Comment trouver les doublons dans Excel (et les supprimer facilement)

Identifier et supprimer les doublons dans Excel : le guide complet

Excel est un outil puissant pour la gestion et l'analyse de données, mais il arrive souvent que des doublons s'y glissent. Ces doublons peuvent fausser vos analyses et prendre de la place inutilement. Heureusement, Excel offre plusieurs méthodes pour identifier et supprimer ces doublons.

Pourquoi est-il important de supprimer les doublons dans Excel ?

La présence de doublons dans vos feuilles de calcul peut avoir plusieurs conséquences négatives :

• Analyses faussées : Les doublons peuvent gonfler artificiellement les chiffres et les statistiques, conduisant à des conclusions incorrectes.
• Perte de temps : Traiter des données dupliquées prend plus de temps et d'efforts.
• Erreurs : Les doublons peuvent entraîner des erreurs dans les calculs et les rapports.
• Problèmes de stockage : Les doublons occupent de l'espace de stockage inutilement.

Méthode 1 : Utiliser la mise en forme conditionnelle pour identifier les doublons

La mise en forme conditionnelle est un excellent moyen de visualiser rapidement les doublons dans votre feuille de calcul. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez analyser.
2. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle.
3. Sélectionnez Règles de mise en surbrillance des cellules et choisissez Valeurs en double….
4. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez choisir le format à appliquer aux doublons (par exemple, remplir la cellule en rouge). Cliquez sur OK.

Excel mettra alors en surbrillance toutes les cellules contenant des valeurs en double. Cette méthode est idéale pour une vérification visuelle rapide.

Capture d'écran : Une capture d'écran montrant la sélection de la plage de cellules, l'accès à la mise en forme conditionnelle, et la sélection de l'option "Valeurs en double…" avec le format de mise en surbrillance choisi.

Méthode 2 : Utiliser l'outil "Supprimer les doublons"

L'outil "Supprimer les doublons" est la méthode la plus directe pour supprimer les doublons de votre feuille de calcul. Voici comment l'utiliser :

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les doublons que vous souhaitez supprimer.
2. Dans l'onglet Données, cliquez sur Supprimer les doublons.
3. Une boîte de dialogue s'ouvrira. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez prendre en compte pour identifier les doublons. Par exemple, si vous avez une liste de clients avec des colonnes "Nom", "Prénom" et "Adresse e-mail", vous pouvez choisir de supprimer les doublons basés sur l'adresse e-mail.
4. Cochez la case Mes données ont des en-têtes si votre plage de cellules inclut une ligne d'en-têtes.
5. Cliquez sur OK.

Excel supprimera alors tous les doublons en se basant sur les colonnes que vous avez sélectionnées. Un message vous indiquera combien de doublons ont été supprimés et combien de valeurs uniques restent.

Capture d'écran : Une capture d'écran montrant la sélection de la plage de cellules, l'accès à l'outil "Supprimer les doublons" dans l'onglet Données, et la boîte de dialogue de l'outil avec les colonnes sélectionnées et la case "Mes données ont des en-têtes" cochée.

Méthode 3 : Utiliser la fonction NB.SI pour compter les occurrences

La fonction NB.SI permet de compter le nombre de fois qu'une valeur apparaît dans une plage de cellules. Vous pouvez utiliser cette fonction pour identifier les doublons et les filtrer.

1. Ajoutez une nouvelle colonne à votre feuille de calcul (par exemple, "Nombre d'occurrences").
2. Dans la première cellule de cette colonne, entrez la formule suivante : =NB.SI(A:A;A1), en remplaçant A:A par la colonne que vous souhaitez analyser et A1 par la première cellule de cette colonne.
3. Étirez la formule vers le bas pour l'appliquer à toutes les cellules de la colonne.

La colonne "Nombre d'occurrences" affichera le nombre de fois que chaque valeur apparaît dans la colonne que vous avez analysée. Les valeurs qui apparaissent plus d'une fois sont des doublons. Vous pouvez ensuite filtrer cette colonne pour afficher uniquement les valeurs supérieures à 1.

Exemple : Si la colonne A contient des noms de produits, la formule =NB.SI(A:A;A1) dans la cellule B1 comptera le nombre de fois que le nom du produit en A1 apparaît dans toute la colonne A.

Capture d'écran : Une capture d'écran montrant l'utilisation de la fonction NB.SI dans une colonne supplémentaire pour compter les occurrences de chaque valeur, avec la formule affichée dans la barre de formule.

Méthode 4 : Utiliser les tableaux croisés dynamiques pour identifier les doublons

Les tableaux croisés dynamiques peuvent également être utilisés pour identifier les doublons. Cette méthode est particulièrement utile si vous avez plusieurs colonnes et que vous souhaitez identifier les doublons en fonction de combinaisons de valeurs.

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les données que vous souhaitez analyser.
2. Dans l'onglet Insertion, cliquez sur Tableau croisé dynamique.
3. Dans la boîte de dialogue, choisissez où vous souhaitez placer le tableau croisé dynamique (par exemple, dans une nouvelle feuille de calcul) et cliquez sur OK.
4. Dans le volet des champs du tableau croisé dynamique, faites glisser les colonnes que vous souhaitez analyser vers la zone Lignes ou Colonnes.
5. Faites glisser une des colonnes vers la zone Valeurs et choisissez Nombre comme type de calcul.

Le tableau croisé dynamique affichera le nombre d'occurrences de chaque combinaison de valeurs. Les combinaisons qui apparaissent plus d'une fois sont des doublons.

Capture d'écran : Une capture d'écran montrant la création d'un tableau croisé dynamique et la configuration des champs pour afficher le nombre d'occurrences de chaque combinaison de valeurs.

Méthode 5 : Utiliser Power Query (Get & Transform Data)

Power Query est un outil puissant intégré à Excel qui permet de nettoyer et de transformer les données. Il peut également être utilisé pour supprimer les doublons.

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant les données que vous souhaitez analyser.
2. Dans l'onglet Données, cliquez sur From Table/Range (ou À partir d'une plage/d'un tableau).
3. L'éditeur Power Query s'ouvrira. Sélectionnez la ou les colonnes sur lesquelles vous voulez baser la suppression des doublons.
4. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête de la colonne et choisissez Remove Duplicates (ou Supprimer les doublons).
5. Cliquez sur Close & Load (ou Fermer et charger) pour charger les données transformées dans une nouvelle feuille de calcul.

Capture d'écran : Une capture d'écran montrant l'utilisation de Power Query pour importer des données depuis une plage, sélectionner les colonnes, et supprimer les doublons en utilisant le menu contextuel.

Conseils et astuces pour gérer les doublons dans Excel

• Nettoyer les données avant d'importer : Si possible, nettoyez vos données avant de les importer dans Excel pour éviter d'importer des doublons en premier lieu.
• Utiliser des listes déroulantes : Pour éviter les erreurs de saisie qui peuvent conduire à des doublons, utilisez des listes déroulantes pour limiter les options possibles.
• Valider les données : Utilisez la validation des données pour définir des règles sur les types de données qui peuvent être entrés dans une cellule (par exemple, limiter la longueur du texte ou autoriser uniquement les nombres).
• Sauvegarder une copie avant de supprimer : Avant de supprimer des doublons, sauvegardez une copie de votre feuille de calcul pour pouvoir revenir en arrière si nécessaire.
• Comprendre vos données : Avant de supprimer des doublons, assurez-vous de bien comprendre vos données et de savoir pourquoi les doublons se produisent. Dans certains cas, les doublons peuvent être légitimes (par exemple, si vous avez une liste de transactions et qu'un même client a effectué plusieurs transactions).

Erreurs courantes à éviter lors de la suppression des doublons

• Supprimer les doublons sans comprendre les données : Il est crucial de comprendre la signification des données avant de supprimer les doublons. Parfois, ce qui semble être un doublon est en réalité une entrée différente avec une signification unique.
• Ne pas sélectionner les bonnes colonnes : Assurez-vous de sélectionner les colonnes appropriées lors de l'utilisation de l'outil "Supprimer les doublons". Si vous sélectionnez les mauvaises colonnes, vous risquez de supprimer des données que vous souhaitez conserver.
• Oublier de sauvegarder une copie : Sauvegardez toujours une copie de votre feuille de calcul avant de supprimer des doublons. Cela vous permettra de revenir en arrière si vous faites une erreur.
• Ignorer les espaces et la casse : Excel est sensible aux espaces et à la casse. Par exemple, "John Doe" et "john doe" seront considérés comme des valeurs différentes. Utilisez les fonctions SUPPRESPACE et MAJUSCULE (ou MINUSCULE) pour normaliser vos données avant de supprimer les doublons.

En suivant ces conseils et astuces, vous serez en mesure de gérer efficacement les doublons dans Excel et de maintenir l'intégrité de vos données.