Comment maîtriser les fonctions de recherche Excel (RECHERCHEV, RECHERCHEH, INDEX, EQUIV)

Les bases des fonctions de recherche Excel

Les fonctions de recherche dans Excel permettent de localiser des données spécifiques dans une feuille de calcul en fonction de critères donnés. Elles sont indispensables pour automatiser la recherche d'informations et éviter de parcourir manuellement de longues listes.

Pourquoi utiliser les fonctions de recherche ?

• Gain de temps : Automatisez la recherche d'informations au lieu de la faire manuellement.
• Précision : Réduisez les erreurs humaines en automatisant le processus de recherche.
• Flexibilité : Adaptez vos recherches à différents critères et tableaux.
• Automatisation : Intégrez les fonctions de recherche dans des formules plus complexes pour automatiser des tâches.

RECHERCHEV : Recherche verticale

RECHERCHEV (VLOOKUP en anglais) est l'une des fonctions de recherche les plus utilisées dans Excel. Elle permet de rechercher une valeur dans la première colonne d'une plage de cellules, puis de renvoyer une valeur dans la même ligne, mais dans une colonne spécifiée.

Syntaxe de RECHERCHEV

=RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

• valeur_recherchée : La valeur à rechercher dans la première colonne de la table.
• table_matrice : La plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche. La première colonne de cette plage doit contenir les valeurs de recherche.
• no_index_col : Le numéro de la colonne dans table_matrice à partir de laquelle la valeur correspondante doit être renvoyée. La première colonne est numérotée 1.
• [valeur_proche] : (Facultatif) Une valeur logique (VRAI ou FAUX) qui indique si une correspondance exacte ou approximative doit être trouvée :
  • VRAI (ou omis) : Recherche une correspondance approximative. La première colonne de table_matrice doit être triée par ordre croissant.
  • FAUX : Recherche une correspondance exacte. Il n'est pas nécessaire que la première colonne soit triée.

Exemple pratique de RECHERCHEV

Supposons que vous ayez un tableau contenant des informations sur des produits, avec les colonnes suivantes :

• A : Code produit
• B : Nom du produit
• C : Prix unitaire

Vous souhaitez rechercher le prix unitaire d'un produit en entrant son code produit dans une cellule.

1. Saisissez le code produit dont vous voulez le prix dans une cellule, par exemple E1.
2. Entrez la formule suivante dans une autre cellule, par exemple E2 : =RECHERCHEV(E1;A1:C100;3;FAUX)

Cette formule recherche la valeur de E1 (le code produit) dans la plage A1:C100. Si une correspondance exacte est trouvée dans la colonne A, la formule renvoie la valeur de la colonne C (la troisième colonne de la plage) de la même ligne.

Description textuelle de l'image : Un tableau Excel avec les colonnes Code Produit, Nom du Produit, Prix Unitaire. Une cellule E1 contient un code produit, et la cellule E2 contient la formule RECHERCHEV qui renvoie le prix unitaire correspondant.

Erreurs courantes avec RECHERCHEV

• #N/A : Cette erreur se produit lorsque la valeur_recherchée n'est pas trouvée dans la première colonne de table_matrice. Vérifiez que la valeur existe et que la plage est correcte.
• Résultats incorrects : Si valeur_proche est VRAI et que la première colonne de table_matrice n'est pas triée, RECHERCHEV peut renvoyer des résultats incorrects. Assurez-vous que la colonne est triée par ordre croissant.
• Numéro de colonne incorrect : Vérifiez que no_index_col correspond bien à la colonne contenant la valeur que vous souhaitez renvoyer.

Astuces pour RECHERCHEV

• Utiliser des noms de plages : Définir des noms pour vos plages de données (par exemple, "Produits") rendra vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir.
• Combiner RECHERCHEV avec la fonction SIERREUR : Pour éviter l'affichage de l'erreur #N/A, vous pouvez utiliser la fonction SIERREUR pour renvoyer une valeur par défaut si la recherche échoue. Par exemple : =SIERREUR(RECHERCHEV(E1;A1:C100;3;FAUX);"Produit non trouvé")

RECHERCHEH : Recherche horizontale

RECHERCHEH (HLOOKUP en anglais) est similaire à RECHERCHEV, mais elle effectue une recherche horizontale, c'est-à-dire qu'elle recherche une valeur dans la première ligne d'une plage de cellules et renvoie une valeur dans la même colonne, mais dans une ligne spécifiée.

Syntaxe de RECHERCHEH

=RECHERCHEH(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_ligne; [valeur_proche])

• valeur_recherchée : La valeur à rechercher dans la première ligne de la table.
• table_matrice : La plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche. La première ligne de cette plage doit contenir les valeurs de recherche.
• no_index_ligne : Le numéro de la ligne dans table_matrice à partir de laquelle la valeur correspondante doit être renvoyée. La première ligne est numérotée 1.
• [valeur_proche] : (Facultatif) Une valeur logique (VRAI ou FAUX) qui indique si une correspondance exacte ou approximative doit être trouvée (fonctionne de la même manière que pour RECHERCHEV).

Exemple pratique de RECHERCHEH

Supposons que vous ayez un tableau contenant des données de ventes par mois, avec les lignes suivantes :

• 1 : Mois
• 2 : Ventes

Vous souhaitez rechercher les ventes d'un mois spécifique en entrant le nom du mois dans une cellule.

1. Saisissez le nom du mois dont vous voulez les ventes dans une cellule, par exemple E1.
2. Entrez la formule suivante dans une autre cellule, par exemple E2 : =RECHERCHEH(E1;A1:L2;2;FAUX)

Cette formule recherche la valeur de E1 (le nom du mois) dans la plage A1:L2. Si une correspondance exacte est trouvée dans la ligne 1, la formule renvoie la valeur de la ligne 2 (la deuxième ligne de la plage) de la même colonne.

Description textuelle de l'image : Un tableau Excel avec les lignes Mois et Ventes. Une cellule E1 contient un nom de mois, et la cellule E2 contient la formule RECHERCHEH qui renvoie les ventes correspondantes.

Quand utiliser RECHERCHEH ?

RECHERCHEH est utile lorsque vos données sont organisées horizontalement, c'est-à-dire lorsque les valeurs de recherche se trouvent dans la première ligne d'un tableau. C'est moins courant que RECHERCHEV, mais utile pour certains types de tableaux.

INDEX et EQUIV : La combinaison puissante

INDEX et EQUIV sont deux fonctions qui, combinées, offrent une alternative plus flexible et puissante à RECHERCHEV et RECHERCHEH.

INDEX : Renvoie une valeur à une position donnée

La fonction INDEX renvoie la valeur d'une cellule à une position spécifiée dans une plage de cellules.

Syntaxe de INDEX

=INDEX(matrice; no_ligne; [no_colonne])

• matrice : La plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche.
• no_ligne : Le numéro de la ligne à partir de laquelle la valeur doit être renvoyée.
• [no_colonne] : (Facultatif) Le numéro de la colonne à partir de laquelle la valeur doit être renvoyée. Si matrice ne contient qu'une seule colonne, no_colonne peut être omis.

EQUIV : Renvoie la position d'une valeur

La fonction EQUIV renvoie la position relative d'une valeur dans une plage de cellules.

Syntaxe de EQUIV

=EQUIV(valeur_recherchée; plage_recherche; [type_correspondance])

• valeur_recherchée : La valeur à rechercher dans la plage.
• plage_recherche : La plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche.
• [type_correspondance] : (Facultatif) Une valeur numérique qui spécifie le type de correspondance à trouver :
  • 1 (ou omis) : Recherche la plus grande valeur inférieure ou égale à valeur_recherchée. plage_recherche doit être triée par ordre croissant.
  • 0 : Recherche la première valeur exactement égale à valeur_recherchée. plage_recherche n'a pas besoin d'être triée.
  • -1 : Recherche la plus petite valeur supérieure ou égale à valeur_recherchée. plage_recherche doit être triée par ordre décroissant.

Combiner INDEX et EQUIV

Pour utiliser INDEX et EQUIV ensemble, vous utilisez EQUIV pour trouver le numéro de ligne ou de colonne correspondant à votre critère de recherche, puis vous utilisez INDEX pour renvoyer la valeur à cette position.

Exemple pratique d'INDEX et EQUIV

Reprenons l'exemple du tableau des produits avec les colonnes Code produit, Nom du produit et Prix unitaire.

1. Saisissez le code produit dont vous voulez le prix dans une cellule, par exemple E1.
2. Entrez la formule suivante dans une autre cellule, par exemple E2 : =INDEX(C1:C100;EQUIV(E1;A1:A100;0))

Cette formule fonctionne comme suit :

• EQUIV(E1;A1:A100;0) recherche le code produit de la cellule E1 dans la plage A1:A100 et renvoie sa position (le numéro de ligne où il se trouve).
• INDEX(C1:C100; ...) utilise ce numéro de ligne pour renvoyer la valeur correspondante de la plage C1:C100 (la colonne des prix unitaires).

Description textuelle de l'image : Un tableau Excel avec les colonnes Code Produit, Nom du Produit, Prix Unitaire. Une cellule E1 contient un code produit, et la cellule E2 contient la formule INDEX et EQUIV qui renvoie le prix unitaire correspondant.

Avantages d'INDEX et EQUIV par rapport à RECHERCHEV

• Flexibilité : Vous pouvez rechercher dans n'importe quelle colonne ou ligne, pas seulement dans la première colonne ou ligne.
• Performance : Dans certains cas, INDEX et EQUIV peuvent être plus rapides que RECHERCHEV, surtout pour les grands tableaux.
• Robustesse : Si vous insérez ou supprimez des colonnes, RECHERCHEV peut se casser si le numéro de colonne change. INDEX et EQUIV sont moins sensibles à ces modifications.

Conclusion

Les fonctions de recherche d'Excel, notamment RECHERCHEV, RECHERCHEH, INDEX et EQUIV, sont des outils puissants pour retrouver rapidement des informations dans vos feuilles de calcul. En comprenant leur fonctionnement et en les utilisant de manière appropriée, vous pouvez automatiser des tâches, gagner du temps et améliorer la précision de vos analyses. N'hésitez pas à expérimenter avec ces fonctions et à les adapter à vos besoins spécifiques. La combinaison INDEX et EQUIV offre une flexibilité accrue et est souvent préférable pour les projets plus complexes.