Comment maîtriser RECHERCHEV Excel et éviter les erreurs courantes ?

RECHERCHEV Excel : Le guide complet pour les débutants et les experts

RECHERCHEV est une fonction Excel essentielle pour automatiser la recherche d'informations dans des tableaux de données. Elle est particulièrement utile lorsque vous devez croiser des informations provenant de différentes sources ou rechercher des données spécifiques dans une grande base de données. Ce guide vous expliquera en détail comment utiliser RECHERCHEV, en commençant par les bases et en abordant des cas d'utilisation plus avancés.

Qu'est-ce que RECHERCHEV et à quoi sert-elle ?

RECHERCHEV signifie "Recherche Verticale". Elle recherche une valeur dans la première colonne d'une plage de cellules, puis renvoie une valeur située sur la même ligne, mais dans une colonne spécifiée. Imaginez que vous avez une liste de produits avec leurs prix. RECHERCHEV peut vous aider à trouver le prix d'un produit spécifique en recherchant son nom dans la liste et en renvoyant le prix correspondant.

La syntaxe de la fonction RECHERCHEV

La syntaxe de la fonction RECHERCHEV est la suivante :

=RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

Décortiquons chaque argument :

• valeur_recherchée : La valeur que vous recherchez dans la première colonne de votre tableau.
• table_matrice : La plage de cellules dans laquelle vous effectuez la recherche. Il est crucial que la valeur recherchée se trouve dans la première colonne de cette plage.
• no_index_col : Le numéro de la colonne dans table_matrice qui contient la valeur que vous souhaitez renvoyer. La première colonne de table_matrice est la colonne 1, la deuxième est la colonne 2, et ainsi de suite.
• [valeur_proche] : Un argument facultatif qui spécifie si vous voulez une correspondance exacte ou approximative. VRAI ou omis pour une correspondance approximative (la valeur recherchée doit être triée par ordre croissant), FAUX pour une correspondance exacte.

Important : Utilisez presque toujours FAUX pour une correspondance exacte. Les correspondances approximatives sont rarement utilisées et peuvent conduire à des résultats inattendus si les données ne sont pas correctement triées.

Exemple concret : Rechercher le prix d'un produit

Imaginons un tableau Excel contenant les informations suivantes sur des produits :

Vous souhaitez trouver le prix de l'"Écran 27 pouces". Voici la formule RECHERCHEV que vous utiliserez :

=RECHERCHEV("Écran 27 pouces";A1:D5;3;FAUX)

• "Écran 27 pouces" est la valeur recherchée.
• A1:D5 est la table matrice.
• 3 est le numéro de la colonne contenant le prix (la troisième colonne de la table matrice).
• FAUX spécifie que vous voulez une correspondance exacte.

Cette formule renverra 249 €.

Guide étape par étape pour utiliser RECHERCHEV

1. Identifiez la valeur que vous souhaitez rechercher. Dans l'exemple ci-dessus, c'est le nom du produit "Écran 27 pouces".
2. Identifiez la table de données (table_matrice) où se trouve cette valeur et l'information que vous voulez récupérer. Assurez-vous que la valeur recherchée se trouve dans la première colonne de cette table.
3. Déterminez le numéro de la colonne (no_index_col) qui contient l'information que vous voulez renvoyer. Comptez les colonnes à partir de la première colonne de la table_matrice.
4. Choisissez le type de correspondance (valeur_proche). Presque toujours FAUX pour une correspondance exacte.
5. Entrez la formule RECHERCHEV dans la cellule où vous souhaitez afficher le résultat.

Erreurs courantes avec RECHERCHEV et comment les éviter

RECHERCHEV est une fonction puissante, mais elle peut être source d'erreurs si elle n'est pas utilisée correctement. Voici les erreurs les plus courantes et comment les éviter :

• Erreur #N/A : Cette erreur signifie que la valeur recherchée n'a pas été trouvée dans la première colonne de la table_matrice. Vérifiez les points suivants :
  • Assurez-vous que la valeur recherchée existe réellement dans la première colonne.
  • Vérifiez l'orthographe de la valeur recherchée et assurez-vous qu'elle correspond exactement à la valeur dans la table (attention aux espaces en début ou fin de texte).
  • Si vous utilisez une correspondance exacte (FAUX), assurez-vous qu'il n'y a pas d'espaces supplémentaires ou de caractères invisibles dans les cellules.
• Erreur #REF! : Cette erreur se produit si le numéro de colonne (no_index_col) est supérieur au nombre de colonnes dans la table_matrice. Vérifiez que le numéro de colonne est correct.
• Correspondance incorrecte : Si vous utilisez une correspondance approximative (VRAI) et que vos données ne sont pas triées par ordre croissant, vous obtiendrez des résultats incorrects. Utilisez presque toujours FAUX pour une correspondance exacte.
• Plage incorrecte (table_matrice) : Assurez-vous que la plage de cellules spécifiée dans table_matrice est correcte et qu'elle inclut à la fois la colonne où vous recherchez la valeur et la colonne contenant la valeur que vous voulez renvoyer.
• La valeur recherchée n'est pas dans la première colonne : RECHERCHEV exige que la valeur recherchée soit dans la première colonne de la table_matrice. Si ce n'est pas le cas, vous devez réorganiser vos données ou utiliser une autre fonction comme INDEX et EQUIV.

RECHERCHEV avec références absolues et relatives

Lorsque vous copiez une formule RECHERCHEV vers d'autres cellules, les références de cellules peuvent changer. Pour éviter cela, vous pouvez utiliser des références absolues en ajoutant des signes dollar ($) devant les lettres des colonnes et les numéros des lignes. Par exemple :

• $A$1 est une référence absolue à la cellule A1. Elle ne changera pas lorsque vous copierez la formule.
• A$1 est une référence mixte. La colonne changera lors de la copie, mais pas la ligne.
• $A1 est une référence mixte. La ligne changera lors de la copie, mais pas la colonne.
• A1 est une référence relative. Elle changera lors de la copie.

Par exemple, si vous voulez que la table_matrice A1:D5 reste fixe lorsque vous copiez la formule, vous utiliserez $A$1:$D$5.

Alternatives à RECHERCHEV : INDEX et EQUIV

Bien que RECHERCHEV soit une fonction puissante, elle présente certaines limitations. Une alternative plus flexible est d'utiliser les fonctions INDEX et EQUIV combinées.

• INDEX : Renvoie la valeur d'une cellule dans une plage en fonction de son numéro de ligne et de son numéro de colonne.
• EQUIV : Renvoie la position d'une valeur dans une plage.

En combinant ces deux fonctions, vous pouvez effectuer des recherches plus complexes et contourner les limitations de RECHERCHEV (par exemple, la nécessité que la valeur recherchée soit dans la première colonne).

Voici un exemple d'utilisation de INDEX et EQUIV pour obtenir le même résultat que RECHERCHEV dans l'exemple précédent :

=INDEX(C1:C5;EQUIV("Écran 27 pouces";A1:A5;0))

• C1:C5 est la plage contenant les prix (la colonne que vous voulez renvoyer).
• EQUIV("Écran 27 pouces";A1:A5;0) renvoie la position de "Écran 27 pouces" dans la plage A1:A5 (la colonne des noms de produits).
• INDEX renvoie la valeur de la cellule dans C1:C5 à la position renvoyée par EQUIV.

Cas d'utilisation avancés de RECHERCHEV

• Recherche sur plusieurs feuilles : Vous pouvez utiliser RECHERCHEV pour rechercher des informations dans une autre feuille de calcul. Il suffit de spécifier le nom de la feuille dans la table_matrice (par exemple, 'Feuil2'!A1:D5).
• RECHERCHEV imbriquée : Vous pouvez imbriquer plusieurs fonctions RECHERCHEV pour effectuer des recherches plus complexes.
• RECHERCHEV avec validation de données : Vous pouvez utiliser RECHERCHEV pour valider des données saisies par l'utilisateur. Par exemple, vous pouvez créer une liste déroulante de produits et utiliser RECHERCHEV pour afficher automatiquement le prix du produit sélectionné.

Bonnes pratiques pour utiliser RECHERCHEV

• Utilisez des noms de plage : Au lieu d'utiliser des références de cellules (par exemple, A1:D5), vous pouvez définir des noms de plage (par exemple, TableauProduits). Cela rend vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir.
• Vérifiez les erreurs : Utilisez la fonction SIERREUR pour gérer les erreurs #N/A et afficher un message plus convivial (par exemple, "Produit non trouvé").
• Commentez vos formules : Utilisez des commentaires pour expliquer ce que fait chaque partie de la formule. Cela vous aidera à comprendre la formule plus tard et à la modifier si nécessaire.
• Testez vos formules : Assurez-vous que vos formules fonctionnent correctement en les testant avec différentes valeurs.

En suivant ce guide complet et en appliquant les bonnes pratiques, vous serez en mesure de maîtriser RECHERCHEV et d'utiliser cette fonction puissante pour automatiser la recherche d'informations dans vos feuilles de calcul Excel.