Comprendre le fonctionnement des dates dans Excel
Avant de plonger dans les fonctions date Excel, il est crucial de comprendre comment Excel gère les dates en interne. Excel stocke les dates sous forme de nombres séquentiels, où chaque nombre représente un jour. Le 1er janvier 1900 est considéré comme le jour 1. Ainsi, le 2 janvier 1900 est le jour 2, et ainsi de suite. Cette représentation numérique permet à Excel d'effectuer facilement des calculs sur les dates, tels que l'addition ou la soustraction de jours.
Pourquoi Excel utilise des nombres pour les dates?
Cette méthode de stockage, bien qu'invisible pour l'utilisateur lambda, est essentielle pour effectuer des opérations arithmétiques sur les dates. Imaginons que vous souhaitiez calculer la date d'échéance d'un projet, qui est dans 30 jours à partir d'aujourd'hui. Excel peut facilement effectuer cette addition en ajoutant 30 au nombre représentant la date d'aujourd'hui. La fonction FORMAT() permet ensuite d'afficher ce nombre sous un format de date lisible.
Formats de date dans Excel
Excel propose une grande variété de formats de date prédéfinis, allant des formats courts (par exemple, 01/01/2024) aux formats longs (par exemple, 1 janvier 2024). Vous pouvez également créer vos propres formats de date personnalisés en utilisant des codes spécifiques, tels que jj pour le jour, mm pour le mois et aaaa pour l'année. Pour modifier le format d'une date, sélectionnez la cellule contenant la date, puis accédez à l'onglet "Accueil", groupe "Nombre", et choisissez le format souhaité dans la liste déroulante ou cliquez sur "Autres formats numériques" pour accéder à des options plus avancées.
Les principales fonctions date Excel
Excel propose une vaste gamme de fonctions dédiées à la manipulation des dates. Voici quelques-unes des plus importantes:
DATE : Créer une date à partir d'éléments séparés
La fonction DATE permet de créer une date à partir de trois éléments distincts: l'année, le mois et le jour. Sa syntaxe est la suivante: =DATE(année, mois, jour).
Exemple pratique:
Pour créer la date du 15 mars 2024, vous utiliserez la formule suivante: =DATE(2024, 3, 15). Excel affichera alors la date correspondante, formatée selon le format par défaut de votre feuille de calcul. Vous pouvez ensuite modifier le format si nécessaire.
AUJOURDHUI : Obtenir la date du jour
La fonction AUJOURDHUI renvoie la date actuelle. Elle ne prend aucun argument et sa syntaxe est simplement =AUJOURDHUI(). Cette fonction est particulièrement utile pour automatiser des tâches qui dépendent de la date du jour, comme le calcul d'échéances ou la génération de rapports quotidiens.
Exemple pratique:
Si vous souhaitez afficher la date du jour dans une cellule, il vous suffit d'entrer la formule =AUJOURDHUI() dans cette cellule. La date sera automatiquement mise à jour chaque jour.
MAINTENANT : Obtenir la date et l'heure actuelles
Similaire à AUJOURDHUI, la fonction MAINTENANT renvoie la date et l'heure actuelles. Sa syntaxe est également très simple: =MAINTENANT(). Elle est utile pour enregistrer le moment exact où une action a été effectuée, par exemple dans un journal d'événements.
Exemple pratique:
Pour afficher la date et l'heure actuelles dans une cellule, utilisez la formule =MAINTENANT(). Comme pour la fonction AUJOURDHUI, la date et l'heure seront mises à jour dynamiquement.
JOUR, MOIS, ANNEE : Extraire des informations d'une date
Ces trois fonctions permettent d'extraire respectivement le jour, le mois et l'année d'une date. Leurs syntaxes sont les suivantes:
=JOUR(date)=MOIS(date)=ANNEE(date)
Exemple pratique:
Si la cellule A1 contient la date 25/12/2024, alors:
=JOUR(A1)renverra 25=MOIS(A1)renverra 12=ANNEE(A1)renverra 2024
Ces fonctions sont très utiles pour analyser des données temporelles et effectuer des regroupements par jour, mois ou année.
JOURSEM : Déterminer le jour de la semaine
La fonction JOURSEM renvoie un nombre représentant le jour de la semaine d'une date donnée. Sa syntaxe est =JOURSEM(date, [type]). L'argument type est optionnel et permet de spécifier le système de numérotation des jours de la semaine. Par défaut, le dimanche est considéré comme le jour 1.
Exemple pratique:
Si la cellule A1 contient la date 10/03/2024 (qui est un dimanche), alors:
=JOURSEM(A1)renverra 1=JOURSEM(A1, 2)renverra 7 (si vous utilisez le type 2, le lundi est le jour 1 et le dimanche le jour 7)
FIN.MOIS : Trouver le dernier jour du mois
La fonction FIN.MOIS renvoie la date du dernier jour du mois, un nombre de mois avant ou après une date donnée. Sa syntaxe est =FIN.MOIS(date_départ, mois). L'argument mois peut être positif (pour un mois futur) ou négatif (pour un mois passé).
Exemple pratique:
Si la cellule A1 contient la date 15/03/2024, alors:
=FIN.MOIS(A1, 0)renverra 31/03/2024 (le dernier jour du mois de mars 2024)=FIN.MOIS(A1, 1)renverra 30/04/2024 (le dernier jour du mois d'avril 2024)=FIN.MOIS(A1, -1)renverra 29/02/2024 (le dernier jour du mois de février 2024)
DATEDIF : Calculer la différence entre deux dates
La fonction DATEDIF permet de calculer la différence entre deux dates en termes de jours, de mois ou d'années. Sa syntaxe est =DATEDIF(date_début, date_fin, unité). L'argument unité spécifie l'unité de temps à utiliser pour le calcul (par exemple, "d" pour jours, "m" pour mois, "y" pour années).
Exemple pratique:
Si la cellule A1 contient la date 01/01/2023 et la cellule B1 contient la date 31/12/2023, alors:
=DATEDIF(A1, B1, "d")renverra 364 (le nombre de jours entre les deux dates)=DATEDIF(A1, B1, "m")renverra 11 (le nombre de mois complets entre les deux dates)=DATEDIF(A1, B1, "y")renverra 0 (le nombre d'années complètes entre les deux dates)
Attention: La fonction DATEDIF n'est pas documentée officiellement par Microsoft, mais elle reste disponible et fonctionnelle dans Excel. Il est important de noter que son comportement peut être imprévisible dans certains cas limites.
Exemples concrets d'utilisation des fonctions date Excel
Calculer l'âge à partir d'une date de naissance
Pour calculer l'âge d'une personne à partir de sa date de naissance, vous pouvez utiliser la fonction DATEDIF combinée à la fonction AUJOURDHUI. Supposons que la date de naissance se trouve dans la cellule A1. La formule suivante calculera l'âge en années:
=DATEDIF(A1, AUJOURDHUI(), "y")
Calculer le nombre de jours ouvrés entre deux dates
Excel propose la fonction NB.JOURS.OUVRES pour calculer le nombre de jours ouvrés (c'est-à-dire les jours non fériés) entre deux dates. Sa syntaxe est =NB.JOURS.OUVRES(date_début, date_fin, [jours_fériés]). L'argument jours_fériés est optionnel et permet de spécifier une plage de cellules contenant les dates des jours fériés à exclure du calcul.
Exemple pratique:
Si la cellule A1 contient la date 01/01/2024 et la cellule B1 contient la date 31/01/2024, et que la plage C1:C3 contient les dates des jours fériés (par exemple, 01/01/2024, 08/01/2024, 29/01/2024), alors la formule suivante calculera le nombre de jours ouvrés entre les deux dates, en excluant les jours fériés:
=NB.JOURS.OUVRES(A1, B1, C1:C3)
Créer un calendrier dynamique
Vous pouvez utiliser les fonctions date Excel pour créer un calendrier dynamique qui se met à jour automatiquement chaque année. Voici une approche possible:
- Dans une cellule (par exemple, A1), entrez l'année du calendrier.
- Dans une autre cellule (par exemple, A2), entrez la formule
=DATE(A1, 1, 1)pour obtenir la date du 1er janvier de l'année spécifiée. - Utilisez les fonctions
JOURSEM,JOUR,MOISetANNEEpour extraire les informations nécessaires et afficher les jours du mois dans un format de calendrier. - Utilisez la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les week-ends et les jours fériés.
Erreurs courantes et comment les éviter
Erreur #VALEUR! lors de l'utilisation des fonctions date
Cette erreur se produit généralement lorsque vous essayez d'utiliser une fonction date sur une cellule qui ne contient pas une date valide. Assurez-vous que les cellules contenant des dates sont correctement formatées en tant que dates.
Dates affichées sous forme de nombres
Si vos dates s'affichent sous forme de nombres, cela signifie qu'Excel n'a pas reconnu le format de date. Sélectionnez les cellules concernées, puis accédez à l'onglet "Accueil", groupe "Nombre", et choisissez un format de date approprié.
Calculs de dates incorrects
Vérifiez que vous utilisez les bonnes fonctions et que vous avez correctement spécifié les arguments. N'oubliez pas que les dates sont stockées sous forme de nombres, donc si vous effectuez des opérations arithmétiques incorrectes, vous obtiendrez des résultats inattendus.
Conclusion
Les fonctions date Excel sont des outils puissants qui vous permettent de manipuler et d'analyser efficacement les données temporelles. En maîtrisant ces fonctions, vous pouvez automatiser des tâches, calculer des délais, extraire des informations et créer des calendriers dynamiques. N'hésitez pas à expérimenter et à explorer les différentes options disponibles pour optimiser votre gestion du temps avec Excel.