Trier facilement par date sur Excel : méthode simple

Trier par date sur Excel : la méthode de base

Trier des données par date sur Excel est une opération simple, mais il est crucial de comprendre les étapes pour éviter les erreurs. Voici la méthode de base :

1. Sélectionnez les données à trier : Commencez par sélectionner la plage de cellules contenant les dates que vous souhaitez trier. Assurez-vous d'inclure les en-têtes de colonnes si vous avez un tableau structuré.

2. Accédez à l'onglet "Données" : Dans le ruban Excel, cliquez sur l'onglet "Données".

3. Cliquez sur le bouton "Trier" : Dans le groupe "Trier et filtrer", cliquez sur le bouton "Trier". Une boîte de dialogue "Trier" s'ouvrira.

4. Définissez les critères de tri :

   • Dans la liste déroulante "Trier par", sélectionnez la colonne contenant les dates. Si vous avez inclus les en-têtes, Excel les affichera ici.
   • Dans la liste déroulante "Trier sur", assurez-vous que "Valeurs" est sélectionné.
   • Dans la liste déroulante "Ordre", choisissez l'ordre de tri souhaité : "Du plus ancien au plus récent" ou "Du plus récent au plus ancien".

5. Cliquez sur "OK" : Une fois les critères de tri définis, cliquez sur le bouton "OK" pour appliquer le tri. Vos données seront alors réorganisées selon l'ordre chronologique choisi.

Exemple concret

Imaginez un tableau Excel contenant une colonne "Date de commande" et une colonne "Nom du client". Vous souhaitez trier les commandes par date, de la plus ancienne à la plus récente.

1. Sélectionnez l'ensemble du tableau, en incluant les en-têtes "Date de commande" et "Nom du client".
2. Cliquez sur l'onglet "Données", puis sur le bouton "Trier".
3. Dans la boîte de dialogue "Trier", sélectionnez "Date de commande" dans "Trier par", "Valeurs" dans "Trier sur", et "Du plus ancien au plus récent" dans "Ordre".
4. Cliquez sur "OK".

Votre tableau sera maintenant trié par date de commande, de la plus ancienne à la plus récente, tout en conservant l'association entre la date et le nom du client.

Trier par date avec plusieurs critères

Dans certains cas, vous pourriez avoir besoin de trier vos données par date, puis par un autre critère. Par exemple, vous pourriez vouloir trier les commandes par date, puis par ordre alphabétique du nom du client pour chaque date. Excel vous permet de définir plusieurs niveaux de tri.

1. Suivez les étapes de la méthode de base pour définir le premier critère de tri (la date).

2. Ajoutez un niveau de tri : Dans la boîte de dialogue "Trier", cliquez sur le bouton "Ajouter un niveau". Un nouveau niveau de tri apparaîtra.

3. Définissez le deuxième critère de tri :

   • Dans la liste déroulante "Puis par", sélectionnez la colonne contenant le deuxième critère (par exemple, "Nom du client").
   • Dans la liste déroulante "Trier sur", assurez-vous que "Valeurs" est sélectionné.
   • Dans la liste déroulante "Ordre", choisissez l'ordre de tri souhaité (par exemple, "De A à Z" pour un tri alphabétique).

4. Vous pouvez ajouter d'autres niveaux de tri si nécessaire en répétant les étapes 2 et 3.

5. Cliquez sur "OK" pour appliquer le tri avec les critères multiples.

Exemple concret

Reprenons l'exemple du tableau des commandes. Vous souhaitez trier les commandes par date (du plus ancien au plus récent), puis par ordre alphabétique du nom du client pour chaque date.

1. Suivez les étapes de la méthode de base pour trier par date (du plus ancien au plus récent).
2. Dans la boîte de dialogue "Trier", cliquez sur "Ajouter un niveau".
3. Dans le nouveau niveau de tri, sélectionnez "Nom du client" dans "Puis par", "Valeurs" dans "Trier sur", et "De A à Z" dans "Ordre".
4. Cliquez sur "OK".

Votre tableau sera maintenant trié par date, et à l'intérieur de chaque date, les commandes seront triées par ordre alphabétique du nom du client.

Trier des dates au format texte

Parfois, Excel peut interpréter les dates comme du texte, ce qui peut entraîner des résultats de tri inattendus. Pour éviter cela, assurez-vous que vos dates sont bien formatées en tant que dates.

1. Sélectionnez la colonne contenant les dates que vous soupçonnez d'être au format texte.

2. Accédez à l'onglet "Accueil" : Dans le ruban Excel, cliquez sur l'onglet "Accueil".

3. Modifiez le format de nombre : Dans le groupe "Nombre", ouvrez la liste déroulante du format de nombre (généralement affiché comme "Standard" ou "Texte").

4. Choisissez un format de date approprié : Sélectionnez un format de date qui correspond à la façon dont vos dates sont écrites (par exemple, "Date courte", "Date longue", ou un format personnalisé).

Excel tentera de convertir les valeurs textuelles en dates. Si certaines valeurs ne peuvent pas être converties, elles resteront au format texte et pourraient ne pas être triées correctement. Dans ce cas, vous devrez peut-être corriger manuellement ces valeurs.

Astuce : utiliser la fonction CNUM pour convertir du texte en date

Si vous avez de nombreuses dates au format texte, vous pouvez utiliser la fonction CNUM pour les convertir en nombres (qui représentent les dates dans Excel). Créez une nouvelle colonne à côté de votre colonne de dates au format texte, et entrez la formule =CNUM(A1) (en remplaçant A1 par la première cellule contenant une date au format texte). Ensuite, tirez la formule vers le bas pour l'appliquer à toutes les cellules. Vous pouvez ensuite trier sur cette nouvelle colonne, puis masquer ou supprimer la colonne de dates au format texte originale.

Les erreurs courantes et comment les éviter

• Dates mal formatées : C'est l'erreur la plus fréquente. Assurez-vous que vos dates sont bien reconnues comme des dates par Excel, et non comme du texte. Vérifiez le format de nombre comme expliqué ci-dessus.

• Sélection incorrecte des données : Si vous ne sélectionnez pas toutes les données associées aux dates, le tri peut désorganiser votre tableau. Assurez-vous de sélectionner l'ensemble du tableau, en incluant les en-têtes, avant de lancer le tri.

• Oubli des en-têtes : Si vous avez un tableau structuré avec des en-têtes, assurez-vous de cocher la case "Mes données ont des en-têtes" dans la boîte de dialogue "Trier". Cela empêchera Excel de trier les en-têtes avec les données.

• Confusion entre les formats de date : Excel peut interpréter les dates différemment selon les paramètres régionaux de votre ordinateur. Par exemple, certaines régions utilisent le format JJ/MM/AAAA, tandis que d'autres utilisent le format MM/JJ/AAAA. Assurez-vous que le format de date utilisé dans votre feuille de calcul correspond aux paramètres régionaux de votre ordinateur.

Astuces pour un tri par date efficace

• Utilisez des tableaux structurés : Les tableaux structurés Excel (créés via l'onglet "Insertion" puis "Tableau") offrent de nombreux avantages, notamment la possibilité de trier et de filtrer les données plus facilement. De plus, les formules sont automatiquement ajustées lorsque vous ajoutez ou supprimez des lignes.

• Créez des colonnes d'aide : Si vous avez besoin de trier par des composantes spécifiques d'une date (par exemple, par mois ou par année), vous pouvez créer des colonnes d'aide contenant ces informations. Utilisez les fonctions MOIS, ANNEE, et JOUR pour extraire ces composantes de la date.

• Utilisez les filtres automatiques : Les filtres automatiques (activés via l'onglet "Données" puis "Filtrer") vous permettent de filtrer les données par date, ce qui peut être utile si vous ne voulez pas réorganiser l'ensemble du tableau.

• Combinez le tri avec la mise en forme conditionnelle : Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les dates qui répondent à certains critères (par exemple, les dates qui se situent dans une plage de dates spécifique). Cela peut vous aider à visualiser et à analyser vos données plus facilement.

Maîtrisez le tri par date et optimisez vos données Excel