Comment créer un menu déroulant Excel qui simplifie vos données ?

Créer un menu déroulant Excel : Le guide complet

Un menu déroulant dans Excel, également appelé liste déroulante, est un contrôle qui permet aux utilisateurs de sélectionner une valeur à partir d'une liste prédéfinie. C'est un outil puissant pour standardiser la saisie de données, minimiser les erreurs de frappe et rendre vos feuilles de calcul plus conviviales.

Pourquoi utiliser des menus déroulants dans Excel ?

Les avantages des menus déroulants sont nombreux :

• Amélioration de la précision des données : En limitant les options de saisie à une liste prédéfinie, vous réduisez considérablement les erreurs de frappe et les incohérences.
• Gain de temps : La sélection d'une option dans un menu déroulant est beaucoup plus rapide que la saisie manuelle, surtout pour les données répétitives.
• Standardisation des données : Les menus déroulants garantissent que les données sont saisies de manière uniforme, ce qui facilite l'analyse et la création de rapports.
• Amélioration de la convivialité : Les menus déroulants rendent les feuilles de calcul plus intuitives et plus faciles à utiliser pour les personnes qui ne sont pas familières avec Excel.

Étapes pour créer un menu déroulant Excel

La création d'un menu déroulant dans Excel est un processus simple en plusieurs étapes.

Étape 1 : Préparer la liste des options

La première étape consiste à créer la liste des options qui apparaîtront dans le menu déroulant. Vous pouvez saisir ces options directement dans une feuille de calcul ou les importer à partir d'une autre source de données.

Exemple : Supposons que vous souhaitez créer un menu déroulant pour sélectionner le département d'une entreprise. Vous pouvez créer une liste des départements dans une feuille de calcul distincte, par exemple, dans la colonne A :

• A1 : Marketing
• A2 : Ventes
• A3 : Finance
• A4 : Ressources Humaines
• A5 : Informatique

Étape 2 : Sélectionner la cellule où insérer le menu déroulant

Cliquez sur la cellule où vous souhaitez insérer le menu déroulant. C'est dans cette cellule que l'utilisateur pourra sélectionner une option dans la liste déroulante.

Étape 3 : Accéder à la fonctionnalité de validation des données

• Allez dans l'onglet Données du ruban Excel.
• Dans le groupe Outils de données, cliquez sur Validation des données.

Étape 4 : Configurer les paramètres de validation

La boîte de dialogue Validation des données s'ouvre. Configurez les paramètres suivants :

• Onglet Paramètres :
  • Autoriser : Sélectionnez Liste dans le menu déroulant.
  • Source : Cliquez dans la zone de texte Source et sélectionnez la plage de cellules contenant votre liste d'options (par exemple, $A$1:$A$5 si votre liste se trouve dans la colonne A de la ligne 1 à 5). Vous pouvez également saisir directement la liste des options séparées par des virgules (par exemple, Marketing,Ventes,Finance,Ressources Humaines,Informatique).
• Onglet Message de saisie (facultatif) :
  • Vous pouvez ajouter un message de saisie qui s'affichera lorsque l'utilisateur sélectionnera la cellule contenant le menu déroulant. Ce message peut fournir des instructions ou des informations supplémentaires.
  • Titre : Saisissez un titre pour le message (par exemple, "Sélectionnez un département").
  • Message de saisie : Saisissez le message que vous souhaitez afficher (par exemple, "Veuillez sélectionner le département approprié dans la liste.").
• Onglet Alerte d'erreur (facultatif) :
  • Vous pouvez configurer une alerte d'erreur qui s'affichera si l'utilisateur tente de saisir une valeur qui n'est pas dans la liste des options.
  • Style : Choisissez le style d'alerte (Arrêt, Avertissement ou Information).
  • Titre : Saisissez un titre pour l'alerte (par exemple, "Erreur de saisie").
  • Message d'erreur : Saisissez le message d'erreur que vous souhaitez afficher (par exemple, "Veuillez sélectionner une option dans la liste déroulante.").

Étape 5 : Valider la configuration

Cliquez sur OK pour valider la configuration de la validation des données. Le menu déroulant est maintenant créé dans la cellule sélectionnée.

Exemples pratiques de menus déroulants Excel

Voici quelques exemples pratiques de l'utilisation des menus déroulants dans Excel :

• Sélectionner un état de commande : Vous pouvez créer un menu déroulant pour sélectionner l'état d'une commande (par exemple, "En attente", "En cours de traitement", "Expédiée", "Livrée", "Annulée").
• Sélectionner un type de produit : Vous pouvez créer un menu déroulant pour sélectionner le type de produit (par exemple, "Logiciel", "Matériel", "Service").
• Sélectionner un pays : Vous pouvez créer un menu déroulant pour sélectionner un pays dans une liste prédéfinie.
• Sélectionner un mois : Vous pouvez créer un menu déroulant pour sélectionner un mois de l'année.

Menus déroulants dynamiques avec la fonction DECALER

Pour créer un menu déroulant dynamique, c'est-à-dire un menu dont la liste d'options se met à jour automatiquement lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments de la liste source, vous pouvez utiliser la fonction DECALER (ou OFFSET en anglais) combinée à la fonction NBVAL (ou COUNTA en anglais).

Exemple :

Supposons que votre liste d'options se trouve dans la colonne A, à partir de la cellule A1, et que vous souhaitez créer un menu déroulant dynamique dans la cellule B1.

1. Définir un nom pour la plage dynamique : Allez dans l'onglet Formules et cliquez sur Définir un nom (ou Name Manager). Dans la boîte de dialogue, saisissez un nom pour votre plage dynamique (par exemple, MaListeDynamique).

2. Saisir la formule DECALER : Dans la zone Fait référence à (ou Refers to), saisissez la formule suivante :

   =DECALER(Feuil1!$A$1;0;0;NBVAL(Feuil1!$A:$A);1)

   • Feuil1!$A$1 : La cellule de départ de votre liste (la première cellule contenant une option).
   • 0;0 : Pas de décalage en lignes ou en colonnes.
   • NBVAL(Feuil1!$A:$A) : Le nombre de cellules non vides dans la colonne A (ce qui détermine la hauteur de la plage dynamique).
   • 1 : La largeur de la plage dynamique (une colonne).

3. Créer le menu déroulant : Sélectionnez la cellule B1, allez dans Données -> Validation des données, sélectionnez Liste dans Autoriser, et saisissez =MaListeDynamique dans la zone Source.

Maintenant, lorsque vous ajoutez ou supprimez des éléments dans la colonne A, le menu déroulant dans la cellule B1 se mettra à jour automatiquement.

Bonnes pratiques pour utiliser les menus déroulants Excel

• Utiliser des noms clairs et descriptifs pour les options de la liste. Cela rendra le menu déroulant plus facile à comprendre et à utiliser.
• Éviter d'utiliser des listes trop longues. Si la liste des options est trop longue, il peut être difficile pour l'utilisateur de trouver l'option souhaitée. Dans ce cas, envisagez d'utiliser un menu déroulant en cascade ou une autre méthode de filtrage des données.
• Protéger les cellules contenant les listes d'options. Cela empêchera les utilisateurs de modifier ou de supprimer accidentellement les options de la liste.
• Utiliser la validation des données pour garantir que les données saisies sont valides. La validation des données peut être utilisée pour s'assurer que les utilisateurs sélectionnent une option dans le menu déroulant et qu'ils ne saisissent pas de données invalides.

Erreurs courantes à éviter lors de la création de menus déroulants

• Oublier de définir la source de données. Si vous oubliez de définir la source de données pour le menu déroulant, Excel affichera une erreur.
• Saisir une source de données incorrecte. Si vous saisissez une source de données incorrecte, Excel affichera une erreur ou affichera une liste d'options incorrecte.
• Ne pas protéger les cellules contenant les listes d'options. Si vous ne protégez pas les cellules contenant les listes d'options, les utilisateurs peuvent modifier ou supprimer accidentellement les options de la liste.

Conclusion

Les menus déroulants Excel sont un outil puissant et facile à utiliser pour simplifier la saisie de données, améliorer la précision des informations et rendre vos feuilles de calcul plus conviviales. En suivant les étapes décrites dans cet article, vous serez en mesure de créer des menus déroulants efficaces et adaptés à vos besoins spécifiques. N'hésitez pas à expérimenter avec les différentes options de configuration et à explorer les fonctionnalités avancées, comme les menus déroulants dynamiques, pour exploiter pleinement le potentiel de cet outil.