Comment RECHERCHER sur Excel efficacement : Guide des meilleures méthodes

Comprendre la fonction RECHERCHER sur Excel

La fonction RECHERCHER dans Excel est un outil polyvalent qui permet de trouver une valeur dans une plage de cellules. Elle se décline en deux formes principales, chacune adaptée à des situations spécifiques.

RECHERCHER (Forme vectorielle)

La forme vectorielle de RECHERCHER est idéale lorsque vous souhaitez rechercher une valeur dans une plage de cellules (le vecteur de recherche) et renvoyer une valeur correspondante d'une autre plage de cellules (le vecteur résultat). Les valeurs du vecteur de recherche doivent être triées en ordre croissant pour que la fonction fonctionne correctement.

Syntaxe :

=RECHERCHER(valeur_cherchée; vecteur_recherche; [vecteur_résultat])

• valeur_cherchée: La valeur que vous recherchez.
• vecteur_recherche: La plage de cellules où la recherche est effectuée.
• [vecteur_résultat] (facultatif): La plage de cellules à partir de laquelle la valeur correspondante est renvoyée. Si omis, la fonction renvoie la valeur du vecteur de recherche.

Exemple :

Imaginez un tableau avec les noms de produits dans la colonne A (A1:A5) et leurs prix correspondants dans la colonne B (B1:B5). Vous voulez trouver le prix du produit "Pomme".

Formule :

=RECHERCHER("Pomme";A1:A5;B1:B5)

Si "Pomme" est dans A3 et que le prix correspondant est 2.50 dans B3, la formule renverra 2.50.

Limitations :

• Nécessite que le vecteur de recherche soit trié en ordre croissant.
• Retourne une valeur approximative si la valeur cherchée n'est pas trouvée (la plus grande valeur dans le vecteur de recherche qui est inférieure ou égale à la valeur cherchée).

RECHERCHER (Forme matricielle)

La forme matricielle de RECHERCHER est utilisée pour rechercher une valeur dans la première ligne ou colonne d'une matrice, et renvoyer la valeur correspondante de la dernière ligne ou colonne de la matrice. La première ligne ou colonne de la matrice doit être triée en ordre croissant.

Syntaxe :

=RECHERCHER(valeur_cherchée; matrice)

• valeur_cherchée: La valeur que vous recherchez.
• matrice: La plage de cellules contenant les données.

Exemple :

Considérons une matrice (A1:C3) où la première ligne contient des identifiants (1, 2, 3) et la dernière ligne contient des noms (Alice, Bob, Charlie).

Formule :

=RECHERCHER(2;A1:C3)

Si l'identifiant 2 est dans B1 et le nom correspondant est Bob dans B3, la formule renverra "Bob".

Limitations :

• Nécessite que la première ligne ou colonne de la matrice soit triée en ordre croissant.
• Retourne une valeur approximative si la valeur cherchée n'est pas trouvée.

Alternatives à la fonction RECHERCHER : RECHERCHEV, INDEX et EQUIV

Bien que RECHERCHER soit utile, Excel propose des alternatives plus puissantes et flexibles, notamment RECHERCHEV, INDEX et EQUIV.

RECHERCHEV : La recherche verticale par excellence

RECHERCHEV (Recherche Verticale) est une fonction très populaire pour rechercher des données dans une colonne d'un tableau et renvoyer une valeur correspondante d'une autre colonne de la même ligne.

Syntaxe :

=RECHERCHEV(valeur_cherchée; table_matrice; no_index_col; [valeur_proche])

• valeur_cherchée: La valeur que vous recherchez.
• table_matrice: La plage de cellules contenant les données (le tableau).
• no_index_col: Le numéro de la colonne dans table_matrice à partir de laquelle la valeur correspondante est renvoyée. La première colonne est 1.
• [valeur_proche] (facultatif): VRAI (ou omis) pour une correspondance approximative (la première colonne de table_matrice doit être triée en ordre croissant). FAUX pour une correspondance exacte.

Exemple :

Reprenons l'exemple des produits et des prix. Les noms des produits sont dans la colonne A (A1:A5) et les prix dans la colonne B (B1:B5).

Formule pour trouver le prix de "Pomme" :

=RECHERCHEV("Pomme";A1:B5;2;FAUX)

Cette formule recherche "Pomme" dans la colonne A (A1:A5), et si elle trouve une correspondance exacte, elle renvoie la valeur de la colonne B (2ème colonne) de la même ligne.

Avantages de RECHERCHEV :

• Plus flexible que RECHERCHER car elle ne nécessite pas que la plage de recherche soit triée (si vous utilisez FAUX pour une correspondance exacte).
• Permet de rechercher dans une table plus large.

Inconvénients de RECHERCHEV :

• Ne peut rechercher que dans la première colonne de la table.
• Peut être plus lente que RECHERCHER pour les grands ensembles de données.

INDEX et EQUIV : La combinaison gagnante pour une recherche dynamique

INDEX et EQUIV sont souvent utilisés ensemble pour effectuer des recherches plus complexes et dynamiques. EQUIV trouve la position d'une valeur dans une plage de cellules, et INDEX renvoie la valeur à une position donnée dans une plage de cellules.

Syntaxe de EQUIV :

=EQUIV(valeur_cherchée; plage_recherche; [type_correspondance])

• valeur_cherchée: La valeur que vous recherchez.
• plage_recherche: La plage de cellules où la recherche est effectuée.
• [type_correspondance] (facultatif): 1 (ou omis) pour trouver la plus grande valeur inférieure ou égale à valeur_cherchée (plage doit être triée en ordre croissant). 0 pour une correspondance exacte. -1 pour trouver la plus petite valeur supérieure ou égale à valeur_cherchée (plage doit être triée en ordre décroissant).

Syntaxe de INDEX :

=INDEX(matrice; no_ligne; [no_colonne])

• matrice: La plage de cellules contenant les données.
• no_ligne: Le numéro de la ligne à partir de laquelle la valeur est renvoyée.
• [no_colonne] (facultatif): Le numéro de la colonne à partir de laquelle la valeur est renvoyée. Si omis, et si matrice ne contient qu'une seule colonne, la valeur de la ligne spécifiée est renvoyée.

Exemple :

Toujours avec les produits et les prix (noms dans A1:A5, prix dans B1:B5), voici comment trouver le prix de "Pomme" avec INDEX et EQUIV :

Formule :

=INDEX(B1:B5;EQUIV("Pomme";A1:A5;0))

EQUIV("Pomme";A1:A5;0) renvoie la position de "Pomme" dans la plage A1:A5. Si "Pomme" est en A3, EQUIV renverra 3. INDEX(B1:B5;3) renvoie ensuite la valeur de la 3ème ligne de la plage B1:B5, qui est le prix de "Pomme".

Avantages de INDEX et EQUIV :

• Extrêmement flexible, permet de rechercher dans n'importe quelle colonne ou ligne.
• Plus performant que RECHERCHEV pour les grandes tables.
• Moins sensible aux insertions/suppressions de colonnes/lignes dans la table (si les plages sont définies correctement).

Inconvénients de INDEX et EQUIV :

• Plus complexe à comprendre et à écrire que RECHERCHEV.

Conseils et astuces pour une recherche Excel efficace

• Utilisez des noms de plages : Au lieu d'utiliser des références de cellules comme A1:B5, définissez des noms de plages (par exemple, "Produits" pour A1:A5 et "Prix" pour B1:B5). Cela rend vos formules plus lisibles et plus faciles à maintenir.
• Faites attention aux types de données : Assurez-vous que le type de données de la valeur_cherchée correspond au type de données dans la plage_recherche. Par exemple, si vous recherchez un nombre, assurez-vous que la plage_recherche contient des nombres et non du texte.
• Gérez les erreurs : Utilisez la fonction SIERREUR pour gérer les cas où la valeur cherchée n'est pas trouvée. Par exemple, =SIERREUR(RECHERCHEV("Inexistant";A1:B5;2;FAUX);"Produit non trouvé") affichera "Produit non trouvé" si "Inexistant" n'est pas trouvé dans la colonne A.
• Utilisez la validation des données : Pour éviter les erreurs de saisie dans la valeur_cherchée, utilisez la validation des données pour créer une liste déroulante des valeurs possibles.
• Optimisez la taille de vos plages : Ne sélectionnez que les plages de cellules nécessaires pour la recherche. Évitez de sélectionner des colonnes entières si ce n'est pas nécessaire, car cela peut ralentir le calcul.
• Triez vos données : Bien que ce ne soit pas toujours obligatoire (surtout avec RECHERCHEV et INDEX/EQUIV), trier vos données peut améliorer les performances de la recherche, en particulier avec la fonction RECHERCHER et avec RECHERCHEV en mode de recherche approximative.

Erreurs courantes à éviter lors de l'utilisation des fonctions de recherche

• Oublier de fixer les références de cellules : Lorsque vous copiez une formule de recherche vers d'autres cellules, assurez-vous de fixer les références de cellules de la table_matrice (avec le symbole $) pour qu'elles ne changent pas. Par exemple, utilisez $A$1:$B$5 au lieu de A1:B5.
• Utiliser une correspondance approximative alors qu'une correspondance exacte est requise : Si vous avez besoin d'une correspondance exacte, assurez-vous d'utiliser FAUX dans RECHERCHEV ou 0 dans EQUIV.
• Ne pas tenir compte de la casse : Les fonctions de recherche d'Excel sont sensibles à la casse. Si vous recherchez du texte, assurez-vous que la casse de la valeur_cherchée correspond à la casse du texte dans la plage_recherche. Vous pouvez utiliser les fonctions MAJUSCULE ou MINUSCULE pour convertir le texte avant de le rechercher.
• Utiliser RECHERCHEV pour rechercher à gauche : RECHERCHEV ne peut rechercher que dans la première colonne de la table et renvoyer une valeur d'une colonne à droite. Si vous devez rechercher à gauche, utilisez INDEX et EQUIV.
• Ignorer les espaces invisibles : Des espaces invisibles au début ou à la fin de la valeur_cherchée ou dans la plage_recherche peuvent empêcher la fonction de trouver une correspondance. Utilisez la fonction SUPPRESPACE pour supprimer les espaces inutiles.

En maîtrisant ces fonctions et en évitant ces erreurs courantes, vous deviendrez un expert en recherche de données sur Excel !