Comment *RECHERCHER* efficacement dans un Excel ? 5 techniques clés

Rechercher dans un Excel: Les 5 techniques incontournables

Trouver une information spécifique dans un tableau Excel peut rapidement devenir un casse-tête si l'on ne maîtrise pas les bonnes techniques. Heureusement, Excel propose plusieurs fonctions et outils de recherche, chacun adapté à des situations particulières. Cet article vous présente 5 méthodes essentielles pour rechercher dans un Excel de manière efficace et précise.

1. La fonction RECHERCHEV (Recherche Verticale)

La fonction RECHERCHEV est sans doute la fonction de recherche la plus connue et la plus utilisée dans Excel. Elle permet de rechercher dans un Excel une valeur dans la première colonne d'une plage de cellules, puis de renvoyer une valeur située sur la même ligne dans une autre colonne de cette même plage.

Syntaxe de la fonction RECHERCHEV

=RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

• valeur_recherchée: La valeur que vous souhaitez rechercher dans un Excel. Il peut s'agir d'un texte, d'un nombre, d'une date, ou d'une référence de cellule.
• table_matrice: La plage de cellules dans laquelle vous effectuez la recherche. La première colonne de cette plage doit contenir les valeurs dans lesquelles vous recherchez valeur_recherchée.
• no_index_col: Le numéro de la colonne dans table_matrice qui contient la valeur à renvoyer. La première colonne de table_matrice est la colonne 1.
• [valeur_proche]: Argument optionnel. Indique si vous souhaitez une correspondance exacte (FAUX ou 0) ou une correspondance approximative (VRAI ou 1). Si omis, la valeur par défaut est VRAI. Il est fortement recommandé d'utiliser FAUX pour une recherche exacte, sauf si vous comprenez parfaitement l'implication d'une recherche approximative.

Exemple pratique de RECHERCHEV

Imaginez que vous avez un tableau listant des produits avec leur code, leur nom et leur prix. Vous souhaitez retrouver le prix d'un produit spécifique en connaissant son code.

Dans la cellule E2, vous entrez le code produit que vous recherchez (par exemple, P002).

Dans la cellule F2, vous entrez la formule suivante :

=RECHERCHEV(E2;A1:C3;3;FAUX)

• E2: La cellule contenant la valeur à rechercher (le code produit).
• A1:C3: La plage de cellules contenant le tableau de données.
• 3: Le numéro de la colonne contenant le prix (la troisième colonne).
• FAUX: Indique que vous souhaitez une correspondance exacte.

La fonction RECHERCHEV renverra alors le prix du produit P002, soit 50.

Bonnes pratiques pour RECHERCHEV

• Assurez-vous que la valeur_recherchée se trouve bien dans la première colonne de la table_matrice.
• Utilisez toujours FAUX pour une correspondance exacte, sauf si vous avez une raison spécifique d'utiliser une correspondance approximative.
• Si RECHERCHEV renvoie #N/A, cela signifie que la valeur_recherchée n'a pas été trouvée dans la première colonne de la table_matrice.

2. La fonction RECHERCHEH (Recherche Horizontale)

La fonction RECHERCHEH est similaire à RECHERCHEV, mais elle effectue une recherche horizontale au lieu d'une recherche verticale. Elle permet de rechercher dans un Excel une valeur dans la première ligne d'une plage de cellules, puis de renvoyer une valeur située dans la même colonne dans une autre ligne de cette même plage.

Syntaxe de la fonction RECHERCHEH

=RECHERCHEH(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_ligne; [valeur_proche])

• valeur_recherchée: La valeur que vous souhaitez rechercher dans un Excel.
• table_matrice: La plage de cellules dans laquelle vous effectuez la recherche. La première ligne de cette plage doit contenir les valeurs dans lesquelles vous recherchez valeur_recherchée.
• no_index_ligne: Le numéro de la ligne dans table_matrice qui contient la valeur à renvoyer. La première ligne de table_matrice est la ligne 1.
• [valeur_proche]: Argument optionnel. Indique si vous souhaitez une correspondance exacte (FAUX ou 0) ou une correspondance approximative (VRAI ou 1).

Exemple pratique de RECHERCHEH

Reprenons l'exemple précédent, mais transposons le tableau pour que les en-têtes soient en ligne et les données en colonne.

Dans la cellule E2, vous entrez le code produit que vous recherchez (par exemple, P002).

Dans la cellule F2, vous entrez la formule suivante :

=RECHERCHEH(E2;A1:D3;3;FAUX)

La fonction RECHERCHEH renverra alors le prix du produit P002, soit 50.

Quand utiliser RECHERCHEV et RECHERCHEH ?

• Utilisez RECHERCHEV lorsque vos données sont organisées en colonnes (la valeur recherchée se trouve dans la première colonne).
• Utilisez RECHERCHEH lorsque vos données sont organisées en lignes (la valeur recherchée se trouve dans la première ligne).

3. La combinaison INDEX et EQUIV

La combinaison des fonctions INDEX et EQUIV offre une alternative plus flexible et puissante aux fonctions RECHERCHEV et RECHERCHEH. Elle permet de rechercher dans un Excel une valeur en spécifiant à la fois la ligne et la colonne de la cellule à renvoyer.

Fonctionnement de INDEX et EQUIV

• INDEX(matrice; no_ligne; [no_colonne]): Renvoie la valeur d'une cellule située à l'intersection d'une ligne et d'une colonne spécifiées dans une plage de cellules.
• EQUIV(valeur_recherchée; plage_recherche; [type]): Renvoie la position relative d'une valeur dans une plage de cellules.

Syntaxe combinée de INDEX et EQUIV

=INDEX(plage_résultat; EQUIV(valeur_recherchée_ligne; plage_recherche_ligne; 0); EQUIV(valeur_recherchée_colonne; plage_recherche_colonne; 0))

• plage_résultat: La plage de cellules contenant la valeur à renvoyer.
• valeur_recherchée_ligne: La valeur à rechercher dans la plage de lignes.
• plage_recherche_ligne: La plage de cellules contenant les valeurs dans lesquelles vous recherchez valeur_recherchée_ligne.
• valeur_recherchée_colonne: La valeur à rechercher dans la plage de colonnes.
• plage_recherche_colonne: La plage de cellules contenant les valeurs dans lesquelles vous recherchez valeur_recherchée_colonne.
• 0: Indique une correspondance exacte dans la fonction EQUIV.

Exemple pratique de INDEX et EQUIV

Reprenons le tableau initial des produits.

Dans la cellule E2, vous entrez le code produit que vous recherchez (par exemple, P002).

Dans la cellule F2, vous entrez la formule suivante :

=INDEX(C1:C3;EQUIV(E2;A1:A3;0))

• C1:C3: La plage de cellules contenant les prix (la plage résultat).
• E2: La cellule contenant le code produit à rechercher.
• A1:A3: La plage de cellules contenant les codes produits.

La fonction INDEX et EQUIV renverra alors le prix du produit P002, soit 50.

Avantages de INDEX et EQUIV par rapport à RECHERCHEV

• Plus flexible : La colonne de recherche n'a pas besoin d'être la première colonne de la plage de données.
• Plus performante : Moins sensible aux insertions et suppressions de colonnes.
• Plus lisible : La formule est plus explicite et facile à comprendre.

4. La fonction RECHERCHE

La fonction RECHERCHE est une fonction plus ancienne d'Excel qui permet également de rechercher dans un Excel une valeur dans une plage de cellules. Cependant, elle est moins précise et moins flexible que les fonctions RECHERCHEV, RECHERCHEH et INDEX/EQUIV. Il est généralement recommandé d'utiliser les autres fonctions de recherche à la place.

Syntaxe de la fonction RECHERCHE

=RECHERCHE(valeur_recherchée; plage_recherche; [plage_résultat])

• valeur_recherchée: La valeur que vous souhaitez rechercher dans un Excel.
• plage_recherche: La plage de cellules dans laquelle vous effectuez la recherche. Les valeurs doivent être triées par ordre croissant.
• [plage_résultat]: Argument optionnel. La plage de cellules contenant les valeurs à renvoyer. Si omis, la fonction renvoie la valeur correspondante dans la plage_recherche.

Limites de la fonction RECHERCHE

• Nécessite que les valeurs dans la plage_recherche soient triées par ordre croissant.
• Peut renvoyer des résultats incorrects si les valeurs ne sont pas triées.
• Moins flexible que les autres fonctions de recherche.

5. L'outil de recherche intégré (Ctrl+F)

En plus des fonctions Excel, vous pouvez également utiliser l'outil de recherche intégré pour rechercher dans un Excel des valeurs spécifiques dans votre feuille de calcul. Cet outil est accessible en appuyant sur les touches Ctrl+F (ou Cmd+F sur Mac).

Utilisation de l'outil de recherche

1. Appuyez sur Ctrl+F pour ouvrir la boîte de dialogue "Rechercher et remplacer".
2. Dans le champ "Rechercher", entrez la valeur que vous souhaitez rechercher.
3. Cliquez sur "Suivant" pour trouver la première occurrence de la valeur.
4. Cliquez sur "Suivant" à nouveau pour passer à l'occurrence suivante.

Options de recherche avancées

La boîte de dialogue "Rechercher et remplacer" propose également des options de recherche avancées, telles que :

• "Respecter la casse" : Permet de rechercher en tenant compte des majuscules et des minuscules.
• "Mot entier seulement" : Permet de rechercher uniquement les cellules contenant le mot entier.
• "Rechercher dans" : Permet de spécifier la plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche (Feuille ou Classeur).

Remplacer des valeurs

L'outil de recherche permet également de remplacer des valeurs dans votre feuille de calcul. Pour cela, sélectionnez l'onglet "Remplacer" dans la boîte de dialogue "Rechercher et remplacer", entrez la valeur à rechercher et la valeur de remplacement, puis cliquez sur "Remplacer" ou "Remplacer tout".

Conclusion

Rechercher dans un Excel peut sembler simple, mais maîtriser les différentes techniques disponibles vous permettra de gagner un temps précieux et d'obtenir des résultats plus précis. Que vous optiez pour la fonction RECHERCHEV, RECHERCHEH, la combinaison INDEX et EQUIV ou l'outil de recherche intégré, l'important est de choisir la méthode la plus adaptée à vos besoins et à la structure de vos données. N'hésitez pas à expérimenter et à vous familiariser avec ces différentes approches pour devenir un expert de la recherche dans Excel !