Comment utiliser la formule RECHERCHEV Excel pour gagner du temps ?

La formule RECHERCHEV Excel : Guide complet pour une recherche efficace

RECHERCHEV (ou VLOOKUP en anglais) est une fonction Excel qui permet de rechercher une valeur dans la première colonne d'une plage de cellules, puis de renvoyer une valeur dans la même ligne, mais dans une colonne différente. C'est un outil puissant pour extraire des informations spécifiques d'un tableau de données.

Syntaxe de la formule RECHERCHEV

La syntaxe de base de la formule RECHERCHEV est la suivante :

=RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

Décortiquons chaque argument :

• valeur_recherchée : La valeur que vous souhaitez rechercher dans la première colonne de la table.
• table_matrice : La plage de cellules dans laquelle la recherche sera effectuée. La première colonne de cette plage est celle où la valeur_recherchée sera cherchée.
• no_index_col : Le numéro de la colonne dans table_matrice qui contient la valeur à renvoyer. Par exemple, si vous voulez renvoyer la valeur de la troisième colonne, vous mettrez 3.
• [valeur_proche] : Un argument optionnel qui indique si vous voulez une correspondance exacte ou approximative. VRAI (ou omis) pour une correspondance approximative (la table doit être triée), FAUX pour une correspondance exacte. Il est fortement recommandé d'utiliser FAUX pour éviter des erreurs.

Exemple pratique de RECHERCHEV

Imaginons un tableau contenant une liste de produits avec leurs références, leurs prix et leurs quantités en stock.

Vous souhaitez connaître le prix du produit ayant la référence REF003. Vous pouvez utiliser la formule suivante :

=RECHERCHEV("REF003";A1:D5;3;FAUX)

• "REF003" est la valeur recherchée.
• A1:D5 est la table matrice.
• 3 est le numéro de la colonne contenant le prix (la troisième colonne de la table).
• FAUX indique que nous voulons une correspondance exacte.

Cette formule renverra la valeur 60, qui est le prix du produit REF003.

Correspondance exacte vs. Correspondance approximative

L'argument [valeur_proche] est crucial. Utiliser VRAI (ou l'omettre) permet de trouver une correspondance approximative. Cela signifie qu'Excel renverra la valeur de la ligne où la valeur_recherchée est la plus proche (inférieure ou égale) de la valeur recherchée, à condition que la première colonne de la table_matrice soit triée en ordre croissant. Si la table n'est pas triée ou si vous voulez une correspondance exacte, utilisez FAUX. L'utilisation de VRAI sans trier les données peut conduire à des résultats incorrects et difficiles à diagnostiquer. Il est fortement recommandé d'utiliser FAUX sauf si vous avez une raison spécifique d'utiliser une correspondance approximative et que vous êtes certain que vos données sont triées correctement.

Erreurs courantes avec RECHERCHEV et comment les éviter

• L'erreur #N/A : Cette erreur signifie que la valeur_recherchée n'a pas été trouvée dans la première colonne de la table_matrice. Vérifiez l'orthographe de la valeur_recherchée et assurez-vous qu'elle existe bien dans la table. Vérifiez également que l'argument [valeur_proche] est correctement défini (préférez FAUX).
• L'erreur #REF! : Cette erreur se produit si le no_index_col est supérieur au nombre de colonnes dans la table_matrice. Vérifiez que le numéro de la colonne est correct.
• Résultats incorrects avec la correspondance approximative : Comme mentionné précédemment, assurez-vous que la première colonne de la table_matrice est triée en ordre croissant si vous utilisez VRAI pour la correspondance approximative.

Bonnes pratiques pour utiliser RECHERCHEV

• Utiliser des noms de plages : Au lieu d'utiliser des références de cellules comme A1:D5, vous pouvez définir un nom de plage pour votre table. Cela rendra votre formule plus lisible et plus facile à maintenir. Par exemple, vous pouvez nommer la plage A1:D5 "TableauProduits". Votre formule deviendrait alors : =RECHERCHEV("REF003";TableauProduits;3;FAUX).
• Utiliser le verrouillage de cellules : Si vous copiez votre formule vers d'autres cellules, assurez-vous d'utiliser le verrouillage de cellules (avec le symbole $) pour éviter que la table_matrice ne se décale. Par exemple, A$1:D$5 verrouillera les lignes de la plage.
• Combiner RECHERCHEV avec la fonction SIERREUR : Pour gérer l'erreur #N/A de manière plus élégante, vous pouvez combiner RECHERCHEV avec la fonction SIERREUR. Cela vous permet d'afficher un message personnalisé si la valeur_recherchée n'est pas trouvée. Par exemple : =SIERREUR(RECHERCHEV("REF003";TableauProduits;3;FAUX);"Produit non trouvé").

Alternatives à RECHERCHEV : INDEX EQUIV et RECHERCHEH

Bien que RECHERCHEV soit une fonction puissante, elle a quelques limitations. Elle ne peut rechercher que dans la première colonne d'une table et renvoie une valeur dans une colonne à droite. Pour surmonter ces limitations, vous pouvez utiliser les fonctions INDEX EQUIV ou RECHERCHEH.

INDEX EQUIV : La combinaison gagnante pour une recherche flexible

La combinaison des fonctions INDEX et EQUIV est souvent considérée comme une alternative plus flexible et plus puissante à RECHERCHEV.

• INDEX : Renvoie la valeur d'une cellule dans une plage, en spécifiant le numéro de ligne et le numéro de colonne.
• EQUIV : Renvoie la position relative d'une valeur dans une plage.

La syntaxe est la suivante:

=INDEX(plage_résultat; EQUIV(valeur_recherchée; plage_recherche; [type_correspondance]))

• plage_résultat : La plage de cellules contenant la valeur que vous souhaitez renvoyer.
• valeur_recherchée : La valeur à rechercher.
• plage_recherche : La plage de cellules où rechercher la valeur_recherchée.
• [type_correspondance] : 0 pour une correspondance exacte, 1 pour une correspondance inférieure ou -1 pour une correspondance supérieure (comme pour RECHERCHEV, il est recommandé d'utiliser 0).

Avantages d'INDEX EQUIV par rapport à RECHERCHEV :

• Flexibilité de la colonne de recherche : Vous pouvez rechercher dans n'importe quelle colonne de la table, pas seulement la première.
• Insensible à l'ajout/suppression de colonnes : Si vous insérez ou supprimez des colonnes dans votre table, la formule INDEX EQUIV continuera à fonctionner correctement, contrairement à RECHERCHEV qui pourrait renvoyer des résultats incorrects si le no_index_col devient incorrect.
• Plus performant pour les grandes tables : Dans certains cas, INDEX EQUIV peut être plus rapide que RECHERCHEV pour les grandes tables.

Exemple pratique d'INDEX EQUIV :

Reprenons notre tableau de produits :

Pour trouver le prix du produit ayant la référence REF003, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=INDEX(C2:C5;EQUIV("REF003";A2:A5;0))

• C2:C5 est la plage contenant les prix (la plage_résultat).
• "REF003" est la valeur recherchée.
• A2:A5 est la plage contenant les références (la plage_recherche).
• 0 indique que nous voulons une correspondance exacte.

Cette formule renverra la valeur 60, comme avec RECHERCHEV.

RECHERCHEH : La recherche horizontale

RECHERCHEH (ou HLOOKUP en anglais) est l'équivalent horizontal de RECHERCHEV. Au lieu de rechercher dans la première colonne, elle recherche dans la première ligne d'une table. La syntaxe est similaire à RECHERCHEV :

=RECHERCHEH(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_ligne; [valeur_proche])

• valeur_recherchée : La valeur que vous souhaitez rechercher dans la première ligne de la table.
• table_matrice : La plage de cellules dans laquelle la recherche sera effectuée. La première ligne de cette plage est celle où la valeur_recherchée sera cherchée.
• no_index_ligne : Le numéro de la ligne dans table_matrice qui contient la valeur à renvoyer.
• [valeur_proche] : Un argument optionnel qui indique si vous voulez une correspondance exacte ou approximative (VRAI ou FAUX).

RECHERCHEH est utile lorsque vos données sont organisées horizontalement plutôt que verticalement.

Exemple pratique de RECHERCHEH :

Pour trouver le prix du produit ayant la référence REF003, vous pouvez utiliser la formule suivante :

=RECHERCHEH("REF003";A1:E4;3;FAUX)

• "REF003" est la valeur recherchée.
• A1:E4 est la table matrice.
• 3 est le numéro de la ligne contenant le prix (la troisième ligne de la table).
• FAUX indique que nous voulons une correspondance exacte.

Cette formule renverra la valeur 60.

Conclusion : Maîtriser la recherche de données sur Excel

La formule RECHERCHEV est un outil puissant pour la recherche de données dans Excel, mais elle a ses limites. Comprendre ses alternatives, comme INDEX EQUIV et RECHERCHEH, vous permettra d'adapter votre approche en fonction de la structure de vos données et de vos besoins spécifiques. En maîtrisant ces fonctions, vous gagnerez en efficacité et en précision dans vos analyses et vos tâches quotidiennes sur Excel. N'hésitez pas à expérimenter et à pratiquer avec des exemples concrets pour consolider vos connaissances et exploiter pleinement le potentiel de ces outils.