Comment faire une macro Excel qui automatise vos tâches ?

Qu'est-ce qu'une macro Excel et pourquoi l'utiliser ?

Une macro Excel est une série d'instructions ou d'actions que vous enregistrez et que vous pouvez ensuite exécuter à plusieurs reprises. Elle permet d'automatiser des tâches répétitives, de simplifier des processus complexes et de gagner un temps précieux. Imaginez, par exemple, que vous devez formater un tableau de données de la même manière chaque semaine. Au lieu de le faire manuellement, vous pouvez enregistrer une macro qui effectue toutes les étapes de formatage en un seul clic.

Avantages de l'utilisation des macros :

• Gain de temps : Automatisation des tâches répétitives.
• Réduction des erreurs : Uniformisation des processus et diminution du risque d'erreurs humaines.
• Simplification des tâches complexes : Regroupement de plusieurs étapes en une seule action.
• Amélioration de la productivité : Concentration sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Activer l'onglet Développeur

Avant de pouvoir créer ou utiliser des macros, vous devez activer l'onglet Développeur dans Excel. Cet onglet contient tous les outils nécessaires pour travailler avec les macros.

Étapes pour activer l'onglet Développeur :

1. Cliquez sur l'onglet Fichier.
2. Sélectionnez Options.
3. Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur Personnaliser le ruban.
4. Dans la liste de droite, cochez la case Développeur.
5. Cliquez sur OK.

L'onglet Développeur apparaîtra désormais dans le ruban Excel.

Enregistrer une macro : La méthode la plus simple

La façon la plus simple de créer une macro est de l'enregistrer. Excel enregistre toutes les actions que vous effectuez et les transforme en code VBA (Visual Basic for Applications).

Étapes pour enregistrer une macro :

1. Ouvrez la feuille de calcul Excel sur laquelle vous souhaitez travailler.
2. Cliquez sur l'onglet Développeur.
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer une macro.
4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer une macro, donnez un nom à votre macro (par exemple, "FormatageTableau").
5. Attribuez un raccourci clavier à votre macro (par exemple, Ctrl+Shift+F). Soyez prudent et choisissez un raccourci qui n'est pas déjà utilisé par Excel.
6. Choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer la macro (Ce classeur est généralement le meilleur choix).
7. Ajoutez une description à votre macro (par exemple, "Macro pour formater un tableau avec un style spécifique").
8. Cliquez sur OK pour démarrer l'enregistrement.

IMPORTANT : À partir de ce moment, Excel enregistre TOUTES vos actions. Soyez précis et effectuez uniquement les étapes que vous souhaitez automatiser.

1. Effectuez les actions que vous souhaitez enregistrer dans la macro. Par exemple :
   • Sélectionnez les cellules à formater.
   • Modifiez la police, la taille, la couleur, etc.
   • Ajoutez des bordures.
   • Appliquez un format de nombre spécifique.
2. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton Arrêter l'enregistrement (dans l'onglet Développeur ou dans la barre d'état en bas de l'écran).

Votre macro est maintenant enregistrée et prête à être utilisée.

Exemple concret : Enregistrer une macro pour formater un tableau

Imaginons que vous recevez chaque semaine un tableau de données brutes que vous devez formater de la même manière :

• Mettre les titres en gras et en bleu.
• Appliquer des bordures à toutes les cellules.
• Ajuster la largeur des colonnes.

Enregistrez une macro qui effectue ces actions. La prochaine fois que vous recevrez le tableau, vous pourrez le formater en un seul clic en utilisant le raccourci clavier que vous avez défini.

Astuces pour un enregistrement de macro efficace :

• Planifiez vos actions à l'avance : Évitez les erreurs en sachant exactement ce que vous voulez faire.
• Soyez précis : Effectuez uniquement les actions nécessaires pour la macro.
• Utilisez les références relatives si nécessaire : Cela permet à la macro de s'adapter à différentes plages de cellules.

Exécuter une macro

Une fois votre macro enregistrée, vous pouvez l'exécuter de plusieurs manières :

• En utilisant le raccourci clavier que vous avez défini.
• En cliquant sur le bouton Macros dans l'onglet Développeur, en sélectionnant la macro et en cliquant sur Exécuter.
• En ajoutant un bouton à votre feuille de calcul et en attribuant la macro à ce bouton.

Ajouter un bouton pour exécuter une macro :

1. Dans l'onglet Développeur, cliquez sur Insérer.
2. Sélectionnez un contrôle de formulaire (par exemple, un bouton).
3. Dessinez le bouton sur votre feuille de calcul.
4. Dans la boîte de dialogue Attribuer une macro, sélectionnez la macro que vous souhaitez attribuer au bouton et cliquez sur OK.
5. Modifiez le texte du bouton pour qu'il décrive l'action de la macro (par exemple, "Formater le tableau").

Modifier une macro : Passage au code VBA

L'enregistrement de macros est un excellent point de départ, mais il a ses limites. Pour des macros plus complexes ou pour corriger des erreurs, vous devrez modifier le code VBA généré.

Accéder à l'éditeur VBA :

1. Cliquez sur l'onglet Développeur.
2. Cliquez sur Visual Basic.

L'éditeur VBA s'ouvre. Dans la fenêtre Explorateur de projets (si elle n'est pas visible, appuyez sur Ctrl+R), vous trouverez votre classeur Excel. Développez le projet et vous verrez un module (Module1, Module2, etc.) contenant le code de votre macro.

Comprendre le code VBA :

Le code VBA peut sembler intimidant au début, mais il est structuré et logique. Voici quelques éléments clés :

• Sub NomDeLaMacro() : Début de la macro.
• End Sub : Fin de la macro.
• Range("A1:B10").Select : Sélectionne la plage de cellules A1 à B10.
• With Selection.Font : Début d'un bloc d'instructions qui s'appliquent à la police de la sélection.
• .Bold = True : Met la police en gras.
• .Color = RGB(0, 0, 255) : Définit la couleur de la police en bleu.
• End With : Fin du bloc d'instructions With.

Modifier le code VBA : Exemple concret

Supposons que vous ayez enregistré une macro qui met en gras et en bleu la police de la plage A1:B10. Vous souhaitez maintenant modifier la macro pour qu'elle s'applique à la plage C1:D10.

Dans l'éditeur VBA, remplacez Range("A1:B10").Select par Range("C1:D10").Select.

Vous pouvez également ajouter des commentaires à votre code VBA pour le rendre plus lisible. Utilisez une apostrophe (') pour indiquer un commentaire.

Sub FormatageTableau()
' Cette macro formate la plage C1:D10
Range("C1:D10").Select
With Selection.Font
.Bold = True
.Color = RGB(0, 0, 255)
End With
End Sub

Erreurs courantes dans le code VBA et comment les corriger :

• Erreur de syntaxe : Vérifiez que vous avez correctement orthographié les mots-clés VBA et que vous avez utilisé la bonne ponctuation.
• Erreur d'exécution : Cela peut se produire si vous essayez d'effectuer une action impossible, par exemple, diviser par zéro.
• Erreur de logique : La macro s'exécute sans erreur, mais ne produit pas le résultat attendu. Vérifiez attentivement la logique de votre code.

Sécurité des macros : Attention aux virus !

Les macros peuvent être utilisées pour propager des virus. Soyez extrêmement prudent lorsque vous ouvrez un classeur Excel contenant des macros provenant d'une source inconnue.

Paramètres de sécurité des macros :

Vous pouvez configurer les paramètres de sécurité des macros dans Excel pour vous protéger contre les virus.

1. Cliquez sur l'onglet Fichier.
2. Sélectionnez Options.
3. Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité.
4. Cliquez sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité.
5. Cliquez sur Paramètres des macros.

Vous avez plusieurs options :

• Désactiver toutes les macros sans notification : Déconseillé, car vous ne pourrez pas utiliser les macros légitimes.
• Désactiver toutes les macros avec notification : Recommandé, car vous serez averti lorsqu'un classeur contient des macros et vous pourrez choisir de les activer ou non.
• Désactiver toutes les macros à l'exception des macros signées numériquement : Nécessite un certificat numérique.
• Activer toutes les macros (non recommandé) : Risque élevé de virus.

IMPORTANT : Ne jamais activer les macros d'un classeur provenant d'une source inconnue.

Exemples de macros Excel utiles

Voici quelques exemples de macros Excel que vous pouvez utiliser pour automatiser différentes tâches :

• Macro pour supprimer les lignes vides :

Sub SupprimerLignesVides()
Dim i As Long
For i = Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row To 1 Step -1
If Application.WorksheetFunction.CountA(Rows(i)) = 0 Then
Rows(i).Delete
End If
Next i
End Sub

• Macro pour trier un tableau par ordre alphabétique :

Sub TrierTableau()
Range("A1").CurrentRegion.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlYes
End Sub

• Macro pour créer un PDF :

Sub CreerPDF()
Dim NomFichier As String
NomFichier = ThisWorkbook.Path & "\" & ThisWorkbook.Name & ".pdf"
ThisWorkbook.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=NomFichier, Quality:=xlQualityStandard, IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:=False
End Sub

Ressources pour aller plus loin

• Documentation Microsoft Excel VBA : La référence officielle pour le langage VBA.
• Forums et communautés en ligne : Des milliers d'utilisateurs partagent leurs connaissances et répondent aux questions.
• Tutoriels vidéo : De nombreuses chaînes YouTube proposent des tutoriels sur la création de macros Excel.