Qu'est-ce qu'un Segment Excel et Pourquoi l'Utiliser ?
Un segment Excel est un contrôle visuel qui permet de filtrer les données d'un tableau croisé dynamique ou d'un tableau Excel (converti en tableau structuré). Il offre une alternative intuitive et conviviale aux filtres traditionnels, rendant l'exploration des données plus interactive et accessible.
Avantages des Segments Excel :
- Facilité d'utilisation : Les segments sont visuels et intuitifs, ce qui facilite la sélection et la combinaison de filtres.
- Interactivité : Ils permettent une exploration dynamique des données, en modifiant les filtres en temps réel.
- Clarté : Les segments affichent clairement les filtres appliqués, ce qui améliore la compréhension des données.
- Professionnalisme : L'utilisation de segments donne un aspect plus professionnel et soigné à vos tableaux de bord.
Comment Créer un Segment Excel Étape par Étape
La création d'un segment est simple et rapide. Voici les étapes à suivre :
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Sélectionner un tableau croisé dynamique ou un tableau Excel : Assurez-vous que les données que vous souhaitez filtrer sont organisées dans un tableau croisé dynamique ou un tableau Excel (converti en tableau structuré via l'onglet "Insertion" puis le bouton "Tableau").
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Insérer le segment :
- Pour un tableau croisé dynamique : Sélectionnez une cellule du tableau croisé dynamique. Allez dans l'onglet "Analyse du tableau croisé dynamique" (ou "Options" selon votre version d'Excel) puis cliquez sur "Insérer un segment".
- Pour un tableau Excel : Sélectionnez une cellule du tableau. Allez dans l'onglet "Données" puis dans le groupe "Trier et filtrer", cliquez sur "Filtrer". Ensuite, sélectionnez une cellule du tableau. Dans l'onglet "Insertion", cliquez sur "Tableau" puis sur "Tableau croisé dynamique". Une fois le tableau croisé dynamique créé, suivez les instructions précédentes pour insérer un segment.
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Choisir les champs à segmenter : Une boîte de dialogue s'ouvre, affichant la liste des champs disponibles dans votre tableau croisé dynamique ou tableau. Cochez les cases correspondant aux champs que vous souhaitez utiliser comme segments. Par exemple, si vous avez un tableau de ventes, vous pouvez choisir de segmenter par "Région", "Produit" et "Vendeur".
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Personnaliser l'apparence du segment : Une fois le segment créé, vous pouvez personnaliser son apparence en modifiant sa taille, sa position, sa couleur et son style. Sélectionnez le segment, puis utilisez les options de l'onglet "Segment" (ou "Options du segment" selon votre version d'Excel) pour effectuer ces modifications.
Exemple Pratique : Segmenter un Tableau de Ventes
Imaginons un tableau de ventes contenant les colonnes suivantes :
- Date
- Région
- Produit
- Vendeur
- Chiffre d'affaires
Pour créer des segments, suivez les étapes décrites ci-dessus. Vous pouvez ensuite utiliser les segments pour :
- Afficher les ventes uniquement pour une région spécifique.
- Afficher les ventes uniquement pour un produit spécifique.
- Afficher les ventes uniquement pour un vendeur spécifique.
- Combiner plusieurs filtres pour affiner votre analyse (par exemple, afficher les ventes du produit X dans la région Y).
Capture d'écran (description textuelle)
Une capture d'écran montrerait un tableau croisé dynamique avec des données de ventes (Date, Région, Produit, Vendeur, Chiffre d'affaires). À côté du tableau, on verrait trois segments : un pour "Région", un pour "Produit" et un pour "Vendeur". Le segment "Région" serait mis en évidence avec la région "Nord" sélectionnée. Le tableau croisé dynamique afficherait alors uniquement les données de ventes pour la région Nord.
Options Avancées et Astuces pour les Segments Excel
Connexions de Rapports
Une fonctionnalité intéressante est la possibilité de connecter un segment à plusieurs tableaux croisés dynamiques. Cela permet de filtrer simultanément plusieurs tableaux à partir d'un seul segment. Pour cela, sélectionnez le segment, allez dans l'onglet "Segment" (ou "Options du segment"), cliquez sur "Connexions de rapports" et cochez les cases correspondant aux tableaux croisés dynamiques que vous souhaitez connecter.
Paramètres du Segment
Dans l'onglet "Segment" (ou "Options du segment"), vous trouverez également des paramètres pour personnaliser le comportement du segment. Par exemple, vous pouvez masquer les éléments sans données, modifier l'ordre des éléments et afficher ou masquer les en-têtes.
Style du Segment
Excel propose différents styles de segments pré-définis. Vous pouvez également créer votre propre style personnalisé en modifiant les couleurs, les polices et les bordures.
Utiliser des Macros avec les Segments
Pour les utilisateurs avancés, il est possible d'automatiser certaines actions liées aux segments à l'aide de macros VBA. Par exemple, vous pouvez créer une macro qui réinitialise tous les segments à leur état initial ou qui applique une combinaison de filtres spécifique.
Astuces supplémentaires :
- Regroupez vos segments : Disposez vos segments de manière logique et regroupez-les par catégorie pour une meilleure lisibilité.
- Utilisez des couleurs : Attribuez des couleurs différentes à vos segments pour les distinguer facilement.
- Testez différentes combinaisons de filtres : N'hésitez pas à expérimenter avec différentes combinaisons de filtres pour découvrir des insights cachés dans vos données.
Erreurs Courantes à Éviter avec les Segments Excel
- Oublier de convertir les données en tableau : Les segments fonctionnent de manière optimale avec les tableaux structurés. Assurez-vous donc de convertir vos données en tableau avant de créer des segments.
- Ne pas actualiser les segments : Si vous modifiez les données de votre tableau, n'oubliez pas d'actualiser les segments pour qu'ils reflètent les dernières modifications. Pour cela, faites un clic droit sur le segment et choisissez "Actualiser".
- Créer trop de segments : Un trop grand nombre de segments peut rendre votre tableau de bord difficile à lire et à utiliser. Limitez-vous aux segments les plus pertinents pour votre analyse.
- Ne pas personnaliser les segments : Prenez le temps de personnaliser l'apparence de vos segments pour qu'ils s'intègrent harmonieusement à votre tableau de bord.
Alternatives aux Segments Excel
Bien que les segments soient un excellent outil de filtrage, il existe d'autres alternatives que vous pouvez envisager :
- Filtres automatiques (dans les tableaux Excel) : Les filtres automatiques sont une fonctionnalité de base d'Excel qui permet de filtrer les données directement dans les colonnes du tableau.
- Filtres avancés : Les filtres avancés offrent plus de flexibilité que les filtres automatiques, car ils permettent de définir des critères de filtrage complexes.
- Tableaux croisés dynamiques avec filtres de rapport : Les tableaux croisés dynamiques offrent également des filtres de rapport, qui sont similaires aux segments mais moins visuels.
- Power BI : Pour des analyses plus poussées et des visualisations plus sophistiquées, vous pouvez envisager d'utiliser Power BI, l'outil de business intelligence de Microsoft.
Conclusion
Les segments Excel sont un outil puissant et facile à utiliser pour filtrer et analyser vos données. Ils offrent une alternative visuelle et interactive aux filtres traditionnels, rendant l'exploration des données plus intuitive et accessible. En suivant les conseils et astuces présentés dans cet article, vous serez en mesure de créer des segments efficaces et de transformer vos feuilles de calcul en outils d'aide à la décision performants. N'hésitez pas à expérimenter avec différentes options et combinaisons pour découvrir tout le potentiel de cette fonctionnalité.