Maîtrisez RECHERCHEV Excel : Trouvez l'information en un clin d'œil !

Qu'est-ce que la fonction RECHERCHEV (VLOOKUP) dans Excel ?

La fonction RECHERCHEV (VLOOKUP) est une fonction de recherche et de référence dans Excel. Elle permet de rechercher une valeur dans la première colonne d'une plage de cellules, puis de renvoyer une valeur dans la même ligne, mais à partir d'une colonne spécifiée. En d'autres termes, elle vous aide à trouver l'information correspondant à un critère précis dans un tableau de données.

Pourquoi utiliser RECHERCHEV ?

• Gain de temps considérable : Automatisez la recherche d'informations au lieu de la faire manuellement.
• Moins d'erreurs : Réduisez le risque d'erreurs humaines lors de la recherche et de la recopie de données.
• Mise à jour facile : Si les données sources changent, la formule RECHERCHEV mettra à jour les résultats automatiquement.
• Analyse de données simplifiée : Facilitez la création de rapports et l'analyse de données en extrayant rapidement les informations pertinentes.

Syntaxe de la fonction RECHERCHEV

La syntaxe de la fonction RECHERCHEV est la suivante :

=RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

Décortiquons chaque argument :

• valeur_recherchée : C'est la valeur que vous recherchez dans la première colonne de votre tableau. Cela peut être un nombre, du texte, une date ou une référence à une cellule contenant la valeur.
• table_matrice : C'est la plage de cellules dans laquelle vous effectuez la recherche. La première colonne de cette plage doit contenir les valeurs dans lesquelles vous effectuez la recherche (la valeur_recherchée). Il est fortement recommandé d'utiliser des références absolues (ex: $A$1:$C$10) pour éviter les erreurs lors de la copie de la formule.
• no_index_col : C'est le numéro de la colonne dans la table_matrice qui contient la valeur que vous voulez renvoyer. La première colonne de la table_matrice est la colonne 1, la deuxième est la colonne 2, et ainsi de suite.
• [valeur_proche] : Cet argument est facultatif. Il indique si vous voulez une correspondance exacte ou approximative. Il peut prendre deux valeurs :
  • VRAI ou omis : RECHERCHEV recherche une correspondance approximative. La première colonne de la table_matrice doit être triée par ordre croissant. Si RECHERCHEV ne trouve pas de correspondance exacte, elle renvoie la valeur immédiatement inférieure à la valeur_recherchée.
  • FAUX : RECHERCHEV recherche une correspondance exacte. C'est l'option la plus couramment utilisée. Si RECHERCHEV ne trouve pas de correspondance exacte, elle renvoie l'erreur #N/A.

Important : Il est presque toujours préférable d'utiliser FAUX pour une correspondance exacte, sauf si vous avez une raison spécifique d'utiliser VRAI.

Exemples pratiques d'utilisation de RECHERCHEV

Exemple 1 : Rechercher un prix à partir d'un code produit

Imaginez que vous avez un tableau avec une liste de codes produits et leurs prix correspondants :

Vous voulez trouver le prix du produit avec le code B456. Voici la formule RECHERCHEV que vous pouvez utiliser :

=RECHERCHEV("B456";A1:B3;2;FAUX)

Dans cet exemple :

• "B456" est la valeur_recherchée (le code produit).
• A1:B3 est la table_matrice (la plage de cellules contenant le tableau).
• 2 est le no_index_col (la colonne contenant les prix).
• FAUX indique que vous voulez une correspondance exacte.

Cette formule renverra 25,00 €, le prix correspondant au code produit B456.

Exemple 2 : Rechercher le nom d'un employé à partir de son numéro d'identification

Supposons que vous ayez une liste d'employés avec leurs numéros d'identification et leurs noms :

Pour trouver le nom de l'employé avec le numéro d'identification 102, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=RECHERCHEV(102;A1:B3;2;FAUX)

Cette formule renverra Marie, le nom correspondant au numéro d'identification 102.

Important : Assurez-vous que le format de la valeur_recherchée (texte, nombre, date) correspond au format des valeurs dans la première colonne de la table_matrice. Les erreurs de format peuvent empêcher RECHERCHEV de trouver une correspondance.

Exemple 3 : Utiliser une référence de cellule comme valeur recherchée

Au lieu d'entrer directement la valeur recherchée dans la formule, vous pouvez utiliser une référence de cellule. Cela rend la formule plus flexible et facile à mettre à jour.

Par exemple, si la valeur recherchée (le code produit) se trouve dans la cellule D1, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=RECHERCHEV(D1;A1:B3;2;FAUX)

Vous pouvez ensuite changer la valeur dans la cellule D1 et la formule RECHERCHEV renverra automatiquement le prix correspondant.

Erreurs courantes avec RECHERCHEV et comment les résoudre

RECHERCHEV peut parfois renvoyer des erreurs. Voici les erreurs les plus courantes et comment les corriger :

• #N/A : Cette erreur signifie que RECHERCHEV n'a pas trouvé la valeur_recherchée dans la première colonne de la table_matrice.
  • Solution : Vérifiez que la valeur_recherchée existe bien dans la première colonne de la table_matrice. Vérifiez également que le format de la valeur_recherchée correspond au format des valeurs dans la première colonne de la table_matrice (par exemple, assurez-vous que les nombres sont bien formatés comme des nombres et non comme du texte).
• #REF! : Cette erreur signifie que le no_index_col est incorrect. Il est soit trop petit (inférieur à 1), soit trop grand (supérieur au nombre de colonnes dans la table_matrice).
  • Solution : Vérifiez que le no_index_col est bien un nombre compris entre 1 et le nombre de colonnes dans la table_matrice.
• Erreur de résultat (résultat incorrect) : Cela peut se produire si vous utilisez VRAI pour une correspondance approximative et que la première colonne de la table_matrice n'est pas triée par ordre croissant.
  • Solution : Triez la première colonne de la table_matrice par ordre croissant ou utilisez FAUX pour une correspondance exacte.
• Erreur de référence de cellule : Si vous copiez la formule RECHERCHEV vers d'autres cellules, les références de cellules de la table_matrice peuvent changer, ce qui peut entraîner des erreurs.
  • Solution : Utilisez des références absolues (ex: $A$1:$C$10) pour la table_matrice afin que les références ne changent pas lors de la copie de la formule.

Alternatives à RECHERCHEV

Bien que RECHERCHEV soit une fonction très utile, il existe d'autres fonctions Excel qui peuvent être utilisées pour rechercher et extraire des données. Voici quelques alternatives :

• RECHERCHEH (HLOOKUP) : Cette fonction est similaire à RECHERCHEV, mais elle recherche la valeur_recherchée dans la première ligne d'une plage de cellules, au lieu de la première colonne.
• INDEX et EQUIV : Ces deux fonctions combinées peuvent être utilisées pour effectuer des recherches plus complexes et flexibles que RECHERCHEV. INDEX renvoie la valeur d'une cellule à une position spécifiée dans une plage, et EQUIV renvoie la position d'une valeur dans une plage.
• XLOOKUP : Disponible dans les versions plus récentes d'Excel (Excel 365 et versions ultérieures), XLOOKUP est une version améliorée de RECHERCHEV et RECHERCHEH. Elle offre plus de flexibilité et de fonctionnalités, et est moins sujette aux erreurs.

Bonnes pratiques pour utiliser RECHERCHEV efficacement

• Utilisez toujours FAUX pour une correspondance exacte, sauf si vous avez une raison spécifique d'utiliser VRAI.
• Utilisez des références absolues (ex: $A$1:$C$10) pour la table_matrice afin d'éviter les erreurs lors de la copie de la formule.
• Vérifiez que le format de la valeur_recherchée correspond au format des valeurs dans la première colonne de la table_matrice.
• Utilisez des noms définis pour les plages de cellules afin de rendre vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir.
• Testez votre formule RECHERCHEV avec différentes valeurs pour vous assurer qu'elle fonctionne correctement dans tous les cas.
• Si vous utilisez VRAI pour une correspondance approximative, assurez-vous que la première colonne de la table_matrice est triée par ordre croissant.
• Comprenez les limites de RECHERCHEV et explorez les alternatives comme INDEX/EQUIV ou XLOOKUP si nécessaire.

Conclusion

La fonction RECHERCHEV est un outil puissant et indispensable pour tous les utilisateurs d'Excel. En maîtrisant sa syntaxe et en comprenant les erreurs courantes, vous pouvez automatiser la recherche d'informations, gagner du temps et améliorer la précision de vos analyses. N'hésitez pas à expérimenter avec les exemples présentés dans cet article et à explorer les alternatives pour trouver la solution la plus adaptée à vos besoins. Avec un peu de pratique, vous deviendrez un expert de RECHERCHEV et vous pourrez exploiter pleinement le potentiel d'Excel.