Comment insérer une date automatique dans Excel (avec mise à jour) ?

Insérer une date automatique dans Excel : Les Méthodes Essentielles

Excel offre plusieurs façons d'insérer une date qui se met à jour automatiquement. Le choix de la méthode dépend de vos besoins spécifiques : souhaitez-vous une date fixe qui reflète le moment de l'insertion, ou une date dynamique qui se met à jour à chaque ouverture du fichier ? Voyons les options.

1. La fonction AUJOURDHUI()

La fonction AUJOURDHUI() est la méthode la plus simple pour afficher la date du jour dans une cellule. Elle se met à jour automatiquement à chaque fois que vous ouvrez le classeur ou que vous forcez un recalcul (en appuyant sur la touche F9).

Comment l'utiliser :

1. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez afficher la date.
2. Tapez =AUJOURDHUI() et appuyez sur Entrée.

Excel affichera la date du jour au format par défaut (par exemple, 01/01/2024). Vous pouvez modifier le format d'affichage de la date en utilisant les options de formatage de cellule (voir la section "Modifier le format de la date" ci-dessous).

Exemple :

Imaginez que vous créez un tableau de suivi de projet. Dans la colonne "Date de création", vous pouvez utiliser la fonction AUJOURDHUI() pour enregistrer automatiquement la date à laquelle chaque tâche a été ajoutée.

Capture d'écran :

(Description textuelle : Une capture d'écran d'une feuille Excel montrant une cellule contenant la formule '=AUJOURDHUI()' et affichant la date du jour.)

2. La fonction MAINTENANT()

La fonction MAINTENANT() est similaire à AUJOURDHUI(), mais elle affiche également l'heure actuelle. Elle se met également à jour à chaque ouverture du fichier ou recalcul.

Comment l'utiliser :

1. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez afficher la date et l'heure.
2. Tapez =MAINTENANT() et appuyez sur Entrée.

Excel affichera la date et l'heure actuelles. Comme pour AUJOURDHUI(), vous pouvez modifier le format d'affichage.

Exemple :

Si vous suivez le temps passé sur différentes tâches, la fonction MAINTENANT() peut être utile pour enregistrer la date et l'heure de début et de fin.

Capture d'écran :

(Description textuelle : Une capture d'écran d'une feuille Excel montrant une cellule contenant la formule '=MAINTENANT()' et affichant la date et l'heure actuelles.)

3. Combiner AUJOURDHUI() avec d'autres fonctions

La puissance d'Excel réside dans sa capacité à combiner différentes fonctions. Vous pouvez utiliser AUJOURDHUI() avec d'autres fonctions pour créer des calculs plus complexes basés sur la date du jour.

Exemple : Calculer une date d'échéance

Supposons que vous souhaitez calculer la date d'échéance d'une facture, qui est de 30 jours après la date d'émission. Vous pouvez utiliser la formule suivante :

=AUJOURDHUI()+30

Cette formule ajoutera 30 jours à la date du jour et affichera la date d'échéance.

Exemple : Calculer l'âge

Bien que plus complexe, on peut utiliser la date d'aujourd'hui pour calculer un âge à partir d'une date de naissance. La formule est : =ENT((AUJOURDHUI()-A1)/365.25) où A1 est la cellule contenant la date de naissance.

Capture d'écran :

(Description textuelle : Une capture d'écran d'une feuille Excel montrant une cellule contenant la formule '=AUJOURDHUI()+30' et affichant une date future.)

4. Insérer la date statique (sans mise à jour automatique)

Si vous souhaitez insérer une date qui ne se met pas à jour automatiquement, vous pouvez utiliser le raccourci clavier Ctrl + ; (point-virgule). Cela insérera la date du jour sous forme de valeur statique.

Comment l'utiliser :

1. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez insérer la date.
2. Appuyez sur Ctrl + ;.

Excel insérera la date du jour dans la cellule. Cette date ne sera pas mise à jour automatiquement.

Exemple :

Vous pouvez utiliser cette méthode pour enregistrer la date de création d'un document ou la date à laquelle une action spécifique a été effectuée.

Capture d'écran :

(Description textuelle : Une capture d'écran d'une feuille Excel montrant une cellule contenant une date insérée avec le raccourci clavier Ctrl + ;. La date est affichée sous forme de valeur statique.)

Modifier le format de la date

Excel offre une grande flexibilité dans le formatage des dates. Vous pouvez choisir parmi une variété de formats prédéfinis ou créer votre propre format personnalisé.

Comment modifier le format de la date :

1. Sélectionnez la ou les cellules contenant les dates que vous souhaitez formater.
2. Faites un clic droit sur la sélection et choisissez "Format de cellule…".
3. Dans la boîte de dialogue "Format de cellule", sélectionnez l'onglet "Nombre".
4. Dans la liste "Catégorie", sélectionnez "Date".
5. Choisissez le format de date souhaité dans la liste "Type".

Vous pouvez également créer un format personnalisé en sélectionnant "Personnalisée" dans la liste "Catégorie" et en entrant votre propre code de formatage. Par exemple, le code jj/mm/aaaa affichera la date au format jour/mois/année.

Exemples de formats de date courants :

• jj/mm/aaaa (01/01/2024)
• mm/jj/aaaa (01/01/2024)
• aaaa-mm-jj (2024-01-01)
• jj mmmm aaaa (01 janvier 2024)
• mmmm jj, aaaa (janvier 01, 2024)

Capture d'écran :

(Description textuelle : Une capture d'écran de la boîte de dialogue "Format de cellule" dans Excel, montrant les options de formatage de date disponibles.)

Date automatique dans Google Sheets

Les méthodes pour insérer une date automatique dans Google Sheets sont très similaires à celles d'Excel.

Utiliser AUJOURDHUI() et MAINTENANT()

Les fonctions AUJOURDHUI() et MAINTENANT() fonctionnent de la même manière dans Google Sheets que dans Excel. Vous pouvez les utiliser pour afficher la date du jour ou la date et l'heure actuelles, avec une mise à jour automatique à chaque ouverture du fichier ou recalcul.

Formules :

• =AUJOURDHUI()
• =MAINTENANT()

Raccourcis clavier

Les raccourcis clavier pour insérer la date et l'heure statiques sont également disponibles dans Google Sheets :

• Ctrl + ; (date statique)
• Ctrl + Maj + ; (heure statique)

Script Google Apps Script pour un contrôle plus avancé

Pour des besoins plus spécifiques, Google Apps Script offre une flexibilité accrue. Par exemple, vous pouvez créer un script qui insère automatiquement la date et l'heure dans une cellule spécifique lorsqu'une autre cellule est modifiée.

Exemple de script :

function onEdit(e) {
  // Obtient la feuille de calcul active
  var sheet = e.range.getSheet();

  // Vérifie si la modification a été effectuée dans la colonne A
  if (e.range.getColumn() == 1) {
    // Obtient la ligne de la cellule modifiée
    var row = e.range.getRow();

    // Insère la date et l'heure actuelles dans la colonne B de la même ligne
    sheet.getRange(row, 2).setValue(new Date());
  }
}

Explication du script :

• La fonction onEdit(e) est déclenchée chaque fois qu'une cellule est modifiée dans la feuille de calcul.
• e.range représente la cellule qui a été modifiée.
• e.range.getColumn() renvoie le numéro de la colonne de la cellule modifiée.
• e.range.getRow() renvoie le numéro de la ligne de la cellule modifiée.
• sheet.getRange(row, 2) obtient la cellule dans la colonne B (colonne 2) de la même ligne que la cellule modifiée.
• setValue(new Date()) insère la date et l'heure actuelles dans la cellule.

Comment utiliser le script :

1. Ouvrez votre feuille Google Sheets.
2. Sélectionnez "Outils" > "Éditeur de script".
3. Copiez et collez le script dans l'éditeur de script.
4. Modifiez le script si nécessaire (par exemple, pour changer les colonnes).
5. Enregistrez le script.
6. Accordez les autorisations nécessaires lorsque vous y êtes invité.

Ce script insérera automatiquement la date et l'heure dans la colonne B chaque fois qu'une cellule est modifiée dans la colonne A.

Erreurs courantes et comment les éviter

• La date ne se met pas à jour : Assurez-vous d'utiliser les fonctions AUJOURDHUI() ou MAINTENANT() pour une mise à jour automatique. Si vous avez inséré la date avec un raccourci clavier, elle restera statique.
• Format de date incorrect : Vérifiez les paramètres de format de cellule pour vous assurer que la date est affichée dans le format souhaité.
• La fonction AUJOURDHUI() affiche une date erronée : Vérifiez les paramètres régionaux de votre ordinateur. Excel utilise les paramètres régionaux pour déterminer le format de date par défaut.
• Erreurs dans le script Google Apps Script : Vérifiez attentivement la syntaxe du script et assurez-vous d'avoir accordé les autorisations nécessaires.

Conseils et astuces pour une gestion efficace des dates dans Excel et Google Sheets

• Utilisez des noms de plages : Définissez des noms de plages pour les colonnes de dates afin de faciliter la création de formules et de graphiques.
• Validez les données : Utilisez la validation des données pour vous assurer que seules les dates valides sont entrées dans les cellules.
• Utilisez des tableaux : Les tableaux Excel et Google Sheets facilitent la gestion des données, y compris les dates. Les formules sont automatiquement étendues aux nouvelles lignes, et vous pouvez facilement filtrer et trier les données par date.
• Explorez les fonctions de date et d'heure : Excel et Google Sheets offrent de nombreuses fonctions de date et d'heure, telles que JOUR(), MOIS(), ANNEE(), JOURSEM(), FIN.MOIS(), etc. Explorez ces fonctions pour effectuer des calculs complexes basés sur les dates.
• Automatisez les tâches répétitives avec des macros (Excel) ou des scripts (Google Sheets) : Si vous effectuez régulièrement les mêmes tâches liées aux dates, envisagez de les automatiser avec des macros ou des scripts. Cela vous fera gagner beaucoup de temps et réduira le risque d'erreurs.