Comment créer un menu déroulant Excel (Liste de choix facile) ?

Simplifiez votre saisie de données avec un menu déroulant Excel

Un menu déroulant Excel, ou liste de choix, est une fonctionnalité qui permet de sélectionner une valeur parmi une liste prédéfinie. Au lieu de taper manuellement les données dans une cellule, l'utilisateur choisit une option dans un menu. Cela réduit les erreurs de saisie, uniformise les données et accélère le processus.

Pourquoi utiliser un menu déroulant Excel ?

• Réduction des erreurs : Éliminez les fautes de frappe et les incohérences dans vos données.
• Standardisation des données : Assurez-vous que les données sont saisies de manière uniforme, facilitant l'analyse et le reporting.
• Gain de temps : Accélérez la saisie des données en sélectionnant simplement une option.
• Amélioration de l'expérience utilisateur : Rendez vos feuilles de calcul plus intuitives et conviviales.
• Contrôle des données : Limitez les valeurs possibles dans une cellule, garantissant l'intégrité des données.

Création d'un menu déroulant simple : la validation des données

La méthode la plus courante pour créer un menu déroulant dans Excel est d'utiliser la fonctionnalité de validation des données. Voici les étapes à suivre :

1. Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules où vous souhaitez insérer le menu déroulant.
2. Allez dans l'onglet "Données" du ruban Excel.
3. Cliquez sur "Validation des données" (souvent représentée par une icône avec une coche et un cercle).
4. Dans la fenêtre "Validation des données", assurez-vous que l'onglet "Options" est sélectionné.
5. Dans la liste déroulante "Autoriser", sélectionnez "Liste".
6. Dans le champ "Source", vous avez plusieurs options :
   • Taper directement les éléments de la liste, séparés par des virgules (par exemple, "Oui,Non,Peut-être").
   • Référencer une plage de cellules contenant les éléments de la liste (par exemple, "=A1:A10"). C'est la méthode recommandée pour une liste plus longue ou susceptible d'évoluer.

Exemple pratique : Créer un menu déroulant pour le statut d'une tâche

Supposons que vous ayez une colonne "Statut" dans votre feuille de suivi des tâches. Vous voulez créer un menu déroulant avec les options "À faire", "En cours" et "Terminé".

1. Sélectionnez les cellules de la colonne "Statut" où vous voulez le menu déroulant.
2. Allez dans "Données" > "Validation des données".
3. Dans "Autoriser", choisissez "Liste".
4. Dans "Source", tapez "À faire,En cours,Terminé" (sans les guillemets).
5. Cliquez sur "OK".

Maintenant, chaque cellule sélectionnée aura un menu déroulant avec les trois options.

Utiliser une plage de cellules comme source du menu déroulant

Si votre liste d'options est longue ou si vous prévoyez de la modifier, il est préférable d'utiliser une plage de cellules comme source. Voici comment faire :

1. Créez une liste des options dans une colonne de votre feuille de calcul (par exemple, de A1 à A10).
2. Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules où vous voulez le menu déroulant.
3. Allez dans "Données" > "Validation des données".
4. Dans "Autoriser", choisissez "Liste".
5. Dans "Source", tapez "=A1:A10" (en remplaçant A1:A10 par la plage de cellules contenant votre liste).
6. Cliquez sur "OK".

L'avantage de cette méthode est que vous pouvez facilement modifier la liste en modifiant les valeurs dans les cellules A1 à A10, et le menu déroulant sera automatiquement mis à jour.

Personnalisation du menu déroulant : messages d'entrée et d'erreur

La validation des données vous permet également de personnaliser l'expérience utilisateur en ajoutant des messages d'entrée et d'erreur.

• Message d'entrée : Affiche un message lorsque l'utilisateur sélectionne la cellule, expliquant ce qu'il doit faire.
• Message d'erreur : Affiche un message si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste.

Ajouter un message d'entrée

1. Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules avec le menu déroulant.
2. Allez dans "Données" > "Validation des données".
3. Sélectionnez l'onglet "Message de saisie".
4. Cochez la case "Afficher le message de saisie quand la cellule est sélectionnée".
5. Entrez un titre et un message pour expliquer à l'utilisateur comment utiliser le menu déroulant.
6. Cliquez sur "OK".

Ajouter un message d'erreur

1. Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules avec le menu déroulant.
2. Allez dans "Données" > "Validation des données".
3. Sélectionnez l'onglet "Alerte d'erreur".
4. Cochez la case "Afficher l'alerte d'erreur si des données non valides sont saisies".
5. Choisissez un style d'alerte (Arrêt, Avertissement ou Information).
6. Entrez un titre et un message pour expliquer à l'utilisateur pourquoi sa saisie est invalide et comment la corriger.
7. Cliquez sur "OK".

Exemple de message d'erreur personnalisé

Style : Arrêt Titre : Saisie incorrecte Message : Veuillez sélectionner une option dans la liste déroulante.

Menus déroulants dynamiques : la fonction DECALER et les tableaux structurés

Pour créer des menus déroulants plus sophistiqués qui se mettent à jour automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments de la liste source, vous pouvez utiliser la fonction DECALER ou les tableaux structurés.

Utiliser la fonction DECALER

La fonction DECALER permet de créer une plage dynamique qui s'adapte à la taille de votre liste. Voici comment l'utiliser pour un menu déroulant :

1. Créez une liste des options dans une colonne (par exemple, de A1 à A10).
2. Définissez un nom pour la plage dynamique en allant dans l'onglet "Formules" > "Gestionnaire de noms" > "Nouveau".
3. Dans le champ "Nom", entrez un nom pour votre plage (par exemple, "ListeOptions").
4. Dans le champ "Fait référence à", entrez la formule suivante : =DECALER(Feuil1!$A$1;0;0;NBVAL(Feuil1!$A:$A);1)
   • Remplacez "Feuil1" par le nom de votre feuille de calcul.
   • Remplacez "$A$1" par la première cellule de votre liste.
   • NBVAL(Feuil1!$A:$A) compte le nombre de cellules non vides dans la colonne A.
5. Cliquez sur "OK".
6. Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules où vous voulez le menu déroulant.
7. Allez dans "Données" > "Validation des données".
8. Dans "Autoriser", choisissez "Liste".
9. Dans "Source", tapez "=ListeOptions" (le nom que vous avez défini).
10. Cliquez sur "OK".

Maintenant, lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments de la liste dans la colonne A, le menu déroulant se mettra automatiquement à jour.

Utiliser les tableaux structurés

Les tableaux structurés (anciennement appelés "tableaux Excel") offrent une autre façon de créer des menus déroulants dynamiques. Ils ont l'avantage d'être plus faciles à utiliser et à comprendre que la fonction DECALER.

1. Créez une liste des options dans une colonne.
2. Sélectionnez la liste et allez dans "Insertion" > "Tableau".
3. Assurez-vous que la case "Mon tableau comporte des en-têtes" est cochée si votre liste a un titre.
4. Cliquez sur "OK".
5. Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules où vous voulez le menu déroulant.
6. Allez dans "Données" > "Validation des données".
7. Dans "Autoriser", choisissez "Liste".
8. Dans "Source", tapez "=Tableau1[Colonne1]" (en remplaçant "Tableau1" par le nom de votre tableau et "Colonne1" par le nom de votre colonne). Vous pouvez aussi sélectionner la colonne du tableau directement.
9. Cliquez sur "OK".

Lorsque vous ajoutez ou supprimez des lignes dans le tableau, le menu déroulant se mettra à jour automatiquement.

Menus déroulants en cascade (dépendants)

Un menu déroulant en cascade, ou menu déroulant dépendant, est un menu dont les options dépendent de la sélection faite dans un autre menu déroulant. Par exemple, vous pourriez avoir un premier menu déroulant pour choisir un pays, et un deuxième menu déroulant qui affiche uniquement les villes de ce pays.

La création de menus déroulants en cascade est plus complexe et nécessite l'utilisation de noms définis et de la fonction INDIRECT. Il est plus facile d'utiliser Power Query pour ce cas d'usage (voir ci-dessous).

Exemple avec Power Query (Get & Transform Data)

Power Query est une fonctionnalité puissante d'Excel qui permet de transformer et de charger des données. Il peut être utilisé pour créer des menus déroulants en cascade de manière plus simple et intuitive.

1. Organisez vos données : Créez une table avec vos données hiérarchiques. Par exemple, une colonne "Pays" et une colonne "Ville".
2. Chargez les données dans Power Query : Sélectionnez votre table et allez dans "Données" > "Obtenir et transformer des données" > "À partir d'une table/plage".
3. Créez une requête pour chaque niveau : Créez une requête pour extraire les pays uniques et une autre requête pour extraire les villes uniques pour chaque pays.
4. Chargez les requêtes dans Excel : Chargez chaque requête dans une feuille de calcul en tant que tableau.
5. Créez les menus déroulants : Utilisez la validation des données pour créer les menus déroulants, en utilisant les tableaux chargés depuis Power Query comme sources.
6. Utilisez la fonction FILTER pour filtrer les villes : Dans la validation des données du deuxième menu déroulant (villes), utilisez la fonction FILTER pour filtrer les villes en fonction du pays sélectionné dans le premier menu déroulant. Par exemple: =FILTER(TableauVilles[Ville],TableauVilles[Pays]=CellulePays) où TableauVilles est le tableau contenant les villes et les pays, et CellulePays est la cellule contenant le pays sélectionné.

Astuces et bonnes pratiques

• Utilisez des noms descriptifs pour vos plages de cellules pour faciliter la maintenance de vos feuilles de calcul.
• Testez vos menus déroulants après les avoir créés pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement.
• Utilisez des messages d'entrée et d'erreur clairs et concis pour guider les utilisateurs.
• Protégez vos feuilles de calcul pour empêcher les utilisateurs de modifier accidentellement les listes source.
• Pensez à la convivialité : Organisez vos listes de manière logique et utilisez des options claires et faciles à comprendre.

Erreurs courantes à éviter

• Oublier de définir une liste source : Assurez-vous d'avoir une liste d'options valide avant de créer le menu déroulant.
• Saisir des données incorrectes dans la liste source : Vérifiez l'orthographe et la cohérence des données dans votre liste source.
• Ne pas personnaliser les messages d'erreur : Un message d'erreur générique est inutile. Personnalisez-le pour aider l'utilisateur à comprendre le problème et à le résoudre.
• Utiliser des références de cellules incorrectes : Vérifiez que les références de cellules dans la validation des données sont correctes.
• Ne pas protéger la feuille de calcul : Protégez votre feuille de calcul pour éviter les modifications accidentelles des menus déroulants.

En suivant ces conseils et en évitant ces erreurs courantes, vous serez en mesure de créer des menus déroulants Excel efficaces et conviviaux qui amélioreront la qualité et l'efficacité de vos feuilles de calcul.