Calculer la Différence entre Deux Dates sur Excel : Méthodes et Astuces

Comprendre les Dates sur Excel

Avant de plonger dans les formules, il est crucial de comprendre comment Excel gère les dates. Excel stocke les dates sous forme de nombres séquentiels, où le 1er janvier 1900 est représenté par le chiffre 1. Chaque jour suivant incrémente ce nombre. Par exemple, le 2 janvier 1900 est représenté par le chiffre 2, et ainsi de suite.

Cette représentation numérique permet à Excel d'effectuer des calculs sur les dates, tels que l'addition, la soustraction et la comparaison. Cependant, pour afficher correctement ces nombres sous forme de dates, Excel utilise des formats de date spécifiques.

Formats de Date Courants

Excel propose une variété de formats de date prédéfinis, tels que:

• jj/mm/aaaa (jour/mois/année)
• mm/jj/aaaa (mois/jour/année)
• aaaa-mm-jj (année-mois-jour)
• jj-mmm-aaaa (jour-mois abrégé-année)
• mmmm jj, aaaa (mois complet jour, année)

Vous pouvez modifier le format d'une cellule contenant une date en sélectionnant la cellule, puis en allant dans l'onglet "Accueil", dans le groupe "Nombre", et en choisissant un format de date dans la liste déroulante ou en cliquant sur "Autres formats numériques…".

Méthodes Simples pour Calculer la Différence entre Deux Dates

Soustraction Directe

La méthode la plus simple pour calculer la différence entre deux dates est de les soustraire directement. Si vous avez deux dates dans les cellules A1 et B1 (où B1 est la date la plus récente), vous pouvez utiliser la formule suivante dans une autre cellule :

=B1-A1

Le résultat sera le nombre de jours entre les deux dates. Assurez-vous que la cellule contenant la formule est formatée en tant que nombre (et non en tant que date) pour afficher le résultat correctement.

Exemple :

• A1 contient 01/01/2023
• B1 contient 15/01/2023
• =B1-A1 renvoie 14 (jours)

Utilisation de la Fonction JOURS

La fonction JOURS permet de calculer le nombre de jours entre deux dates. La syntaxe est la suivante :

=JOURS(date_fin; date_début)

Où date_fin est la date la plus récente et date_début est la date la plus ancienne.

Exemple :

• A1 contient 01/01/2023
• B1 contient 15/01/2023
• =JOURS(B1;A1) renvoie 14 (jours)

La fonction JOURS est plus explicite que la soustraction directe et peut rendre votre feuille de calcul plus facile à comprendre.

Calculer la Différence en Années, Mois et Jours

Pour des calculs plus complexes, comme la différence en années, mois et jours, vous pouvez utiliser la fonction DATEDIF.

Utilisation de la Fonction DATEDIF

La fonction DATEDIF (Date Difference) est une fonction cachée d'Excel (elle n'apparaît pas dans la liste des fonctions suggérées), mais elle est très utile pour calculer la différence entre deux dates en différentes unités.

La syntaxe est la suivante :

=DATEDIF(date_début; date_fin; unité)

Où :

• date_début est la date la plus ancienne.
• date_fin est la date la plus récente.
• unité est un code qui spécifie l'unité de temps à calculer. Les codes les plus courants sont :
  • "Y" : Nombre d'années complètes entre les dates.
  • "M" : Nombre de mois complets entre les dates.
  • "D" : Nombre de jours entre les dates.
  • "YM" : Nombre de mois restants après avoir soustrait les années complètes.
  • "YD" : Nombre de jours restants après avoir soustrait les années complètes.
  • "MD" : Nombre de jours restants après avoir soustrait les mois complets.

Exemples :

• A1 contient 01/01/2020
• B1 contient 15/03/2023
  • =DATEDIF(A1;B1;"Y") renvoie 3 (années)
  • =DATEDIF(A1;B1;"M") renvoie 38 (mois)
  • =DATEDIF(A1;B1;"D") renvoie 1108 (jours)
  • =DATEDIF(A1;B1;"YM") renvoie 2 (mois restants après les 3 années)
  • =DATEDIF(A1;B1;"YD") renvoie 73 (jours restants après les 3 années)
  • =DATEDIF(A1;B1;"MD") renvoie 14 (jours restants après les 38 mois)

Combiner DATEDIF pour un Résultat Complet

Vous pouvez combiner plusieurs fonctions DATEDIF pour afficher la différence entre deux dates de manière plus conviviale. Par exemple, pour afficher la différence en années, mois et jours, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=DATEDIF(A1;B1;"Y") & " années, " & DATEDIF(A1;B1;"YM") & " mois, " & DATEDIF(A1;B1;"MD") & " jours"

Si A1 contient 01/01/2020 et B1 contient 15/03/2023, cette formule renverra : 3 années, 2 mois, 14 jours

Erreurs Courantes et Comment les Éviter

Dates Incorrectement Formatées

L'une des erreurs les plus courantes est de saisir des dates dans un format qu'Excel ne reconnaît pas. Assurez-vous que vos dates sont saisies dans un format valide (par exemple, jj/mm/aaaa, mm/jj/aaaa, etc.) et que la cellule est formatée en tant que date.

Cellules Formatées en Texte

Si une cellule est formatée en texte, Excel traitera la date comme du texte et ne pourra pas effectuer de calculs dessus. Pour corriger cela, sélectionnez la cellule, allez dans l'onglet "Accueil", dans le groupe "Nombre", et choisissez un format de date.

Utilisation Incorrecte de DATEDIF

La fonction DATEDIF est sensible à l'ordre des dates. Assurez-vous que la date de début est bien antérieure à la date de fin. Si vous inversez les dates, vous obtiendrez un résultat incorrect ou une erreur.

De plus, vérifiez attentivement les codes d'unité ("Y", "M", "D", etc.) pour vous assurer que vous obtenez le résultat souhaité.

Astuces et Bonnes Pratiques

• Utilisez des noms de cellules : Au lieu d'utiliser des références de cellules directes (A1, B1), vous pouvez définir des noms pour vos cellules de dates (par exemple, "DateDébut", "DateFin"). Cela rend vos formules plus faciles à comprendre et à maintenir.
• Validez vos données : Utilisez la validation des données pour vous assurer que les dates saisies sont valides et dans le bon format. Vous pouvez définir des règles de validation pour limiter les dates à une plage spécifique ou à un format particulier.
• Documentez vos formules : Ajoutez des commentaires à vos formules pour expliquer ce qu'elles font. Cela peut être utile pour vous-même ou pour d'autres utilisateurs qui pourraient travailler avec votre feuille de calcul.
• Testez vos formules : Vérifiez toujours vos formules avec des exemples de données pour vous assurer qu'elles fonctionnent correctement. Utilisez des dates limites (par exemple, début et fin d'année) pour tester la robustesse de vos formules.

Exemples Avancés

Calculer l'Âge à Partir d'une Date de Naissance

Pour calculer l'âge d'une personne à partir de sa date de naissance, vous pouvez utiliser la fonction DATEDIF avec la date du jour (obtenue avec la fonction AUJOURDHUI()):

=DATEDIF(A1;AUJOURDHUI();"Y")

Où A1 contient la date de naissance.

Calculer le Nombre de Jours Ouvrables entre Deux Dates

Excel offre la fonction NB.JOURS.OUVRES pour calculer le nombre de jours ouvrables entre deux dates, en excluant les week-ends (samedi et dimanche) et les jours fériés (facultatif).

La syntaxe est la suivante :

=NB.JOURS.OUVRES(date_début; date_fin; [jours_fériés])

Où date_début et date_fin sont les dates de début et de fin, et [jours_fériés] est une plage de cellules contenant les dates des jours fériés (facultatif).

Exemple :

• A1 contient 01/01/2023
• B1 contient 31/01/2023
• C1:C3 contient les dates des jours fériés : 02/01/2023, 09/01/2023, 16/01/2023
• =NB.JOURS.OUVRES(A1;B1;C1:C3) renvoie 19 (jours ouvrables)

Calculer le Nombre de Jours Ouvrables Internationaux

Pour calculer le nombre de jours ouvrables en tenant compte des week-ends spécifiques à un pays (par exemple, vendredi et samedi dans certains pays du Moyen-Orient), vous pouvez utiliser la fonction NB.JOURS.OUVRES.INTL.

La syntaxe est la suivante :

=NB.JOURS.OUVRES.INTL(date_début; date_fin; [week-end]; [jours_fériés])

Où :

• date_début et date_fin sont les dates de début et de fin.
• [week-end] est un code numérique ou une chaîne de 7 caractères indiquant les jours du week-end. Par exemple, 1 pour samedi et dimanche, 11 pour dimanche et lundi, ou "0000011" pour vendredi et samedi.
• [jours_fériés] est une plage de cellules contenant les dates des jours fériés (facultatif).

Exemple :

• A1 contient 01/01/2023
• B1 contient 31/01/2023
• C1:C3 contient les dates des jours fériés : 02/01/2023, 09/01/2023, 16/01/2023
• =NB.JOURS.OUVRES.INTL(A1;B1;"0000011";C1:C3) renvoie le nombre de jours ouvrables entre les deux dates, en excluant les vendredis et samedis et les jours fériés.

En conclusion, Excel offre une gamme complète de fonctions et de méthodes pour calculer la différence entre deux dates, allant des simples soustractions aux calculs complexes tenant compte des jours ouvrables et des jours fériés. En comprenant comment Excel gère les dates et en utilisant les bonnes formules, vous pouvez facilement gérer et analyser vos données temporelles avec précision.