dates : Appliquez un format de date standard (par exemple, jj/mm/aaaa).
- Formater les nombres : Utilisez un format numérique avec séparateur de milliers et un nombre approprié de décimales.
- Figer les volets : Figez la ligne d'en-tête pour qu'elle reste visible lorsque vous faites défiler le tableau.
3. Calculer le stock actuel avec une formule
La colonne "Stock actuel" est la clé de votre tableau de gestion de stock. Elle doit être calculée automatiquement à partir des entrées, des sorties et du stock initial.
Voici la formule Excel à utiliser dans la cellule correspondant au premier mouvement de stock (par exemple, cellule G2 si votre stock initial est en F2 et votre quantité en E2) :
=F2+SI(D2="Entrée";E2;-E2)
- F2 : Référence à la cellule contenant le stock initial (ou le stock actuel de la ligne précédente).
- D2 : Référence à la cellule contenant le type d'opération ("Entrée" ou "Sortie").
- E2 : Référence à la cellule contenant la quantité.
- SI(D2="Entrée";E2;-E2) : Cette fonction conditionnelle vérifie si l'opération est une entrée. Si c'est le cas, elle ajoute la quantité au stock précédent. Sinon, elle soustrait la quantité.
Important : Recopiez cette formule vers le bas pour l'appliquer à toutes les lignes de votre tableau. Assurez-vous que les références de cellules (F2, D2, E2) s'ajustent correctement à chaque ligne.
Exemple concret :
Si votre stock initial est de 50 unités et que vous avez une entrée de 100 unités, la formule calculera : 50 + 100 = 150. Si vous avez ensuite une sortie de 20 unités, la formule calculera : 150 - 20 = 130.
4. Gérer les alertes de stock bas
Pour éviter les ruptures de stock, il est essentiel de mettre en place un système d'alertes qui vous avertit lorsque le niveau de stock d'un article est trop bas.
Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle d'Excel pour colorer automatiquement les cellules correspondant aux articles dont le stock est inférieur à un seuil que vous définissez.
Voici comment faire :
- Sélectionnez la colonne "Stock actuel".
- Dans l'onglet "Accueil", cliquez sur "Mise en forme conditionnelle".
- Choisissez "Nouvelle règle...".
- Sélectionnez "Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent".
- Dans la première liste déroulante, choisissez "Valeur de la cellule".
- Dans la deuxième liste déroulante, choisissez "inférieur à".
- Dans le champ de texte, entrez le seuil de stock bas (par exemple, 10).
- Cliquez sur le bouton "Format..." pour choisir la couleur de mise en forme (par exemple, rouge).
- Cliquez sur "OK" pour valider la règle.
Désormais, toutes les cellules de la colonne "Stock actuel" dont la valeur est inférieure à 10 seront automatiquement colorées en rouge, vous alertant ainsi des articles en stock bas.
5. Utiliser des listes déroulantes pour faciliter la saisie
Pour éviter les erreurs de saisie et accélérer le processus, vous pouvez utiliser des listes déroulantes pour les colonnes "Type d'opération" et "Référence article".
Pour la colonne "Type d'opération" :
- Sélectionnez les cellules de la colonne "Type d'opération" où vous souhaitez insérer la liste déroulante.
- Dans l'onglet "Données", cliquez sur "Validation des données".
- Dans l'onglet "Options", choisissez "Liste" dans la liste déroulante "Autoriser".
- Dans le champ "Source", entrez "Entrée,Sortie" (sans les guillemets). Séparez les valeurs par une virgule.
- Cliquez sur "OK" pour valider.
Désormais, lorsque vous sélectionnerez une cellule de la colonne "Type d'opération", une liste déroulante apparaîtra, vous permettant de choisir entre "Entrée" et "Sortie".
Pour la colonne "Référence article" :
- Créez une feuille Excel distincte (par exemple, nommée "Articles") et listez toutes vos références d'articles dans une colonne.
- Sélectionnez les cellules de la colonne "Référence article" de votre tableau de gestion de stock où vous souhaitez insérer la liste déroulante.
- Dans l'onglet "Données", cliquez sur "Validation des données".
- Dans l'onglet "Options", choisissez "Liste" dans la liste déroulante "Autoriser".
- Dans le champ "Source", entrez le nom de la feuille contenant la liste des articles suivi d'un point d'exclamation et de la plage de cellules contenant les références (par exemple, "Articles!A1:A10").
- Cliquez sur "OK" pour valider.
6. Analyser les données avec des tableaux croisés dynamiques
Une fois que vous avez collecté suffisamment de données, vous pouvez utiliser les tableaux croisés dynamiques d'Excel pour analyser votre inventaire et obtenir des informations précieuses.
Par exemple, vous pouvez :
- Calculer le total des entrées et des sorties par article sur une période donnée.
- Identifier les articles les plus vendus.
- Visualiser l'évolution du stock au fil du temps.
Pour créer un tableau croisé dynamique :
- Sélectionnez l'ensemble de votre tableau de gestion de stock.
- Dans l'onglet "Insertion", cliquez sur "Tableau croisé dynamique".
- Choisissez l'emplacement du tableau croisé dynamique (nouvelle feuille ou feuille existante).
- Cliquez sur "OK" pour valider.
- Faites glisser les champs de votre tableau de gestion de stock (Date, Référence article, Type d'opération, Quantité) vers les zones "Lignes", "Colonnes" et "Valeurs" du tableau croisé dynamique pour créer l'analyse souhaitée.
7. Sauvegarder et protéger votre tableau
N'oubliez pas de sauvegarder régulièrement votre tableau Excel pour éviter de perdre vos données. Vous pouvez également le protéger par un mot de passe pour empêcher les modifications non autorisées.
Pour protéger votre tableau :
- Dans l'onglet "Fichier", cliquez sur "Informations".
- Cliquez sur "Protéger le classeur".
- Choisissez "Chiffrer avec mot de passe".
- Entrez un mot de passe et confirmez-le.
- Cliquez sur "OK" pour valider.
Erreurs courantes à éviter lors de la création d'un tableau Excel gestion stock entrée sortie
- Ne pas définir clairement la structure du tableau : Prenez le temps de réfléchir aux informations que vous souhaitez suivre et de définir les colonnes en conséquence.
- Saisir des données incorrectes : Vérifiez attentivement les données que vous saisissez, en particulier les dates, les quantités et les références d'articles.
- Ne pas mettre à jour régulièrement le tableau : Un tableau de gestion de stock n'est utile que s'il est à jour. Prenez l'habitude de le mettre à jour quotidiennement ou hebdomadairement.
- Oublier de sauvegarder le tableau : Sauvegardez régulièrement votre tableau pour éviter de perdre vos données en cas de problème.
- Ne pas utiliser les fonctionnalités d'Excel : Excel offre de nombreuses fonctionnalités utiles pour la gestion des stocks, telles que les listes déroulantes, la mise en forme conditionnelle et les tableaux croisés dynamiques. N'hésitez pas à les utiliser pour optimiser votre tableau.
Astuces pour optimiser votre tableau Excel gestion stock entrée sortie
- Utiliser des codes-barres : Si vous utilisez des codes-barres pour identifier vos articles, vous pouvez utiliser un lecteur de codes-barres pour automatiser la saisie des données dans votre tableau Excel.
- Intégrer votre tableau Excel à d'autres systèmes : Si vous utilisez d'autres systèmes de gestion (par exemple, un logiciel de comptabilité), vous pouvez intégrer votre tableau Excel à ces systèmes pour automatiser l'échange de données.
- Utiliser des macros : Si vous effectuez des tâches répétitives, vous pouvez créer des macros pour les automatiser.
- Personnaliser votre tableau : Adaptez votre tableau à vos besoins spécifiques. Ajoutez des colonnes, des formules ou des fonctionnalités qui vous sont utiles.
Conclusion
Créer un tableau Excel gestion stock entrée sortie est une solution simple et efficace pour suivre votre inventaire et optimiser vos coûts. En suivant les étapes décrites dans cet article et en évitant les erreurs courantes, vous pouvez mettre en place un système de gestion de stock performant et adapté à vos besoins. N'hésitez pas à expérimenter et à personnaliser votre tableau pour en tirer le meilleur parti.