Comment faire une recherche sur Excel efficacement : 5 méthodes clés

Comment faire une recherche sur Excel efficacement : 5 méthodes clés

Excel regorge de données et les retrouver peut parfois s'avérer complexe. Heureusement, plusieurs méthodes existent pour vous aider à faire une recherche efficace. Nous allons explorer 5 approches différentes, allant des fonctions de recherche classiques aux outils de filtrage avancés.

1. La fonction RECHERCHEV : Recherche verticale

La fonction RECHERCHEV est probablement la plus connue et utilisée pour faire une recherche sur Excel. Elle permet de rechercher une valeur dans la première colonne d'une plage de données et de renvoyer une valeur correspondante sur la même ligne, mais dans une autre colonne. C'est l'outil idéal pour rechercher des informations associées à un identifiant unique.

Syntaxe de RECHERCHEV

=RECHERCHEV(valeur_recherchée, table_matrice, no_index_col, [valeur_proche])

• valeur_recherchée: La valeur que vous souhaitez rechercher.
• table_matrice: La plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche. La première colonne de cette plage doit contenir les valeurs à rechercher.
• no_index_col: Le numéro de la colonne dans table_matrice qui contient la valeur à renvoyer (par exemple, 2 pour la deuxième colonne).
• [valeur_proche]: Un argument facultatif. Si VRAI (ou omis), RECHERCHEV renvoie une correspondance approximative. Si FAUX, elle renvoie une correspondance exacte. Il est fortement conseillé d'utiliser FAUX pour éviter des résultats inattendus.

Exemple pratique

Imaginez une feuille Excel contenant une liste de produits avec leurs identifiants, leurs noms et leurs prix. Vous souhaitez retrouver le prix d'un produit en connaissant son identifiant.

Pour retrouver le prix du produit avec l'identifiant 102, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=RECHERCHEV(102, A1:C3, 3, FAUX)

Cette formule va rechercher la valeur 102 dans la colonne A (de A1 à A3), puis renvoyer la valeur correspondante dans la colonne C (la troisième colonne de la plage A1:C3). Le résultat sera donc 25.

Conseil : Assurez-vous que la valeur_recherchée se trouve bien dans la première colonne de la table_matrice. De plus, triez votre colonne de recherche par ordre croissant si vous utilisez une correspondance approximative (argument valeur_proche à VRAI).

2. La fonction RECHERCHEH : Recherche horizontale

La fonction RECHERCHEH est similaire à RECHERCHEV, mais elle effectue une recherche horizontale au lieu d'une recherche verticale. Elle recherche une valeur dans la première ligne d'une plage de données et renvoie une valeur correspondante dans la même colonne, mais dans une autre ligne. Elle est utile lorsque vos données sont organisées horizontalement.

Syntaxe de RECHERCHEH

=RECHERCHEH(valeur_recherchée, table_matrice, no_index_ligne, [valeur_proche])

• valeur_recherchée: La valeur que vous souhaitez rechercher.
• table_matrice: La plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche. La première ligne de cette plage doit contenir les valeurs à rechercher.
• no_index_ligne: Le numéro de la ligne dans table_matrice qui contient la valeur à renvoyer (par exemple, 2 pour la deuxième ligne).
• [valeur_proche]: Un argument facultatif similaire à RECHERCHEV.

Exemple pratique

Reprenons l'exemple précédent, mais organisons les données horizontalement :

Pour retrouver le prix du produit avec l'identifiant 102, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=RECHERCHEH(102, A1:D3, 3, FAUX)

Cette formule va rechercher la valeur 102 dans la ligne 1 (de A1 à D1), puis renvoyer la valeur correspondante dans la ligne 3 (la troisième ligne de la plage A1:D3). Le résultat sera donc 25.

Attention : Comme pour RECHERCHEV, assurez-vous que la valeur_recherchée se trouve bien dans la première ligne de la table_matrice.

3. La combinaison INDEX et EQUIV : La méthode flexible

La combinaison des fonctions INDEX et EQUIV offre une alternative plus flexible aux fonctions RECHERCHEV et RECHERCHEH. EQUIV renvoie la position d'une valeur dans une plage, et INDEX renvoie la valeur à une position donnée dans une autre plage. Cette combinaison permet de rechercher des valeurs dans n'importe quelle colonne ou ligne, sans être limité à la première colonne ou ligne.

Syntaxe de INDEX et EQUIV

=INDEX(plage_de_résultat, EQUIV(valeur_recherchée, plage_de_recherche, [type_correspondance]))

• plage_de_résultat: La plage de cellules qui contient la valeur à renvoyer.
• valeur_recherchée: La valeur que vous souhaitez rechercher.
• plage_de_recherche: La plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche.
• [type_correspondance]: Un argument facultatif. 0 pour une correspondance exacte, 1 pour une correspondance inférieure ou -1 pour une correspondance supérieure. Il est fortement conseillé d'utiliser 0 pour une correspondance exacte.

Exemple pratique

Reprenons l'exemple initial des produits :

Pour retrouver le prix du produit avec l'identifiant 102, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=INDEX(C1:C3, EQUIV(102, A1:A3, 0))

EQUIV(102, A1:A3, 0) va rechercher la valeur 102 dans la plage A1:A3 et renvoyer sa position (2). Ensuite, INDEX(C1:C3, 2) va renvoyer la valeur à la deuxième position dans la plage C1:C3, qui est 25.

Avantage : Vous pouvez facilement changer la colonne de résultat en modifiant la plage_de_résultat dans la fonction INDEX.

4. Les filtres : Recherche et affichage sélectif

Les filtres sont un outil puissant pour afficher uniquement les lignes qui correspondent à certains critères. Ils permettent de rechercher des données en filtrant les informations affichées dans votre feuille de calcul.

Comment utiliser les filtres

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les données que vous souhaitez filtrer.
2. Dans l'onglet "Données", cliquez sur le bouton "Filtrer".
3. Des flèches apparaîtront dans l'en-tête de chaque colonne. Cliquez sur la flèche de la colonne que vous souhaitez filtrer.
4. Un menu déroulant s'affichera avec différentes options de filtrage, telles que "Filtrer par valeur", "Filtres de texte", "Filtres de nombres", etc.
5. Sélectionnez les critères de filtrage souhaités. Seules les lignes correspondant à ces critères seront affichées.

Exemple pratique

Dans notre exemple de produits, vous pouvez filtrer la colonne "Prix" pour afficher uniquement les produits dont le prix est supérieur à 50 €.

Astuce : Vous pouvez appliquer plusieurs filtres à différentes colonnes pour affiner votre recherche.

5. La fonction RECHERCHE : La recherche simple et rapide

La fonction RECHERCHE est une fonction simple qui recherche une valeur dans une plage de cellules et renvoie une valeur correspondante dans une autre plage. Elle est moins flexible que RECHERCHEV ou la combinaison INDEX et EQUIV, mais elle peut être utile pour des recherches simples.

Syntaxe de RECHERCHE

=RECHERCHE(valeur_recherchée, plage_recherche, [plage_résultat])

• valeur_recherchée: La valeur que vous souhaitez rechercher.
• plage_recherche: La plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche.
• [plage_résultat]: La plage de cellules qui contient la valeur à renvoyer. Si cet argument est omis, RECHERCHE renvoie la dernière valeur de la plage_recherche qui est inférieure ou égale à la valeur_recherchée.

Exemple pratique

Reprenons l'exemple initial des produits :

Pour retrouver le prix du produit avec l'identifiant 102, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=RECHERCHE(102, A1:A3, C1:C3)

Cette formule va rechercher la valeur 102 dans la plage A1:A3 et renvoyer la valeur correspondante dans la plage C1:C3. Le résultat sera donc 25.

Important : La plage_recherche doit être triée par ordre croissant pour que la fonction RECHERCHE fonctionne correctement.

Conclusion

Excel offre une multitude d'options pour effectuer des recherches efficaces. Que vous ayez besoin de retrouver une information spécifique à partir d'un identifiant, de filtrer des données selon certains critères, ou de combiner plusieurs fonctions pour une recherche plus complexe, vous avez maintenant les outils nécessaires pour maîtriser la recherche sur Excel. N'hésitez pas à expérimenter avec ces différentes méthodes pour trouver celle qui convient le mieux à vos besoins et à votre style de travail. La maîtrise de ces techniques vous permettra de gagner un temps précieux et d'exploiter pleinement le potentiel d'Excel.