Gestion des stocks Excel : Maîtrisez votre inventaire en un clin d'œil

Pourquoi utiliser Excel pour la gestion des stocks ?

Excel offre de nombreux avantages pour la gestion des stocks, notamment :

• Accessibilité : Presque toutes les entreprises possèdent déjà Excel.
• Flexibilité : Vous pouvez personnaliser votre feuille de calcul pour répondre à vos besoins spécifiques.
• Simplicité : Pas besoin de compétences techniques avancées pour démarrer.
• Coût : Économique par rapport aux logiciels de gestion de stocks dédiés (surtout pour les petites entreprises).
• Facilité d'apprentissage : De nombreuses ressources et tutoriels sont disponibles en ligne.

Bien sûr, Excel a aussi ses limites. Pour les entreprises avec des stocks très importants ou des besoins complexes, un logiciel spécialisé peut être plus approprié. Cependant, pour la plupart des PME, Excel constitue une excellente solution de départ.

Créer un modèle de gestion des stocks Excel : étape par étape

Voici comment créer un modèle de base pour la gestion de vos stocks dans Excel :

1. Ouvrez Excel et créez un nouveau classeur.
2. Nommez la première feuille de calcul "Inventaire".

3. Créez les en-têtes de colonnes suivants :

   • Référence produit
   • Nom du produit
   • Fournisseur
   • Prix d'achat unitaire
   • Prix de vente unitaire
   • Quantité en stock
   • Seuil de réapprovisionnement
   • Date de dernière entrée
   • Date de dernière sortie

   Explication des colonnes :

   • Référence produit: Identifiant unique de chaque produit (ex: REF-001).
   • Nom du produit: Description du produit (ex: T-shirt coton bio).
   • Fournisseur: Nom du fournisseur du produit (ex: Fournisseur ABC).
   • Prix d'achat unitaire: Prix auquel vous achetez le produit (ex: 5€).
   • Prix de vente unitaire: Prix auquel vous vendez le produit (ex: 12€).
   • Quantité en stock: Nombre d'unités disponibles en stock (ex: 50).
   • Seuil de réapprovisionnement: Niveau de stock en dessous duquel vous devez commander (ex: 20).
   • Date de dernière entrée: Date de la dernière réception de stock (ex: 01/01/2024).
   • Date de dernière sortie: Date de la dernière vente/utilisation du produit (ex: 15/01/2024).

4. Saisissez vos données initiales pour chaque produit. Remplissez chaque ligne avec les informations correspondant à chaque article de votre inventaire.

5. Mettez en forme votre tableau. Utilisez les outils de mise en forme d'Excel (couleurs, bordures, polices) pour rendre votre tableau plus lisible et agréable à utiliser.

6. Créez une colonne "Statut" pour indiquer si un produit doit être réapprovisionné. Utilisez la fonction SI pour automatiser cette colonne. Par exemple, dans la cellule K2 (en supposant que la colonne "Quantité en stock" est en G et le "Seuil de réapprovisionnement" est en H), entrez la formule suivante : =SI(G2<=H2;"À réapprovisionner";"OK"). Cette formule affiche "À réapprovisionner" si la quantité en stock est inférieure ou égale au seuil de réapprovisionnement, et "OK" dans le cas contraire.

7. Créez une deuxième feuille de calcul nommée "Entrées/Sorties".

8. Créez les en-têtes de colonnes suivants :

   • Date
   • Référence produit
   • Type d'opération (Entrée/Sortie)
   • Quantité
   • Commentaire (facultatif)

9. Utilisez cette feuille pour enregistrer chaque mouvement de stock. Chaque fois que vous recevez de nouveaux produits (entrée) ou que vous en vendez/utilisez (sortie), enregistrez l'opération dans cette feuille.

Automatiser la mise à jour des stocks

Pour que votre système de gestion des stocks soit efficace, il est crucial d'automatiser la mise à jour des quantités en stock. Voici comment faire :

1. Retournez dans votre feuille "Inventaire".

2. Dans la colonne "Quantité en stock" (par exemple, colonne G), utilisez une formule pour calculer automatiquement la quantité en stock en fonction des entrées et sorties enregistrées dans la feuille "Entrées/Sorties".

   Pour cela, vous pouvez utiliser la fonction SOMME.SI.ENS. Voici un exemple de formule à entrer dans la cellule G2 (en supposant que la colonne "Référence produit" dans la feuille "Inventaire" est en A et que les colonnes "Date", "Référence produit", "Type d'opération" et "Quantité" dans la feuille "Entrées/Sorties" sont respectivement en A, B, C et D) :

   =SOMME.SI.ENS('Entrées/Sorties'!D:D;'Entrées/Sorties'!B:B;A2;'Entrées/Sorties'!C:C;"Entrée")-SOMME.SI.ENS('Entrées/Sorties'!D:D;'Entrées/Sorties'!B:B;A2;'Entrées/Sorties'!C:C;"Sortie") + [QuantitéInitiale]

   • SOMME.SI.ENS('Entrées/Sorties'!D:D;'Entrées/Sorties'!B:B;A2;'Entrées/Sorties'!C:C;"Entrée") : Cette partie de la formule additionne toutes les quantités de la colonne D de la feuille "Entrées/Sorties" où la référence produit (colonne B) correspond à la référence produit de la ligne actuelle dans la feuille "Inventaire" (A2) et où le type d'opération (colonne C) est "Entrée".
   • SOMME.SI.ENS('Entrées/Sorties'!D:D;'Entrées/Sorties'!B:B;A2;'Entrées/Sorties'!C:C;"Sortie") : Cette partie soustrait toutes les quantités de la colonne D de la feuille "Entrées/Sorties" où la référence produit (colonne B) correspond à la référence produit de la ligne actuelle dans la feuille "Inventaire" (A2) et où le type d'opération (colonne C) est "Sortie".
   • [QuantitéInitiale] : Remplacez ceci par la valeur initiale du stock pour ce produit. Si vous n'avez pas de stock initial, mettez simplement 0.

   Important : Adaptez les références de colonnes à votre propre feuille de calcul.

3. Copiez la formule vers le bas pour toutes les lignes de votre tableau.

Visualiser vos données avec des graphiques

Les graphiques peuvent vous aider à visualiser l'évolution de vos stocks et à identifier les tendances. Voici quelques idées :

• Graphique d'évolution des stocks par produit : Créez un graphique linéaire pour visualiser l'évolution de la quantité en stock d'un produit au fil du temps.
• Graphique de répartition des stocks par catégorie : Créez un graphique circulaire pour visualiser la répartition de votre stock par catégorie de produits.
• Histogramme des produits à réapprovisionner : Créez un histogramme pour visualiser le nombre de produits qui doivent être réapprovisionnés.

Pour créer un graphique dans Excel, sélectionnez les données que vous souhaitez visualiser, puis cliquez sur l'onglet "Insertion" et choisissez le type de graphique approprié.

Optimiser votre gestion des stocks Excel

Voici quelques conseils pour optimiser votre système de gestion des stocks Excel :

• Utilisez des listes déroulantes pour faciliter la saisie des données. Par exemple, vous pouvez créer une liste déroulante pour la colonne "Type d'opération" dans la feuille "Entrées/Sorties" avec les options "Entrée" et "Sortie".
• Utilisez la validation des données pour éviter les erreurs de saisie. Par exemple, vous pouvez définir une règle de validation des données pour la colonne "Quantité" afin d'autoriser uniquement les nombres positifs.
• Protégez votre feuille de calcul pour éviter les modifications accidentelles. Vous pouvez protéger certaines cellules ou l'ensemble de la feuille de calcul.
• Sauvegardez régulièrement votre fichier Excel. Il est important de sauvegarder régulièrement votre fichier Excel pour éviter de perdre vos données en cas de problème.
• Automatisez l'envoi d'alertes par e-mail. Utilisez des macros VBA pour envoyer automatiquement des alertes par e-mail lorsque le stock d'un produit atteint le seuil de réapprovisionnement. (Niveau avancé)
• Intégrez votre feuille Excel avec d'autres outils. Vous pouvez intégrer votre feuille Excel avec d'autres outils, tels que votre logiciel de comptabilité ou votre plateforme de commerce électronique, pour automatiser davantage le processus de gestion des stocks. (Niveau avancé)

Formules Excel utiles pour la gestion des stocks

Voici quelques formules Excel qui peuvent vous être utiles pour la gestion des stocks :

• SOMME.SI : Permet d'additionner les valeurs d'une plage de cellules qui répondent à un critère donné. Utile pour calculer le total des entrées ou des sorties pour un produit spécifique.
• SOMME.SI.ENS : Permet d'additionner les valeurs d'une plage de cellules qui répondent à plusieurs critères. Utile pour calculer le total des entrées ou des sorties pour un produit spécifique et une période donnée.
• NB.SI : Permet de compter le nombre de cellules qui répondent à un critère donné. Utile pour compter le nombre de produits qui doivent être réapprovisionnés.
• NB.SI.ENS : Permet de compter le nombre de cellules qui répondent à plusieurs critères. Utile pour compter le nombre de produits qui doivent être réapprovisionnés et qui appartiennent à une catégorie spécifique.
• RECHERCHEV : Permet de rechercher une valeur dans une colonne d'un tableau et de renvoyer la valeur correspondante dans une autre colonne. Utile pour récupérer le prix d'achat ou le prix de vente d'un produit à partir de sa référence.
• INDEX et EQUIV : Ces deux fonctions combinées offrent une alternative plus flexible à RECHERCHEV. Elles permettent de rechercher une valeur dans une ligne ou une colonne et de renvoyer la valeur correspondante dans une autre ligne ou colonne.
• SI : Permet d'effectuer un test logique et de renvoyer une valeur si le test est vrai et une autre valeur si le test est faux. Utile pour déterminer si un produit doit être réapprovisionné.

Erreurs à éviter dans la gestion des stocks Excel

Voici quelques erreurs courantes à éviter dans la gestion des stocks Excel :

• Saisie manuelle des données : La saisie manuelle des données est une source d'erreurs. Dans la mesure du possible, automatisez le processus de saisie des données en utilisant des listes déroulantes, la validation des données ou des macros VBA.
• Absence de sauvegarde : Ne pas sauvegarder régulièrement votre fichier Excel peut entraîner la perte de vos données en cas de problème.
• Formules incorrectes : Des formules incorrectes peuvent entraîner des erreurs dans le calcul des quantités en stock ou des seuils de réapprovisionnement.
• Manque de suivi : Un manque de suivi régulier de votre inventaire peut entraîner des ruptures de stock ou un excès de stock.
• Ne pas tenir compte des délais de livraison : Ne pas tenir compte des délais de livraison peut entraîner des ruptures de stock.

Conclusion

La gestion des stocks avec Excel est une solution efficace et abordable pour les petites et moyennes entreprises. En suivant les conseils et les étapes décrits dans cet article, vous pouvez créer un système de gestion des stocks personnalisé qui répond à vos besoins spécifiques. N'oubliez pas de mettre à jour régulièrement votre fichier Excel et de l'optimiser au fur et à mesure que votre entreprise grandit. Avec une bonne organisation et un suivi rigoureux, Excel peut vous aider à maîtriser votre inventaire et à améliorer votre rentabilité.