Comment Rechercher dans Excel Efficacement : Formules et Astuces

Rechercher dans Excel : Maîtriser l'Art de la Localisation de Données

Excel offre plusieurs méthodes pour rechercher des données, chacune adaptée à des situations spécifiques. Comprendre ces méthodes et savoir quand les utiliser est crucial pour exploiter pleinement le potentiel d'Excel.

1. La Fonction RECHERCHEV : La Recherche Verticale Simplifiée

La fonction RECHERCHEV (VLOOKUP en anglais) est sans doute la fonction de recherche la plus connue et utilisée dans Excel. Elle permet de rechercher une valeur dans la première colonne d'une plage de cellules, puis de renvoyer une valeur située sur la même ligne, dans une colonne spécifiée.

Syntaxe :

=RECHERCHEV(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

• valeur_recherchée : La valeur que vous souhaitez rechercher.
• table_matrice : La plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche. La valeur recherchée doit se trouver dans la première colonne de cette plage.
• no_index_col : Le numéro de la colonne dans la table_matrice qui contient la valeur à renvoyer. La première colonne est numérotée 1.
• [valeur_proche] : (Optionnel) Indique si la recherche doit être exacte (FAUX) ou approximative (VRAI). Il est fortement recommandé d'utiliser FAUX pour une recherche exacte.

Exemple :

Imaginez un tableau contenant une liste de produits avec leurs codes, leurs noms et leurs prix. Vous souhaitez retrouver le prix du produit dont le code est "ABC123".

La formule serait :

=RECHERCHEV("ABC123";A1:C3;3;FAUX)

Cette formule recherche "ABC123" dans la première colonne (A1:A3), puis renvoie la valeur de la troisième colonne (C1:C3) correspondant à la ligne où "ABC123" a été trouvé. Le résultat sera donc 10.

Capture d'écran (description textuelle): Une capture d'écran montrant un tableau Excel avec les données de l'exemple ci-dessus et la formule RECHERCHEV saisie dans une cellule, affichant le résultat "10".

Bonnes pratiques et erreurs à éviter :

• Utilisez toujours FAUX pour une recherche exacte. Si vous omettez cet argument ou utilisez VRAI, Excel renverra la valeur la plus proche, ce qui peut conduire à des erreurs.
• Vérifiez que la valeur recherchée se trouve bien dans la première colonne de la table_matrice.
• Assurez-vous que le numéro de la colonne (no_index_col) est correct. Une erreur courante est de se tromper dans le numéro de la colonne.
• Si la valeur recherchée n'est pas trouvée, la fonction renvoie l'erreur #N/A. Vous pouvez utiliser la fonction SIERREUR pour gérer cette erreur et afficher un message plus convivial.

2. La Fonction RECHERCHEH : La Recherche Horizontale

La fonction RECHERCHEH (HLOOKUP en anglais) est similaire à RECHERCHEV, mais elle effectue une recherche horizontale. Elle recherche une valeur dans la première ligne d'une plage de cellules, puis renvoie une valeur située dans la même colonne, dans une ligne spécifiée.

Syntaxe :

=RECHERCHEH(valeur_recherchée; table_matrice; no_index_ligne; [valeur_proche])

• valeur_recherchée : La valeur à rechercher.
• table_matrice : La plage de cellules dans laquelle effectuer la recherche. La valeur recherchée doit se trouver dans la première ligne de cette plage.
• no_index_ligne : Le numéro de la ligne dans la table_matrice qui contient la valeur à renvoyer. La première ligne est numérotée 1.
• [valeur_proche] : (Optionnel) Indique si la recherche doit être exacte (FAUX) ou approximative (VRAI).

Exemple :

Considérons un tableau avec les mêmes données que précédemment, mais organisées horizontalement.

Pour retrouver le prix du produit "ABC123", la formule serait :

=RECHERCHEH("ABC123";A1:D3;3;FAUX)

Cette formule recherche "ABC123" dans la première ligne (A1:D1), puis renvoie la valeur de la troisième ligne (A3:D3) correspondant à la colonne où "ABC123" a été trouvé. Le résultat sera 10.

Capture d'écran (description textuelle): Une capture d'écran montrant un tableau Excel avec les données de l'exemple ci-dessus, organisées horizontalement, et la formule RECHERCHEH saisie, affichant le résultat "10".

3. Les Fonctions INDEX et EQUIV : Une Combinaison Puissante et Flexible

Les fonctions INDEX et EQUIV, utilisées ensemble, offrent une alternative plus flexible et puissante à RECHERCHEV et RECHERCHEH. EQUIV permet de trouver la position d'une valeur dans une plage de cellules, tandis que INDEX renvoie la valeur d'une cellule à une position donnée dans une plage.

Syntaxe :

• =EQUIV(valeur_recherchée; plage_recherche; [type])
• =INDEX(matrice; no_ligne; [no_colonne])

Explication :

• EQUIV recherche la valeur_recherchée dans la plage_recherche et renvoie sa position numérique. Le paramètre type permet de spécifier le type de correspondance (exacte, inférieure ou supérieure). Utilisez 0 pour une correspondance exacte.
• INDEX renvoie la valeur de la cellule située à la no_ligne (et éventuellement no_colonne) dans la matrice.

Exemple :

Reprenons le tableau de l'exemple RECHERCHEV.

Pour retrouver le prix du produit "ABC123", la formule combinée serait :

=INDEX(C1:C3;EQUIV("ABC123";A1:A3;0))

• EQUIV("ABC123";A1:A3;0) renvoie la position de "ABC123" dans la plage A1:A3, soit 1.
• INDEX(C1:C3;1) renvoie la valeur de la première ligne de la plage C1:C3, soit 10.

Avantages de INDEX et EQUIV :

• Flexibilité : Vous pouvez rechercher la valeur recherchée dans n'importe quelle colonne ou ligne, et renvoyer la valeur de n'importe quelle autre colonne ou ligne.
• Performance : Dans certains cas, INDEX et EQUIV peuvent être plus performantes que RECHERCHEV, surtout avec de grandes quantités de données.
• Moins de risque d'erreur : Vous n'avez pas besoin de spécifier un numéro de colonne, ce qui réduit le risque de se tromper.

Capture d'écran (description textuelle): Une capture d'écran montrant le tableau Excel avec les données et la formule INDEX et EQUIV combinées, affichant le résultat "10".

4. La Fonction RECHERCHE : Une Option Simplifiée (mais Limitée)

La fonction RECHERCHE (LOOKUP en anglais) est une fonction plus simple que RECHERCHEV et RECHERCHEH, mais elle a des limitations importantes. Elle ne fonctionne correctement que si les données sont triées par ordre croissant.

Syntaxe :

=RECHERCHE(valeur_recherchée; vecteur_recherche; [vecteur_résultat])

• valeur_recherchée : La valeur à rechercher.
• vecteur_recherche : La plage de cellules à examiner.
• [vecteur_résultat] : (Optionnel) La plage de cellules contenant les valeurs à renvoyer. Si cet argument est omis, la fonction renvoie la valeur correspondante dans le vecteur_recherche.

Important : Il est généralement déconseillé d'utiliser RECHERCHE, car elle peut renvoyer des résultats incorrects si les données ne sont pas triées. Préférez RECHERCHEV, RECHERCHEH, ou INDEX et EQUIV.

5. La Recherche Manuelle : Pour les Petites Feuilles de Calcul

Pour les petites feuilles de calcul, la recherche manuelle (en utilisant Ctrl+F ou Cmd+F sur Mac) peut suffire. Cette méthode est simple et rapide pour trouver une occurrence spécifique d'une valeur.

Comment faire :

1. Appuyez sur Ctrl+F (ou Cmd+F sur Mac) pour ouvrir la boîte de dialogue "Rechercher et remplacer".
2. Tapez la valeur que vous souhaitez rechercher dans le champ "Rechercher".
3. Cliquez sur "Suivant" pour trouver la première occurrence. Continuez à cliquer sur "Suivant" pour trouver les occurrences suivantes.

Avantages :

• Simple et rapide pour les petites feuilles de calcul.
• Ne nécessite pas de formules.

Inconvénients :

• Inefficace pour les grandes feuilles de calcul.
• Ne permet pas de renvoyer des valeurs associées.

6. Filtres et Tris : Organiser pour Mieux Trouver

Les filtres et les tris sont des outils puissants pour organiser et retrouver l'information dans Excel. Ils ne sont pas des fonctions de recherche à proprement parler, mais ils peuvent vous aider à localiser rapidement les données qui vous intéressent.

Filtres :

Les filtres permettent d'afficher uniquement les lignes qui répondent à certains critères. Vous pouvez filtrer par valeur, par date, par texte, etc.

Tris :

Les tris permettent de trier les données par ordre croissant ou décroissant, ce qui peut faciliter la recherche d'une valeur spécifique.

Capture d'écran (description textuelle): Une capture d'écran montrant un tableau Excel avec des filtres appliqués sur les en-têtes de colonnes et un tri effectué sur une colonne. Les flèches des filtres et le symbole du tri sont visibles.

Conclusion : Choisir la Bonne Méthode de Recherche

Rechercher efficacement dans Excel est une compétence essentielle pour tout utilisateur. En comprenant les différentes méthodes disponibles (RECHERCHEV, RECHERCHEH, INDEX et EQUIV, RECHERCHE, recherche manuelle, filtres et tris), vous pouvez choisir la plus adaptée à votre situation et gagner un temps précieux. Maîtriser ces techniques vous permettra d'exploiter pleinement le potentiel d'Excel et d'optimiser votre travail.