Fichier Temporaire Excel : Pourquoi il existe et comment le récupérer ?

Comprendre les Fichiers Temporaires Excel

Les fichiers temporaires Excel sont des copies de sauvegarde créées automatiquement par le logiciel pendant que vous travaillez sur un classeur. Ils servent de filet de sécurité en cas de fermeture inattendue du programme, de panne de courant ou de crash du système. Ces fichiers sont généralement stockés dans un emplacement spécifique et sont supprimés une fois que vous avez enregistré et fermé correctement votre document Excel.

Pourquoi Excel Crée des Fichiers Temporaires ?

Excel crée des fichiers temporaires pour plusieurs raisons essentielles :

• Protection contre la perte de données: La raison principale est de protéger votre travail contre la perte de données. Si Excel se ferme de manière inattendue, vous pouvez récupérer une version récente de votre fichier à partir du fichier temporaire.
• Sauvegarde automatique: Excel effectue des sauvegardes automatiques à intervalles réguliers (par défaut, toutes les 10 minutes). Ces sauvegardes sont stockées dans des fichiers temporaires.
• Gestion des modifications: Les fichiers temporaires permettent également à Excel de gérer les modifications que vous apportez à votre document avant de les enregistrer de manière permanente.

Comment Identifier un Fichier Temporaire Excel ?

Les fichiers temporaires Excel ont généralement une extension spécifique, souvent commençant par un tilde (~) ou un symbole dollar ($), suivis d'un nom similaire à celui du fichier original et de l'extension ".tmp". Par exemple, si votre fichier Excel s'appelle "RapportVentes.xlsx", le fichier temporaire pourrait s'appeler "~$RapportVentes.xlsx" ou "$RapportVentes.tmp".

Il est important de noter que ces fichiers sont souvent cachés par défaut. Vous devrez donc activer l'affichage des fichiers cachés dans votre explorateur de fichiers pour les voir.

Récupérer un Fichier Temporaire Excel

Si Excel se ferme de manière inattendue, la première chose à faire est de relancer le programme. Dans la plupart des cas, Excel détectera automatiquement qu'un fichier temporaire existe et vous proposera de le récupérer.

Récupération Automatique par Excel

Au redémarrage, Excel affiche généralement un volet de récupération de document sur le côté gauche de l'écran. Ce volet liste les fichiers temporaires disponibles. Vous pouvez simplement cliquer sur le fichier que vous souhaitez récupérer pour l'ouvrir.

Recherche Manuelle des Fichiers Temporaires

Si Excel ne propose pas la récupération automatique, vous pouvez rechercher manuellement les fichiers temporaires. Voici comment procéder :

1. Afficher les fichiers cachés : Dans l'explorateur de fichiers, allez dans l'onglet "Affichage" et cochez la case "Éléments masqués".
2. Rechercher les fichiers temporaires : Utilisez la fonction de recherche de Windows (ou de votre système d'exploitation) et recherchez les fichiers avec l'extension ".tmp" ou ceux dont le nom commence par "~". Vous pouvez également rechercher des fichiers dont la date de modification correspond à la date et l'heure du crash.
3. Localisation des fichiers temporaires : L'emplacement par défaut des fichiers temporaires peut varier en fonction de votre version d'Excel et de votre système d'exploitation. Voici quelques emplacements courants :
   • C:\Users\VotreNomUtilisateur\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
   • C:\Users\VotreNomUtilisateur\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\
   • Le même dossier que le fichier Excel original.
4. Ouvrir le fichier temporaire : Une fois que vous avez trouvé un fichier temporaire qui semble correspondre à votre document, essayez de l'ouvrir avec Excel. Si le fichier est corrompu, Excel peut vous proposer de le réparer.

Exemple pratique : Récupérer un fichier non enregistré après un crash

Imaginez que vous travaillez sur un fichier nommé "Prévisions_2024.xlsx". Soudain, votre ordinateur plante et vous perdez tout votre travail non enregistré. Voici les étapes à suivre pour tenter de récupérer votre fichier :

1. Redémarrez votre ordinateur et relancez Excel.
2. Si Excel détecte le crash, il affichera un volet de récupération de document. Recherchez un fichier nommé "Prévisions_2024.xlsx" ou un fichier temporaire similaire.
3. Si aucun fichier n'est affiché, activez l'affichage des fichiers cachés dans l'explorateur de fichiers.
4. Recherchez les fichiers ".tmp" ou "~$Prévisions_2024.xlsx" dans les dossiers mentionnés ci-dessus.
5. Ouvrez le fichier temporaire le plus récent avec Excel. Si Excel vous propose de réparer le fichier, acceptez.
6. Enregistrez le fichier récupéré sous un nouveau nom pour éviter d'écraser le fichier original (par exemple, "Prévisions_2024_Recup.xlsx").

Gérer Efficacement les Fichiers Temporaires Excel

Bien que les fichiers temporaires soient utiles pour la récupération de données, il est important de les gérer correctement pour éviter les problèmes.

Configurer la Sauvegarde Automatique

Excel vous permet de configurer la fréquence de la sauvegarde automatique. Il est recommandé de réduire l'intervalle de sauvegarde pour minimiser la perte de données en cas de crash. Voici comment faire :

1. Ouvrez Excel et allez dans l'onglet "Fichier".
2. Cliquez sur "Options".
3. Dans la boîte de dialogue "Options Excel", sélectionnez "Enregistrement".
4. Cochez la case "Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les" et définissez un intervalle de temps plus court (par exemple, 5 minutes).
5. Vérifiez également que l'option "Conserver la dernière version enregistrée automatiquement si je ferme sans enregistrer" est cochée.

Supprimer les Fichiers Temporaires Inutiles

Les fichiers temporaires peuvent occuper de l'espace disque. Il est donc conseillé de supprimer régulièrement les fichiers temporaires inutiles. Vous pouvez le faire manuellement en recherchant les fichiers ".tmp" et "~$" et en les supprimant, ou utiliser un outil de nettoyage de disque pour automatiser le processus.

Erreurs Courantes et Comment les Éviter

• Ne pas enregistrer régulièrement : La principale erreur est de ne pas enregistrer régulièrement votre travail. Même avec la sauvegarde automatique, il est important d'enregistrer manuellement votre fichier de temps en temps, surtout après avoir effectué des modifications importantes.
• Ignorer les messages d'erreur : Si Excel affiche un message d'erreur concernant la sauvegarde automatique ou la récupération de fichiers, ne l'ignorez pas. Essayez de comprendre la cause de l'erreur et de la résoudre.
• Supprimer les fichiers temporaires en cours d'utilisation : Évitez de supprimer les fichiers temporaires pendant qu'Excel est en cours d'exécution, car cela pourrait entraîner des problèmes.

Astuces Avancées

• Utiliser OneDrive ou SharePoint : Si vous utilisez OneDrive ou SharePoint, vos fichiers Excel sont automatiquement synchronisés et sauvegardés dans le cloud. Cela offre une protection supplémentaire contre la perte de données.
• Activer l'historique des versions : OneDrive et SharePoint vous permettent également d'activer l'historique des versions, ce qui vous permet de revenir à des versions antérieures de votre fichier si nécessaire.
• Créer des copies de sauvegarde manuelles : En plus de la sauvegarde automatique, vous pouvez créer des copies de sauvegarde manuelles de vos fichiers importants. Il suffit de copier votre fichier Excel et de le coller dans un autre emplacement (par exemple, un disque dur externe ou une clé USB).

En conclusion, les fichiers temporaires Excel sont un outil précieux pour la récupération de données en cas de crash ou de fermeture inattendue. En comprenant leur fonctionnement et en les gérant efficacement, vous pouvez minimiser le risque de perdre votre travail et gagner en tranquillité d'esprit.