Créer un tableau inventaire stock Excel gratuit : le guide complet
La gestion des stocks peut sembler complexe, mais avec Excel, elle devient accessible à tous. Un tableau d'inventaire bien conçu vous permet de suivre en temps réel les entrées et sorties de produits, de connaître les quantités disponibles et d'anticiper les besoins. Ce guide vous explique comment créer un tableau inventaire stock Excel gratuit et performant.
Pourquoi utiliser Excel pour gérer son stock ?
Excel offre de nombreux avantages pour la gestion des stocks :
- Gratuit : Si vous possédez déjà une licence Microsoft Office, vous avez accès à Excel sans coût supplémentaire.
- Flexible : Vous pouvez personnaliser votre tableau en fonction de vos besoins spécifiques.
- Facile à utiliser : L'interface est intuitive et les formules sont simples à comprendre.
- Puissant : Excel permet de réaliser des calculs complexes, de générer des graphiques et d'automatiser certaines tâches.
Les éléments essentiels d'un tableau inventaire stock Excel
Avant de commencer à créer votre tableau, il est important de définir les informations que vous souhaitez suivre. Voici quelques éléments essentiels :
- Référence produit : Un code unique pour identifier chaque produit.
- Désignation : Le nom du produit.
- Catégorie : La catégorie à laquelle appartient le produit (ex : matières premières, produits finis).
- Unité de mesure : L'unité utilisée pour quantifier le produit (ex : kg, unité, litre).
- Stock initial : La quantité de produit disponible au début de la période.
- Entrées : Les quantités de produit reçues pendant la période.
- Sorties : Les quantités de produit vendues ou utilisées pendant la période.
- Stock actuel : La quantité de produit disponible à la fin de la période.
- Stock d'alerte : Le niveau de stock en dessous duquel il faut commander.
- Prix d'achat unitaire : Le prix d'achat d'une unité de produit.
- Prix de vente unitaire : Le prix de vente d'une unité de produit.
Étape 1 : Créer la structure du tableau
- Ouvrez Excel et créez un nouveau classeur.
- Dans la première feuille, nommez les colonnes avec les éléments essentiels mentionnés ci-dessus. Par exemple :
| Référence | Désignation | Catégorie | Unité | Stock Initial | Entrées | Sorties | Stock Actuel | Stock Alerte | Prix Achat | Prix Vente |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Étape 2 : Saisir les données initiales
- Remplissez les premières lignes avec les informations de vos produits.
- Pour le Stock Actuel, vous pouvez utiliser la formule suivante :
=Stock Initial + Entrées - Sorties
Entrez cette formule dans la cellule correspondante de la première ligne de votre tableau, puis étirez-la vers le bas pour l'appliquer à toutes les lignes.
Exemple :
Si votre Stock Initial est en colonne E, les Entrées en colonne F et les Sorties en colonne G, la formule en colonne H sera : =E2+F2-G2
Étape 3 : Mettre en place le stock d'alerte
Le stock d'alerte est un indicateur important pour éviter les ruptures de stock. Vous pouvez le définir manuellement pour chaque produit, ou le calculer en fonction de la consommation moyenne et du délai de réapprovisionnement.
- Définissez la valeur du stock d'alerte pour chaque produit dans la colonne correspondante.
- Pour mettre en évidence les produits dont le stock est inférieur au stock d'alerte, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle.
Étape 4 : Utiliser la mise en forme conditionnelle
La mise en forme conditionnelle permet de mettre en évidence les données importantes de votre tableau. Par exemple, vous pouvez colorer les cellules dont le stock est inférieur au stock d'alerte.
- Sélectionnez la colonne Stock Actuel.
- Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle > Nouvelle règle.
- Sélectionnez Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format doit être appliqué.
- Entrez la formule suivante, en remplaçant H2 par la première cellule de votre colonne Stock Actuel et I2 par la première cellule de votre colonne Stock Alerte :
=H2<=I2
- Cliquez sur Format pour choisir la couleur de remplissage des cellules qui répondent à la condition.
- Cliquez sur OK pour valider la règle.
Étape 5 : Automatiser les entrées et sorties de stock
Pour faciliter la mise à jour de votre tableau, vous pouvez créer des feuilles distinctes pour les entrées et sorties de stock. Ces feuilles serviront de base de données pour alimenter votre tableau principal.
- Créez deux nouvelles feuilles nommées Entrées et Sorties.
-
Dans chaque feuille, créez les colonnes suivantes :
- Date
- Référence produit
- Désignation
- Quantité
- Commentaire (facultatif)
-
Saisissez les informations de chaque entrée et sortie de stock dans les feuilles correspondantes.
- Modifiez la formule de la colonne Stock Actuel de votre tableau principal pour qu'elle prenne en compte les données des feuilles Entrées et Sorties.
Pour cela, vous pouvez utiliser la fonction SOMME.SI.
Exemple :
Si votre feuille Entrées s'appelle "Entrées" et que la colonne des quantités se trouve en colonne D et la colonne de référence en colonne B, et que votre feuille Sorties s'appelle "Sorties" et que la colonne des quantités se trouve en colonne D et la colonne de référence en colonne B, et que votre colonne Référence produit dans le tableau inventaire principal est en colonne A, votre nouvelle formule pour le Stock Actuel serait :
=E2+SOMME.SI(Entrées!B:B;A2;Entrées!D:D)-SOMME.SI(Sorties!B:B;A2;Sorties!D:D)
Cette formule additionne le stock initial, additionne toutes les entrées correspondant à la référence produit, et soustrait toutes les sorties correspondant à la référence produit.
Étape 6 : Créer des graphiques pour visualiser les données
Les graphiques permettent de visualiser rapidement les tendances et les anomalies de votre stock. Vous pouvez créer des graphiques pour suivre l'évolution du stock, identifier les produits les plus vendus ou les plus stockés.
- Sélectionnez les données que vous souhaitez représenter graphiquement.
- Dans l'onglet Insertion, cliquez sur Graphiques recommandés ou choisissez un type de graphique spécifique.
- Personnalisez votre graphique en modifiant les titres, les étiquettes et les couleurs.
Astuces pour optimiser votre tableau inventaire stock Excel
- Utiliser les listes déroulantes : Pour faciliter la saisie des données, vous pouvez créer des listes déroulantes pour les colonnes Catégorie et Unité de mesure.
- Protéger les cellules : Pour éviter les erreurs de saisie, vous pouvez protéger les cellules qui contiennent des formules ou des données importantes.
- Sauvegarder régulièrement : N'oubliez pas de sauvegarder régulièrement votre fichier Excel pour éviter de perdre vos données.
- Utiliser Excel Online : Pour accéder à votre tableau depuis n'importe quel appareil, vous pouvez l'enregistrer sur OneDrive et l'ouvrir avec Excel Online.
- Exploiter les tableaux croisés dynamiques : Pour une analyse plus poussée de vos données de stock, utilisez les tableaux croisés dynamiques. Ils permettent de synthétiser et de regrouper les informations de manière flexible.
Erreurs à éviter lors de la création de votre tableau inventaire stock Excel
- Ne pas définir clairement les besoins : Avant de commencer, prenez le temps de définir les informations que vous souhaitez suivre et les objectifs que vous voulez atteindre.
- Utiliser des formules incorrectes : Vérifiez attentivement les formules que vous utilisez pour éviter les erreurs de calcul.
- Ne pas mettre à jour régulièrement le tableau : Un tableau d'inventaire n'est utile que s'il est mis à jour régulièrement avec les données les plus récentes.
- Ne pas sauvegarder le fichier : La perte de données est une source de frustration et peut avoir des conséquences négatives sur votre activité. Sauvegardez régulièrement votre fichier.
- Ignorer les alertes de stock : Les alertes de stock sont là pour vous signaler les risques de rupture. Ne les ignorez pas et prenez les mesures nécessaires pour réapprovisionner votre stock.
En suivant ces conseils et astuces, vous serez en mesure de créer un tableau inventaire stock Excel gratuit et performant qui vous aidera à gérer efficacement votre stock et à optimiser vos coûts.