Excel : Comment trier par date simplement et efficacement ?

Comprendre l'importance de trier par date dans Excel

Trier par date dans Excel est crucial pour plusieurs raisons. Cela permet de :

• Analyser les tendances: Identifier les évolutions au fil du temps.
• Organiser les informations: Faciliter la recherche et la consultation des données.
• Prendre des décisions éclairées: Baser vos décisions sur des données chronologiquement structurées.
• Gagner du temps: Accéder rapidement aux informations pertinentes.

Méthode simple : Utiliser le bouton "Trier" d'Excel

La méthode la plus simple pour excel trier par date est d'utiliser les boutons de tri intégrés dans Excel. Voici les étapes à suivre :

1. Sélectionnez la colonne contenant les dates que vous souhaitez trier. Assurez-vous que les dates sont au format date reconnu par Excel. Si Excel ne reconnait pas le format, passez à la section sur la mise en forme des dates.

2. Cliquez sur l'onglet "Données" dans le ruban Excel.

3. Dans le groupe "Trier et filtrer", cliquez sur le bouton "Trier". Une boîte de dialogue "Trier" s'ouvre.

4. Dans la boîte de dialogue "Trier", assurez-vous que la colonne que vous souhaitez trier est sélectionnée dans le champ "Colonne".

5. Dans le champ "Trier sur", sélectionnez "Valeurs".

6. Dans le champ "Ordre", choisissez "Du plus ancien au plus récent" ou "Du plus récent au plus ancien", selon vos besoins.

7. Cliquez sur "OK". Excel triera les données de la colonne sélectionnée en fonction de la date.

Capture d'écran: [Description: Capture d'écran montrant la boîte de dialogue "Trier" dans Excel, avec les options "Colonne", "Trier sur", et "Ordre" mises en évidence.]

Astuce : Trier rapidement avec les boutons A-Z et Z-A

Vous pouvez également utiliser les boutons de tri rapide A-Z et Z-A (du plus petit au plus grand et inversement) situés dans l'onglet "Données". Excel détectera automatiquement si la colonne contient des dates et effectuera le tri en conséquence. Cependant, il est préférable d'utiliser la boîte de dialogue "Trier" pour plus de contrôle.

Trier par date avec plusieurs critères

Il est souvent nécessaire de trier les données par date, mais également en fonction d'autres critères. Par exemple, vous pourriez vouloir trier les commandes par date de livraison, puis par montant de la commande. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez l'ensemble de votre tableau de données.

2. Cliquez sur l'onglet "Données", puis sur le bouton "Trier".

3. Dans la boîte de dialogue "Trier", commencez par ajouter le premier niveau de tri :

   • Dans le champ "Colonne", sélectionnez la colonne contenant les dates (par exemple, "Date de livraison").
   • Dans le champ "Trier sur", sélectionnez "Valeurs".
   • Dans le champ "Ordre", choisissez "Du plus ancien au plus récent" ou "Du plus récent au plus ancien".

4. Cliquez sur le bouton "Ajouter un niveau". Un nouveau niveau de tri apparaît.

5. Pour le deuxième niveau de tri :

   • Dans le champ "Colonne", sélectionnez la colonne contenant le deuxième critère de tri (par exemple, "Montant de la commande").
   • Dans le champ "Trier sur", sélectionnez "Valeurs".
   • Dans le champ "Ordre", choisissez "Du plus petit au plus grand" ou "Du plus grand au plus petit".

6. Vous pouvez ajouter d'autres niveaux de tri si nécessaire en répétant les étapes 4 et 5.

7. Cliquez sur "OK". Excel triera les données en fonction des critères que vous avez définis, en respectant l'ordre des niveaux de tri.

Capture d'écran: [Description: Capture d'écran montrant la boîte de dialogue "Trier" avec plusieurs niveaux de tri configurés.]

Astuce : Modifier l'ordre des niveaux de tri

Si vous souhaitez modifier l'ordre des niveaux de tri, sélectionnez un niveau et utilisez les boutons "Monter" et "Descendre" situés à droite de la boîte de dialogue "Trier".

Assurer la reconnaissance des dates par Excel

Un problème courant lors du tri par date est qu'Excel ne reconnaît pas correctement les dates. Cela peut être dû à un format de date incorrect ou à des données textuelles au lieu de dates. Voici comment résoudre ce problème :

1. Vérifiez le format de date de la colonne. Sélectionnez la colonne contenant les dates et cliquez avec le bouton droit de la souris. Choisissez "Format de cellule...".

2. Dans la boîte de dialogue "Format de cellule", sélectionnez l'onglet "Nombre".

3. Dans la liste "Catégorie", sélectionnez "Date".

4. Choisissez un format de date approprié dans la liste "Type". Assurez-vous que le format correspond à celui utilisé dans vos données (par exemple, "jj/mm/aaaa" ou "mm/jj/aaaa").

5. Cliquez sur "OK".

Capture d'écran: [Description: Capture d'écran montrant la boîte de dialogue "Format de cellule" avec la catégorie "Date" sélectionnée.]

Erreur courante : Dates reconnues comme du texte

Si les dates sont reconnues comme du texte, vous devrez les convertir en dates réelles. Voici comment faire :

1. Sélectionnez la colonne contenant les dates formatées en texte.

2. Cliquez sur l'onglet "Données", puis sur "Convertir".

3. L'Assistant Conversion s'ouvre. Généralement, les paramètres par défaut conviennent. Cliquez sur "Suivant" jusqu'à l'étape 3.

4. À l'étape 3, dans la section "Aperçu des données", sélectionnez la colonne de date.

5. Dans la section "Format des données de la colonne", choisissez "Date" et sélectionnez le format de date approprié.

6. Cliquez sur "Terminer".

Capture d'écran: [Description: Capture d'écran montrant l'Assistant Conversion d'Excel, avec l'option "Date" sélectionnée dans le format des données de la colonne.]

Alternative : Utiliser une formule pour convertir le texte en date

Si l'Assistant Conversion ne fonctionne pas, vous pouvez utiliser une formule pour convertir le texte en date. Par exemple, si vos dates sont au format "aaaa-mm-jj", vous pouvez utiliser la formule suivante :

=DATE(GAUCHE(A1;4);MID(A1;6;2);DROITE(A1;2))

Où A1 est la cellule contenant la date au format texte. Cette formule extrait l'année, le mois et le jour de la chaîne de texte et les combine pour former une date reconnue par Excel.

Trier par date avec des cellules vides

Si votre colonne de dates contient des cellules vides, Excel peut ne pas trier correctement les données. Pour éviter ce problème, vous pouvez :

• Remplacer les cellules vides par une date par défaut. Par exemple, vous pouvez les remplacer par la date la plus ancienne ou la plus récente de votre ensemble de données, selon vos besoins.
• Filtrer les cellules vides avant de trier. Vous pouvez utiliser la fonction de filtre d'Excel pour masquer temporairement les cellules vides, puis effectuer le tri sur les données restantes.

Trier par date et heure combinées

Si vos données contiennent des dates et des heures combinées, Excel peut trier les données en fonction de l'heure également. Assurez-vous que le format de cellule est défini sur un format date et heure (par exemple, "jj/mm/aaaa hh:mm").

Utiliser la fonction TRIER (Excel 365 et versions ultérieures)

Pour les utilisateurs d'Excel 365 et des versions ultérieures, la fonction TRIER offre une méthode plus flexible et dynamique pour trier les données. Contrairement à la méthode classique qui modifie l'ordre des données dans la feuille, TRIER crée une nouvelle plage triée sans affecter les données originales.

La syntaxe de base est :

=TRIER(plage; [no_index]; [ordre]; [par_col]; [plage_par])

• plage: La plage de cellules à trier.
• no_index (facultatif): Le numéro de la colonne ou de la ligne à utiliser comme base pour le tri. Par défaut, c'est la première colonne.
• ordre (facultatif): 1 pour trier en ordre croissant (par défaut), -1 pour trier en ordre décroissant.
• par_col (facultatif): FAUX pour trier par ligne (par défaut), VRAI pour trier par colonne.
• plage_par (facultatif): Une plage de cellules à utiliser comme base pour le tri si no_index est omis.

Exemple : Pour trier une plage de dates (A1:A10) du plus récent au plus ancien :

=TRIER(A1:A10;;-1)

Cela créera une nouvelle plage triée, laissant vos données originales intactes. L'intérêt principal est la flexibilité et la non-altération des données de base.

Bonnes pratiques pour un tri efficace par date

• Vérifiez toujours le format de date avant de trier.
• Utilisez des formats de date standard pour éviter les erreurs.
• Évitez de mélanger des données textuelles et des dates dans la même colonne.
• Utilisez les filtres pour affiner votre tri et masquer les données non pertinentes.
• Faites des sauvegardes régulières de vos feuilles de calcul pour éviter la perte de données.

Erreurs à éviter lors du tri par date

• Trier une colonne contenant des cellules vides sans prendre de précautions.
• Utiliser un format de date incorrect.
• Trier sans sélectionner l'ensemble du tableau de données, ce qui peut entraîner des incohérences.
• Ne pas vérifier les résultats du tri après l'avoir effectué.